COMMENT INTÉGRER UN COLLABORATEUR EN PÉRIODE DE FULL REMOTE ?
Interview d’un panel d’une dizaine d’acteurs de l’écosystème Tech français pour définir les 10 astuces qui vous permettrons de réussir votre onboarding en période de confinement.
Selon une étude de Cadremploi datant de 2019, un cadre sur trois a déjà démissionné à la suite d’une mauvaise intégration.
Intégrer un nouveau collaborateur est un enjeu majeur pour le développement d’une entreprise et ne s'avère pas si simple à organiser.
Intégrer ?
Intégrer est un verbe transitif signifiant “Faire entrer dans un ensemble en tant que partie intégrante”. Jusqu’ici tout va bien ! 😁
Mais alors comment intégrer à distance ?…🙃
Les équipes de Skillink (cabinet de chasse de têtes spécialisé dans le web et l’innovation technologique) ont mis leur plus bel imperméable 🕵️♂️ et ont recueilli le témoignage de clients, de partenaires et, plus globalement, de l’écosystème de la Tech français, pour essayer de définir certaines bonnes pratiques que vous pourrez utiliser afin de réussir au mieux votre onboarding même en période de confinement.
0. Pre-onboarding ⏱
Avant l’onboarding, il faut finaliser l’accord, concrétiser l’engagement réciproque par la rédaction et la signature d’un contrat d’embauche.
Aujourd’hui, de nombreuses solutions SIRH vous permettront de digitaliser l’ensemble de la procédure, d’automatiser certaines tâches et de simplifier cette première étape administrative qui n’est enthousiasmante ni pour l’entreprise ni pour le futur collaborateur.
Entre autres exemples, on peut citer :
Et n’oubliez pas de conclure cette étape par l’envoi d’un planning détaillé et précis du parcours d’intégration (sujet des rendez-vous, interlocuteurs, date/heure, outils de communication).
1. Qui onboarder ? 🤷♂️
En cette période, les trésoreries de nombreuses entreprises sont malmenées et les dirigeants devront arbitrer entre une réduction des coûts et un maintien de l’activité selon le contexte et l’évolution de la crise.
Quel que soit votre choix, ce qui ressort est que cette période de confinement n’est pas forcément un mauvais moment pour intégrer un nouveau collaborateur. Le confinement peut même être un bon révélateur de l’adéquation entre le profil et le poste/l’entreprise.
“La distance évite les biais d’analyse affectifs, l’évaluation du nouveau collaborateur se focalise naturellement sur son travail effectif.”— Antoine Tocquer, expert en télétravail et Cofondateur de la startup Teleport
En revanche, il ressort aussi que le nombre de collaborateurs à intégrer actuellement sera à adapter selon la maturité de l’entreprise face au remote mais aussi selon l’expérience du télétravail qu’aura préalablement acquise le nouveau collaborateur.
2. Former le collaborateur 👩🏫
Il est donc judicieux de bien contrôler le niveau d’expérience en matière de télétravail de votre nouveau collaborateur pour mieux adapter sa préparation et bien l’accompagner dans son approche du home office.
De nombreuses entreprises ont mis en place des formations sur différents sujets en privilégiant l’interactivité d’une visioconférence ou la dynamique d’une vidéo plutôt qu’un ensemble de documents fastidieux à lire rassemblés sur un serveur distant. Ainsi :
- Chez Oodrive, un module de e-learning dédié a été mis en place dans l’optique de former les collaborateurs au télétravail pour que chacun soit prêt et efficace. — Joseph Katuta, Talent Acquisition Specialist.
- Des workshops de training ont été organisés pour former au management à distance chez Heetch. — Pierre Lucet, People Operations Manager.
- 360Learning a créé et mis en ligne du matériel et des ressources pédagogiques sur le télétravail, la santé mentale et le bien-être à disposition de tous. — Jonah Goldstein, Head of Learning.
