A Gestão do Tempo como aliada da qualidade empresarial

O processo de organizar e planejar tarefas pode ser um salva-vidas na rotina, que se torna mais acelerada a cada dia. Nos Estados Unidos, por exemplo, 65% das pessoas afirmam que não conseguem tirar um tempo para si durante o dia. Provavelmente, elas não gerenciam suas rotinas e nem têm noção de como a Gestão de Tempo pode ajudá-las.

Afinal, o que é gestão do tempo?

Quantas vezes você já perdeu uma entrega, esqueceu uma anotação importante ou trabalhou de madrugada porque não deu tempo durante o expediente? Já entregou alguma tarefa com a sensação de que, se tivesse mais tempo, poderia ter feito melhor? Essas são características de quem não conhece ou não usa a Gestão de Tempo em sua rotina. O mecanismo nada mais é do que o processo de organizar e planejar cada tarefa: quando executá-la, qual a sua prioridade e quanto tempo gastar. Gestão do Tempo não é “arrumar espaço” para trabalhar mais, e sim ganhar tempo através da organização do seu dia.

Vantagens

A Gestão do Tempo vai te ajudar a ter mais espaço para a família e para atividades de lazer. Na vida profissional, ela vai te ajudar a perceber que as horas trabalhadas podem, sim, ser suficientes para as demandas.

Gerenciar o tempo também reduz diretamente os níveis de estresse e as surpresas ao longo do dia. Além disso, dá noção de quantas semanas, dias ou horas podem ser gastas em cada tarefa, aumentando a sua produtividade e te livrando da preocupação de que vá dar tempo ou não.

Outro ponto positivo de ser organizado é diminuir o retrabalho. Com a agenda definida são bem menores as chances de esquecer algo, de errar alguma demanda e, claro, de perder tempo sem saber o que deve ser feito.

Por fim, essas vantagens geram outras vantagens: você ganha mais oportunidades, por estar mais bem preparado; melhora sua reputação, pois não perderá reuniões nem deixará passar seus compromissos; e, claro, terá menos problemas, já que tudo estará organizado.

Como administrar o seu tempo?

Administrar o tempo nada mais é do que organizar a rotina. Dicas estratégicas para adotar esse mecanismo podem te ajudar a trilhar o caminho pelo sucesso profissional. Confira algumas:

  • Delegue tarefas;
  • Priorize o trabalho por importância;
  • Fuja da procrastinação;
  • Agende as tarefas;
  • Evite o estresse — não aceite mais tarefas do que consegue fazer;
  • Defina prazos;
  • Evite fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo;
  • Comece cedo — não inicie seu dia na hora do almoço;
  • Faça pausas;
  • Aprenda a dizer não.

Os contratempos

É importante lembrar que mesmo com uma rotina planejada imprevistos podem surgir e nem tudo vai sair como esperado. Para diminuir essa possibilidade, reserve um tempo na sua agenda para as tarefas que fogem do escopo. Fazendo isso será possível apagar os incêndios que surgirem, sem a necessidade de acumular trabalho extra. Uma dica: faça uma análise da sua rotina e verifique a média de tempo que você gasta com essas atividades não planejadas.

Por fim, cabe um dado relevante: você sabia que a cada 10 minutos que gastamos planejando uma atividade, ganhamos 1 hora durante a execução da tarefa? Diminua seu esforço! Independente do número de horas que se tenha em um dia, sem foco não há como administrá-las. A Gestão do Tempo permite que sua rotina se torne mais fácil e que seu tempo seja alocado nas tarefas que realmente têm importância para a sua vida.

E já que estamos falando em organização de tempo, não poderíamos deixar de mencionar o Runrun.it, plataforma utilizada pela Smart para a gestão de projetos e também do tempo. Ficou curioso sobre os benefícios que esta ferramenta pode te proporcionar? Entre em contato conosco que te explicamos tudo sobre essa ferramenta incrível!!