Inisiasi Proyek: 1 langkah awal sebelum dapat berjalan hingga berlari.
Halooo… ternyata sudah 1 tahun ya saya tidak menulis artikel atau sekedar membagikan kisah di platform ini 😁
Nah kesempatan kali ini saya akan menulis tentang salah satu siklus yang ada di dalam Manajemen Proyek yaitu tahap Inisiasi (Initiation Project).
Sebelum lanjut just FYI, proyek yang saya bahas disini adalah proyek sebuah aplikasi ya. Bukan proyek penelitian apalagi proyek pembangunan gedung 😆 next…
Apasih pentingnya membahas secara khusus tentang tahap inisiasi ini?
Seringkali suatu proyek dimulai tanpa adanya flow yang jelas, dan dengan adanya mockup design serta prototype design dirasa sudahlah cukup. Namun berdasarkan pengalaman yang sudah ada, ternyata mockup saja tidaklah cukup untuk menjelaskan flow pada sebuah aplikasi. Sehingga yang seringkali terjadi adalah developer selalu di-push untuk memahami secara mandiri apa yang ada di mockup tersebut. Pemahaman mandiri biasanya dilakukan dengan “mencontek” aplikasi lain yang sudah ada. Kata-kata sakti yang sering terjadi adalah “tiru aja facebook”, “tiru aja bukalapak”, “tiru aja tokopedia”, dan kata-kata sakti lainnya.
Tidak ada kesepakatan tentang bagaimana flow aplikasi berjalan akan berakibat pada project yang delay dari jadwal. Maka dari itu fase inisiasi dibuat sebagai standar prosedur pengembangan aplikasi. Untuk meminimalisir masalah yang mungkin bisa terjadi.
Sebagai pembuka saya akan menjelaskan apa sih itu tahap Inisiasi Proyek?
Berdasarkan pengalaman saya, yang masih terbilang baru terjun sebagai Manajer Proyek.
Dapat mendeskripsikan bahwa Proyek Inisiasi merupakan fase pertama dalam Project Management Life Cycle yang ada pada saat memulai sebuah proyek baru. dan sesuai dengan yang saya tulis pada judul, Inisiasi Proyek bisa diibaratkan sebagai
1 langkah awal sebelum dapat berjalan hingga berlari.
Nah, karena disini melibatkan satu kasus yaitu memulai sebuah proyek baru. Maka pada fase inisiasi ini harus dimulai dengan menentukan tujuan, ruang lingkup, kegunaan, dan hasil yang akan dihasilkan. Poin-poin tersebut dikemas dalam ‘kitab’ yang disebut sebagai document brief 😅
Berpedoman dengan document brief yang sudah ada, diharapkan akan memudahkan untuk melangkah ketahap berikutnya. Yang perlu diperhatikan pada tahap ini, Manajer proyek dituntut agar lebih aktif untuk menggali tentang produk yang akan dihasilkan nantinya ingin terlihat bagaimana? Dan dirangkum menjadi sebuah (style guide). Manajer proyek juga harus menguasai dan dapat menjelaskan alur dari user flow yang ada pada produk tersebut.
Setelah semua materi document brief sudah dikantongi, dengan tambahan detail meliputi style guide dan user flow yang sudah terbentuk. Mulailah untuk membuat team serta menentukan jumlah orang yang dibutuhkan; designer, back-end engineer, front-end engineer, mobile android engineer, mobile iOS engineer, dan juga quality assurance.
Dengan team yang sudah terbentuk, lakukan brief untuk memberikan brainstorming kepada team, tentang proyek atau produk yang akan dibuat dengan document brief sebagai pedomannya.
Untuk tahap selanjutnya mungkin akan ada perbedaan dengan tahapan inisiasi yang ada pada perusahaan lain, maka saya sangat mengharapkan adanya respon pembaca apakah masih ada yang kurang ataupun salah pada fase inisiasi proyek yang selama ini saya gunakan 🙏
Secara keseluruhan, ada 4 langkah utama yang perlu diambil untuk memulai proyek baru dengan benar. Langkah-langkah Inisiasi Proyek dan model yang sesuai ditunjukkan dalam diagram berikut.