- “Chez Ekimetrics, nous accompagnons le passage en télétravail par un set de formation complet allant de la maîtrise des outils à la gestion du temps et d’une équipe. Cela constitue désormais l’une des briques de l’onboarding d’un nouveau collaborateur. Le focus formation se porte sur le time management 🗓(comment organiser ses journées ?), qui est un réel enjeu notamment pour ceux qui n’ont pas l’habitude du télétravail.” — Ioana Irimia, Recruitment Manager.
3. Hein… Un ordinateur, oui ça peut être utile ! 🤭
Chaque petit détail, habituellement anodin et rapidement rattrapable en cas d’erreur, devient vite bloquant en temps de confinement. Alors attention, pas d’improvisation !
Veillez notamment à commander le matériel dans les temps car la crise a un fort impact sur les délais de livraison. Chez Dailymotion, Anais Audurau, Talent Acquisition Manager, nous alerte sur le fait que cela pourrait décaler la date d’intégration d’un nouveau collaborateur.
Si vous êtes amené à contourner les procédures de procurement standard car l’un de vos fournisseurs classiques vous fait défaut, pensez tout de même à faire la déclaration dans votre procédure au risque de ne pas avoir les comptes et droits d’accès prêts lors de la livraison de l’ordinateur alerte Édouard Gomez-Vaëz, Coach agile chez Arolla.
Comme nous l’indique Charlotte KURZ, HR Business Partner, chez Ledger pour éviter tout problème quant à la récupération du matériel, ils ont choisi de privilégier un rendez-vous, pris à l’avance, entre le nouveau collaborateur et le service informatique. Ainsi, il peut venir collecter ses affaires directement dans les bureaux de l’entreprise et être formé sur place. Bien sûr, pas de concession avec la sécurité en période de COVID-19, donc ils veillent à ce que chaque nouvel arrivant ait un créneau différent et avec suffisamment de battement pour qu’aucun ne se croise. Ils lui fournissent également la dérogation pour pouvoir justifier du déplacement en cas de contrôle !
Et pour n’oublier aucun détail, pensez à updater vos procédures d’onboarding et à les partager massivement en interne. Trello peut être un bon outil pour ça comme le suggère Cyrille COURTIERE, Co-founder & CTO de Klaxit.
4. Définir un bon setup 👩💻
Un cadre de travail adapté se compose notamment d’un bureau dédié et à bonne hauteur, idéalement dans une pièce calme, d’une chaise confortable, d’un ordinateur à hauteur des yeux et d’une prise en compte des besoins spécifiques du collaborateur (casque, clavier, souris, second écran…).
“Il faut accompagner le nouveau collaborateur à bien s’installer pour être efficace surtout si le home office est une première pour lui.” — Antoine Tocquer, expert en télétravail.
Certaines sociétés peuvent vous aider à définir le bon setup, comme la startup américaine GroWrk.
5. Un bon accueil se travaille en amont 🤗
L’accueil est une étape cruciale de l’onboarding et l’une des plus compliquées à réussir en 100% remote ! Seules, l’organisation et la bienveillance permettront, peut-être, de pallier le manque de contact social.
Chez Inato, start-up qui édite une marketplace contribuant à augmenter le nombre de patients engagés dans des essais cliniques, Ségolène Philipon, HR & Talent Acquisition Specialist, a coordonné l’intégration de deux nouveaux collaborateurs depuis le début du confinement.
Habituellement dans cette société, les nouveaux collaborateurs en remote viennent travailler dans les bureaux durant le premier mois. Dans le contexte actuel, Inato a totalement revu cette étape et a défini un processus d’accueil en 4 temps :
- Annoncer en interne l’acceptation de l’offre d’embauche du candidat et demander aux collaborateurs de féliciter cette personne,
- Le vendredi avant l’intégration, rappeler la date d’arrivée du nouveau collaborateur via Slack sur le channel général,
- Le jour de l’arrivée, faire une communication Slack de bienvenue invitant l’ensemble des salariés de l’entreprise à réagir avec un message personnalisé,
- Profiter de la réunion d’équipe hebdomadaire pour souhaiter de nouveau la bienvenue cette fois de visu via Zoom et demander un rapide discours au nouveau collaborateur.
