3 Simples Passos para o Projeto de Salas de Reunião

Encontrei há algumas semanas este artigo falando sobre o projeto de áudio e vídeo em salas de reunião. Apesar de breve, ele resume tão bem as preocupações a serem tomadas que eu resolvi traduzi-lo e compartilhá-lo, para que possa impactar ainda mais pessoas. Os créditos de autoria e publicação original vão para Ian Benneyworth da Anna Valley.

Em mais de 15 anos na indústria eu instalei, projetei e prestei serviços de manutenção em uma boa quantidade de soluções de áudio e vídeo para salas de reuniões. Não se trata apenas de instalar uma TV na parede com um cabo conectado à um laptop; existem muitos outros fatores que afetam não apenas a sala, mas as pessoas que a usam. Depois de supervisionar centenas de instalações pelos escritórios da Google na Europa, Oriente Médio e África entre 2011 e 2015, eu vim a acreditar que a única diferença entre projetar salas de reuniões, grandes salas de conferências e huddle spaces é a escala. É fácil ficar empolgado com o design de interiores, ou com equipamentos de última geração, mas o segredo de entregar soluções de sucesso não está em mobiliário planejado ou em equipamentos desnecessários. Qualquer que seja o tamanho da sua sala — e do seu orçamento — mantenha os seguintes princípios em mente para criar espaços que proporcionam um verdadeiro prazer quando usados.

1. Comece pelo princípio — com o usuário final

Salas de reunião pobremente concebidas podem fazer com que as pessoas que as usam sintam-se frustradas, confusas e envergonhadas pela sua inabilidade de fazer a tecnologia funcionar. Pessoas interagindo são o que vai fazer a sala funcionar — e não o que está enclausurado em um armário nos fundos.

A maioria das salas de reunião é utilizada por várias pessoas diferentes, com vários níveis de habilidade técnica, então é importante manter as coisas simples. Isto não significa que você não possa incluir tecnologia avançada — significa que a funcionalidade precisa ser disponibilizada em uma forma que seja intuitiva e fácil de navegar.

Escolher tecnologia confiável e fabricada para longevidade é sempre importante, mas é ainda mais quando projetando espaços que serão usados por pessoas diferentes. Com falhas em equipamentos impactando pessoas através de toda a organização, os equipamentos precisam ser robustos o suficiente para uso contínuo — e lembre-se que nem todos os usuários são cuidadosos!

2. A interface de controle é o elemento mais importante da sala

Idealmente, a interface de controle deveria ser a única peça de tecnologia que os usuários precisam interagir enquanto esta comanda todos os equipamentos na sala em background. A interface deve ser simples de usar, fácil de navegar, e deixar o usuário com a confiança de que o sistema irá fazer o que ele deseja que seja feito.

Você pode ter a tecnologia mais incrível em seu rack, mas se a interface de controle não for intuitiva e robusta, então os usuários não serão capazes de acessar todas as capacidades do sistema.

O sistema de controle deve tornar fácil aos usuários criar um ambiente perfeitamente ajustado às suas necessidades — um único botão pode ser configurado para realizar várias funções de uma só vez, como diminuir as luzes, fechar as cortinas e selecionar uma entrada em específico no monitor, enquanto outro botão faz com que a sala retorne ao seu estado original. Este “preset de um único toque” reduz a pressão nos usuários de ter de controlar múltiplos sistemas e ajuda a garantir que a sala sempre será deixada pronta para a próxima reunião.

3. É um esforço conjunto

Criar um espaço que seja esteticamente agradável e entregue a funcionalidade necessária para diferentes pessoas é uma tarefa árdua que somente pode ser cumprida se você tiver as pessoas certas envolvidas desde o início, e se elas trabalharem em conjunto durante todo o projeto.

Principais pessoas para envolver no seu projeto:

• Designer de sistemas: responsável pela especificação técnica inicial e precificação, diagramação técnica e supervisão da instalação;
• Programador: cria a interface de controle do sistema e integra os equipamentos que o compõe;
• Arquiteto / designer de interiores: responsável pela construção física do espaço e mobiliário.

Principais pontos de colaboração:

Enquanto a sua equipe irá colaborar frequentemente durante o projeto, existem alguns pontos principais que eles precisarão para trabalhar em conjunto. São eles:

• Briefing / instruções iniciais: acionar os principais envolvidos no projeto ao mesmo tempo é crítico enquanto isso garante que eles trabalharão sobre as mesmas informações e para o mesmo objetivo desde o primeiro dia;
• Design do sistema de controle: o designer do sistema e o programador devem trabalhar juntos para garantir que cada peça de tecnologia e funcionalidades-chave sejam consideradas no projeto do sistema de controle. Também é importante envolver o cliente em cada passo deste processo, para assegurar que as suas necessidades funcionais serão atendidas no final do projeto;
• Planejamento técnico: uma vez que a luz verde foi dada o designer de sistemas precisará trabalhar muito próximo à equipe de arquitetura para ajustar o layout e incorporar o espaço, ventilação, cabeamento e alimentação elétrica necessários ao projeto.

Seguir estes 3 simples passos irá ajudá-lo no design e implementação de um espaço esteticamente agradável, e com um invisível porém poderoso sistema que deixará os usuários confiantes e felizes toda vez em que for usado.