Por que procrastinamos até o último momento?


É interessante como nós, brasileiros, deixamos as coisas para última hora. A procrastinação, que quer dizer o ato ou efeito de adiar alguma coisa, é uma característica muito forte na nossa cultura. É incrível como nos surpreendemos com o Natal chegando “de repente”, mesmo ele sendo todos os anos no dia 25 de dezembro. Alguns estudiosos acham que esse hábito de adiar as coisas é menor em países com influência luterana ou calvinista, pois nesses lugares existe culpa maior ao protelar algo.

Observando empreendedores tupiniquins, percebemos que alguns se viciam em deixar as coisas para última hora, talvez para ter aquele gostinho de ser super-herói. Quem não gosta de salvar a garotinha em cima da linha de trem no último segundo, não é mesmo? Apesar dessa sensação ser boa, ela mascara um aspecto importante: o resultado poderia ter sido melhor se planejado e feito com calma.

Fazendo um paralelo com o mundo dos negócios, percebemos isso quando a área de vendas envia uma proposta importante para o cliente no apagar das luzes, quando a área de marketing deixa a apresentação do projeto para última hora ou ainda quando falamos de projeções financeiras para o ano seguinte já com o ano iniciado. É claro que existe uma boa dose de caos no mundo empresarial hoje, em função da velocidade das coisas, mas por isso mesmo é preciso organizar as tarefas e atividades em uma ordem mínima de prioridades para dar ritmo e eficiência aos processos.

E o que fazer na prática para ajudar a diminuir esse efeito nefasto? Algumas dicas podem ser úteis no processo de organização:

1.

Comece organizando sua agenda do dia seguinte. Acontece uma “mágica” que em poucos dias você consegue melhorar o planejamento semanal e depois mensal das suas atividades;

2.

Evitar interrupções a todo o momento. Escolha momentos no dia para ler e-mails e verificar ferramentas de comunicação. Um vilão importante da perda de tempo são mensagens instantâneas o tempo todo;

3.

Use um bom software de controle de tarefas. Algumas pessoas ficam paralisadas quando não sabem o que tem que fazer. Só tome cuidado pois existem muitos programas ou aplicativos com essa função. Escolha um que se adeque a sua necessidade, senão o efeito pode ser inverso;

4.

Divida projetos grandes em atividades e tarefas pequenas. Não dá para comer o boi de uma vez só;

5.

Faça um plano de longo prazo e estabeleça metas. Meta não é aquilo que você diz que atingiu depois de ter atingido. É a capacidade de estabelecer onde se quer chegar e perseguir isso. Se você não sabe o que procura, certamente não reconhecerá quando achar.

Podemos citar também algumas ferramentas de gestão que podem ser usadas para ajudar a planejar, por exemplo:

* planejamento estratégico, para visão de longo prazo;

* plano de negócios, para orientar um novo negócio ou projeto dentro de uma empresa estabelecida;

* fluxo de caixa projetado, que demonstra ao longo do tempo, as entradas e saídas previstas;

* orçamento empresarial, que é a previsão de receitas, custos, despesas e investimentos de uma empresa.

Uma última dica: não abuse das ferramentas. Comece simples, use aquela que te dará mais conforto e aos poucos você vai melhorar a sua organização. O prazer de cumprir os prazos e aumentar a sua produtividade vai fazer com que você não jogue mais as coisas para frente.

Quem sabe no próximo Natal, você consegue comprar os presentes de familiares e amigos com uma boa antecedência — certamente em uma melhor condição de preço e prazo? Afinal, a data do Natal é inacreditavelmente a mesma todos os anos!


Roque Almeida é graduado em Administração pela UFMG e especialista em Gestão de Finanças pela Fundação Dom Cabral. Atualmente, lidera a Smart Inteligência Empresarial implantando e coordenando projetos que viram soluções para seus clientes. Atua também como professor universitário nas áreas de finanças, empreendedorismo, modelos e planos de negócios.