“Chez Ledger, le nouveau collaborateur remplit le formulaire Quel ledger es-tu ? pour se présenter sous un aspect décontracté puis le manager l’accompagne un après-midi entier et s’occupe de faire les présentations avec les membres de l’équipe, même à distance.” — Charlotte KURZ, HR Business Partner.
Le welcome pack 🎁 livré à domicile, en s’organisant bien en avance, est aussi un bon moyen de souhaiter la bienvenue à son nouveau collaborateur.
“Chez MWM -MusicWorldMedia- nous avons ajouté des goodies funs dans notre Welcome Pack pour humaniser l’intégration. Nous avons notamment utilisé le site Fizzer qui crée des cartes postales personnalisées avec une photo de l’équipe et un mot sympa derrière.” — Anne-Laurence (CHOBLI) ZANCLAN, HR Director.
6. Le Buddy, votre Monsieur intégration ! 💪
Pour prendre le pouls, voir si le collaborateur ne se sent pas trop seul et vit bien son intégration dans l’équipe, Nicolas Maurice, Tech Lead chez ConsenSys, recommande la nomination d’un « Buddy » hors de l’équipe, à qui il pourra parler avec transparence, sans sentiment de jugement et poser toutes les questions (communication, gestion de conflits…). Il recommande également d’avoir un second « Buddy » dans l’équipe pour la formation opérationnelle du nouveau collaborateur.
“Au-delà des outils (Slack, Teams, Zoom…), il faut surtout multiplier les points de contact”— Antoine Tocquer.
Des discussions informelles seront aussi le meilleur moyen pour l’entreprise d’avoir de réels feedbacks sur le bon déroulement de l’onboarding.
Attention à bien adapter le suivi d’intégration selon l’expérience qu’a le collaborateur du télétravail. S’il n’a jamais expérimenté le travail en remote, il faudra être très vigilant pour qu’il ne soit pas perdu et sans repère, ce qui renforcerait le sentiment d’isolement.
7. Transparence et knowledge base ℹ️
Selon Antoine Tocquer, réussir une bonne intégration s’appuie sur deux éléments fondamentaux, la transparence et une knowledge base riche.
Le nouveau collaborateur doit s’imprégner vite et bien de la culture d’entreprise, ses habitudes, ses process, ses outils. Il doit avoir accès à la roadmap produit/tech, aux orientations stratégiques, aux valeurs, au dealflow et aux signatures… Antoine recommande l’utilisation intensive de la solution Notion, en rendant accessible au collaborateur l’ensemble des workspaces et en lui créant une page dédiée rassemblant tous les liens utiles.
A distance, il est primordial d’instaurer une confiance réciproque pour créer les conditions d’une intégration et plus globalement d’une collaboration réussie. Le partage généralisé de l’information et la transparence dans toutes les communications sont essentiels.
En ces temps de confinement, n’oubliez pas la communication de crise ! Toute l’équipe doit connaitre la position de l’entreprise face à la crise et les mesures qui sont prises. Chez Ledger, un Canal Slack dédié au Coronavirus a ainsi été ouvert.
8. Cohésion d’équipe / Culture fit ✌️
Brisez l’isolement numérique !
Au-delà des points quotidiens, pour planifier, organiser et valider le travail réalisé par votre nouveau collaborateur, il s’agit de ne pas oublier de diffuser la culture de l’entreprise et de développer la cohésion d’équipe, deux facteurs principaux à la réussite professionnelle.
Le e-coffee ☕️ se développe dans beaucoup de startups actuellement, comme chez Ledger où il est organisé entre membres d’une équipe ou inter-équipe une fois par jour, le plus souvent juste avant ou après un moment de réunion plus formel de l’entreprise. Chez Luko, on ne parle plus que de Lukoffee désormais (via Hangout) !
“Chez MWM, nous testons actuellement la solution de team building Tribalee pour organiser nos mini-événements et notamment leur système de Coffee Roulette. Nous veillons également à ce qu’il y ait un nouveau collaborateur dans chaque groupe de discussion.” — Anne-Laurence (CHOBLI) ZANCLAN, HR Director.