- Membuat document mapping yang terdiri dari document business process, juga wireframing of apps.
- Dengan bantuan system analyst, manajer proyek membuat business process yang merupakan pendekatan sistematis tentang serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Langkah-langkah dituliskan lengkap dengan Subject yang akan melakukan suatu proses tersebut.
Contoh:
- User melakukan klick pada button…
- System mengirimkan notifikasi… - Bersama designer mulai membuat wireframe yang merupakan desain rancangan awal yang digunakan sebagai model juga prototype untuk menjelaskan user flow yang sudah ada sehingga terlihat lebih detail secara visual.
Setelah document mapping rampung dibuat maka harus ada agenda untuk (acara makan-makan bersama team business dan product owner) ← mohon dibaca meeting 😂
meeting diadakan bertujuan untuk mendapatkan feedback mengenai document mapping yang telah dibuat sehingga dapat terbentuk ‘kitab’ baru yaitu final document mapping.
Namun step ini juga jangan dianggap sepele lho, karena pada step ini akan menghindarkan dari ‘drama’ ketika aplikasi sudah selesai dikembangkan, ternyata salah dan bahkan batal untuk dipakai 😭
- Dengan bekal final document mapping yang sudah ada, maka proses inisiasi memasuki step untuk membuat document draft.
Pembuatan draft dilakukan bersama team, meliputi designer dan engineer.
- front-end engineer, mobile apps engineer serta designer membantu dalam membuat rangkuman untuk draft design serta draft notification yang ada pada aplikasi.
- back-end engineer membantu dalam membuat draft ERD serta membuat rangkuman draft API juga draft notification yang ada pada sistem.
Disini saya yakin mostly banyak developer yang menganggap sepele dengan step diatas dan merasa itu merupakan hal yang sia-sia dibanding langsung koding, merasa akan lebih cepat kalau langsung koding saja 😄
Namun yang perlu diketahui dengan pembuatan draft diatas akan sangat membantu untuk membuat jadwal kerja yang lebih jelas ke developer, dan meminimalisir resiko terjadinya perubahan di tengah jalan. Sehingga diharapkan akan tercipta budaya kerja yang baik dan nyaman.
- Task breakdown akan dengan mudah dibuat dengan hasil rangkuman yang sudah didapatkan pada document draft yang sudah ada. Pada task breakdown akan mencakup plan developing yang bertujuan untuk mengontrol serta sebagai document acuan untuk meninjau perkembangan fase developing.
Kemudian akhir dari fase inisiasi proyek, ditutup dengan membuat document UAT (user acceptance test). Pembuatan dokumen tersebut memerlukan bantuan dari seorang quality assurance.
Document UAT sendiri digunakan untuk menampung suatu proses pengujian (testing) yang nantinya akan disajikan pada team business atau product owner untuk mengukur apakah produk yang dibuat telah bekerja dan mencapai tujuannya.
Begitulah keseluruhan dari langkah-langkah fase inisiasi yang selama ini saya gunakan 🎉
Apakah terlihat ribet? Namun disini yang menjadi harapan adalah; akan membuat phase developing menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan juga lebih terkontrol. Bisa dicocokkan dengan ibarat yang tertulis di atas; “dapat berjalan” merupakan istilah yang saya gunakan untuk arti kata “lebih mudah”, sedangkan “berlari” saya gunakan untuk arti kata “lebih cepat” 😁
Apakah kurang lengkap dan mendalam? Maka disini saya sangat mengharapkan masukan dari para pembaca untuk meninggalkan respon agar nantinya terjadi timbal balik yang bermanfaat untuk membangun fase inisiasi proyek yang terbaek 👍
Well… dengan langkah-langkah inisiasi proyek yang sudah saya jelaskan diatas, semoga dapat membantu pembaca untuk memulai proyek baru anda hari ini!
Sekian dulu tulisan saya kali ini, dan sampai jumpa lagi teman pembaca 👋
