「あなたは大丈夫？」テレワークで効率が落ちる３つの原因と解決策！

次世代の働き方の１つとしてテレワークは有力な選択肢の１つです。多くの企業でも制度として導入し、特にコロナの情勢下によって活用が急速しました。

そしてテレワークについては、メリットも多くある一方デメリットも表面化してきました。

今回はその中でも生産効率の低下という課題をテーマに、解決策も併せて紹介していきます!

目次：
1.テレワークの拡充
2.テレワークの課題
3.テレワークで生産効率が落ちる原因
a.コミュニケーションの欠乏
b.タイムマネジメント
c.住環境と労働環境の混同
4.まとめ

1.テレワークの拡充

テレワークへの取り組みは当初、東京オリンピックを見据えた対応策として導入・実施を国全体でオペレーションしていました。

しかしコロナウイルスの感染対策として急激に需要が向上し、パーソル総合研究所が発表したデータによると、緊急事態宣言が解除された7月現在も25パーセント以上の労働者がテレワークでの勤務をしているようです。

今後もテレワークの導入は拡充し現在現場業務が必須の作業に関してもテレワークで実施できるようにと変化していくことが求められ、地方や実施が難しかった業種においてもテレワーク導入の波は普及していくと考えられます。

参照：(第三回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査)

2.テレワークの課題

今後もテレワークが拡充されていくとしても、現状ですでにいくつかの課題が出てきています。

企業側からとしては労働者が直接見えないため、労務管理や評価制度の見直しなどの組織制度の改定であったり勤務体系のクライアントとの交渉などテレワークの導入、継続に向けて具体的な課題が露呈してきた段階でもあります。

そのなかでも労働者、マネージメント層、企業の共通の課題の１つに生産効率の維持向上があげられます。

テレワークの生産性の効率向上を目的として管理ツールやワークフローを提供する企業も増加していますが、

そもそも生産効率が落ちてしまう原因はどういったものがあるのでしょうか。

今回は生産効率が落ちる３つの考えられる要因と解決策を紹介したいと思います。

3.テレワークで生産効率が落ちる原因

１.コミュニケーションの欠乏

テレワークの利点でもある場所を選ばない働き方ではありますが、在宅勤務もはじめ基本的に一人または極端に少人数での勤務となることが多いです。そのため口頭でのコミュニケーションを始め、上司やチームメンバーとのやりとりの機会は激減します。その煽りを受け業務指示が曖昧になったり、成果物が意図したものと違ったりなど、コミュニケーション不足が原因の小さな歪みが大きなミスへとつながるケースもあります。

また、新規メンバーや新人への教育、指導といった内容はオンラインでは代替えが難しい面でもあります。新しい環境や新規参入のプロジェクトへの参加は不安やストレスも大きく、全てをカバーするのはオンライン上では難しいかもしれません。

上司、先輩、教育者側からの視点としてみても、対面であればすぐ解決するような内容もオンラインでも行うことで時間がかかってしまうなどそういった点でも生産効率を落とす要因となりそうです。

解決策

根本的な解決としてはコミュニケーションの量を確保することになります。そのために、チャットツールやオンライン上で社内コミュニケーションの場を導入するなど気兼ねなく会話ができる環境を構築する必要があります。

さらにコミュニケーションに時間を割くという意識もしっかりと持つように認識を共有ことが大切です。

オンラインでのこまめなやりとりは時間がかかり面倒臭いものですが、そこに時間を割くことで結果として後戻りや認識の咀嚼が減り生産効率の維持向上につながります。

２.タイムマネジメント

中にはテレワークや在宅勤務の取り組みにより労働環境のストレスが減少し、仕事が捗るといった意見もSNS等で見かけることもあります。私自身在宅勤務は肌に合っており、気づいたら定時ということも少なくありません。しかしながらテレワークや在宅勤務の場合、昼休みやこまめな休憩を自身で意図的に取得する必要があります。一般的に生産効率を向上させるためにはこまめな休憩を必要とします。

ニューヨーク・タイムズにおいてもこのことを科学的に説明しています。

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トロント大学スカボロ校（University of Toronto Scarborough）およびロットマン経営大学院（Rotman School of Management）の准教授であるJohn P. Trougakos氏によると、集中力のメカニズムは筋肉のそれとよく似ているそうです。意識も筋肉と同様、使い続けると疲労し、回復するのに休息が必要となります。ちょうどジムでウエイトリフティングを行う際に、次のリフトをする前に少し休息が必要となるのに似ています。

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つまり最高の生産効率を維持するためには小まめな休憩が必要であり、オフィスのように昼休みなどを促すような仕組みのないテレワークや在宅勤務では自身でのタイムマネジメントが求められます。休憩を取らずに働きつづけ、気づかないうちに生産効率を落としているということになりかねません。

解決策

まず前提として社内での労務管理、積極的に休憩を取得する教育を行う必要があります。

その上で各自時間をうまく区切る工夫が必要です。最近では在宅勤務のユーザに向けたスマートで多機能なストップウオッチや、

AIによって画面の動きを認識し生産性を可視化するようなツールを開発している企業もあります。

こまめに休憩を取る工夫をうまく作ることで生産効率を落とさず業務に取り組めるはずです。

３.住環境と労働環境の混同

特に在宅勤務の場合の要因の一つです。

オフィス勤務と異なり住環境と労働環境が近いことで、適切な労働環境を構築できず生産効率が落ちてしまうことがあります。

生活音による騒音や設備不足による生産性低下、プライベートと仕事をうまく切り替えられずに生産効率が落ちてしまうなどのメンタル面としての問題なども挙げられます。

特にコロナ対策のような急展開で在宅勤務を強いられた労働者の場合、

リモート業務に必要な設備、ツール、インフラなどが揃わず業務を行えないという声もありました。

解決策

企業としてはまず制度に向けた社内インフラの整備、在宅勤務への準備金の配布など労働者が快適に業務をこなせるように初期投資が必須になります。リモートワークの切り替えはコロナ渦の昨今、急務と捉えている企業も多いと思います。しかしテレワーク、在宅勤務の制度の制定のみが先行してしまっているのが現状です。

そんななか、労務管理クラウドサービスを提供するSmartHRでは、在宅勤務準備金として社員に2.5万円の支給行ったり、メルカリでは半年間で6万円の在宅勤務手当を支給するといった制度定着への投資を行っています。

また労働者は、在宅勤務において自身が効率的に業務を行える条件を把握することが必要です。

業務を行う前のルーティンを作ったり、業務を行うための部屋を決めるなど新しい働き方に対しての適応が求められます。

4.まとめ

テレワークにおける生産効率の考えられる３つの要因と解決策を紹介しました。

今までのオフィスワークでは当たり前となっていた環境が、テレワークによって大きく変化します。

変化によるメリットももちろんありますが、デメリットとして生産効率が落ちてしまうこともあります。

しかし今回あげた要因もITツールや仕組みの導入などちょっとした工夫で改善することができます。

今後さらにテレワークを拡充するために、生産効率が低下する要因を把握し対策することが必要です。

例えば、文中にもう少しリンキングされていたりすると、読み手に親切かもしれません。

テレワークの普及よりも、今この時代誰もがテレワークの導入意義を理解しているはずです。

そこをきちんと掴みで話してあげることも大事かと思いました。

掴みの文章からの流れにそうように「テレワークの普及」から「テレワークの拡充」に変更しました。

解決策として、もう少し具体的にすぐに起こせるアクションを記載すると良いかもしれません。

例えば、他の会社の導入事例などを記載したりなどです。