Vous n’êtes pas fan de café ! Trouvez une autre excuse pour vous rassembler, échanger et créer des rendez-vous rythmant la vie de votre entreprise.
Cyrille COURTIERE, Co-fondateur de la startup de covoiturage domicile-travail Klaxit, lui, prend le temps de déjeuner 🍴 en visio via Meet une fois par semaine avec son équipe.
N’hésitez pas, également à briser la barrière de la distance en faisant du sport ou de la méditation ensemble comme chez Heetch où s’organisent des sessions de sport et de yoga via Zoom, grâce à des coaches sportifs.
Et pour redonner le moral et remobiliser en ces temps compliqués, de petites attentions, comme celle de LinkedIn, peuvent faire la différence.
9. Veillez à la déconnexion 🤯
Chez Inato, qui a depuis ses débuts démocratisé le télétravail, Ségolène Philipon sensibilise les nouveaux collaborateurs à la déconnexion, les incite à prendre des pauses et suivre une forme de rigueur sur les horaires de travail.
“Attention au risque de burn out difficile à ressentir à distance.” — Antoine Tocquer
Durant une période d’essai totalement effectuée à distance, le nouveau collaborateur aura peut-être tendance à vouloir trop bien faire. Le risque est qu’il en fasse trop plutôt que pas assez. En ces temps de confinement à la maison, il faut bien respecter les espaces et les temps dédiés au travail et au repos. Un outil de Remote Working Assitance peut vous aider sur ce point.
10. Mesurer et réitérer 🔄
L’onboarding est un sujet sans fin toujours optimisable. Il est fort à parier que dans ces circonstances exceptionnelles vous serez ammené à prendre des décisions rapidement et que vos premières procédures ne seront pas parfaites, c’est bien normal !
Pensez à mesurer la satisfaction de vos collaborateurs vis-à-vis de votre parcours d’intégration et des outils que vous avez mis en place avec un rapide questionnaire Typeform par exemple, après un premier cycle d’intégration avant de proposer un onboarding v2 comme le suggère Anne-Laurence (CHOBLI) ZANCLAN, HR Director chez MWM.
Des startups comme Supermood ou Team Mood peuvent aussi vous aider à évaluer le bien-être de vos salariés et la satisfaction quant à leur intégration.
“Du 16 mars 2020 au 16 juin 2020, une offre de solidarité a été lancée chez Supermood avec 3 mois offerts permettant aux PME, organisations, associations de maintenir le lien avec leurs collaborateurs en cette période de confinement.” — Juliette Cabaret, Head of Customer Experience
Conclusion
L’onboarding n’est clairement pas un exercice facile alors le transposer en 100% à distance devient un véritable défi mais de nombreuses solutions existent !
Elles nécessiteront d’adapter vos processus, d’accorder une attention soutenue à chaque détail, d’être prévoyant, organisé et de bien documenter l’ensemble.
La bonne nouvelle c’est que vous devriez pouvoir capitaliser dans la durée sur les actions que vous allez mettre en place puisque que le télétravail semble amené à perdurer.
- 77% des télétravailleurs se disent plus productifs lorsqu’ils travaillent à domicile — CoSoCloud.
- 74% des salariés affirment qu’une possibilité de télétravail les rendrait moins susceptibles de quitter leur entreprise — Owl Labs
Le télétravail peut être vu comme une nécessité aujourd’hui mais aussi une tendance de fond et une flexibilité de plus en plus exigée par les salariés.
Nous tenons à remercier toutes les entreprises ayant apportées leur témoignage :
360Learning, Arolla, ConsenSys, Dailymotion, Ekimetrics, Heetch, Inato, Klaxit, Ledger, Luko, MWM, Oodrive, Supermood, Teleport.
Si vous avez des questions ou des astuces à partager, n’hésitez pas à nous joindre sur :
📩 contact@skillink.com
SKILLINK, est un cabinet de chasse de têtes spécialisé dans le web et l’innovation technologique et accompagne plus de 200 start-ups et grands groupes dans le recrutement de leurs profils “Digitaux” au travers d’une démarche dédiée et sur-mesure.
