Méthode Agile — Zoom sur la “Retrospective”

Il y a autant de vérités que de points de vue, et autant de points de vue que de personnes. Chaque vision permet de voir un problème ou une idée sous un angle différent pour mieux le résoudre ou la faire grandir. C’est ce qu’on appelle l’intelligence collective.

Définition & Objectifs

La “Sprint Rétrospective” (l’une des 4 cérémonies de base de la méthodologie SCRUM) capitalise sur l’intelligence collective pour améliorer continuellement l’organisation de l’équipe SCRUM et ses processus, dans le but d’être plus efficace.

Elle est positionnée à la fin de chaque itération (sprint), après le sprint review, pour une durée maximale de 2H.

Durant cette cérémonie, l’équipe va échanger sur:

• ce qui s’est bien passé pendant le sprint
• les points qui peuvent être améliorés / qui posent problème
• les efforts qui vont être mis en place lors du prochain sprint pour s’améliorer

Qui y participe ?

La rétrospective regroupe tous les acteurs du sprint, et réunit donc par nature des profils variés :

• les développeurs (front & back)
• le / les Product Owner (coté client & coté SMILE)
• le SCRUM Master

Le rôle de l’animateur

L’animatrice ou animateur de la rétrospective doit adopter une posture de ‘coach’ vis à vis de l’équipe et renoncer ainsi à la tentation de dire à cette dernière quoi faire en apportant des solutions toutes faites.

Avant de faire une rétrospective, il est important de désigner un maître de cérémonie (animateur) qui va animer la réunion et garder en tête les objectifs mentionnés plus haut.

Ce rôle peut être tenu par un coach agile externe à l’équipe, mais il incombe généralement au SCRUM master, voir dans certains cas, a/aux PO (s’il n’y pas de SCRUM Master, ce qui en soit est un autre problème…)

Les erreurs à éviter

Avant de vous proposer des exemples d’exercice à mettre en place dans le cadre de la rétrospective, faisons le points sur les pratiques à éviter :

• Ne pas faire de rétrospective : bien que l’idée puisse paraître tentante (par exemple pour laisser du temps aux développeurs de terminer un sprint, en cas de retard sur la livraison des items prévus), la rétrospective est une cérémonie cruciale d’une itération. De manière générale, la vélocité d’une équipe lors d’un sprint doit prendre en compte leur participation aux différentes instance (dont la rétrospective)
• Juger / trouver un coupable : le but de la rétrospective n’est en aucun cas de porter des jugements sur ce qui sera dit. Il s’agit d’un moment ou chacun peut s’exprimer librement sans crainte.
• Inclure des personnes extérieures : en accord avec le point précédent, convier des personnes extérieures à l’équipe (ex : un manager) à la rétrospective risque de bloquer certains participants et rendra la rétrospective inutile.
• Répéter le contenu d’une rétro à une autre : Comme pour toute tâche répétitive, vous risqueriez d’ennuyer l’équipe avec un format monotone. La rétrospective doit constamment changer de format pour être attrayante et ne pas donner une impression de perte de temps à certains membres de l’équipe.
• Ne pas désigner de responsables/ ne pas suivre les anciennes actions: le but d’une rétrospective et non seulement d’identifier des axes d’amélioration, mais surtout d’identifier des actions S.M.A.R.T (Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalisables, Temporellement définies) qui peuvent être appliquées lors du prochain sprint.
  Il faut donc toujours commencer la rétrospective par un rappel des actions identifiées dans la précédente, et ne jamais terminer la rétrospective sans que des responsables soit assignés à chaque action.
  Vous pouvez également mettre en place un dashboard dédié au suivi des actions de la rétrospective.

Animer une rétrospective

Lorsque l’on organise une rétrospective, on se heurte souvent à un manque de motivation des participants, qui peuvent considérer cette instance comme une perte de temps.

Afin de palier ce problème, l’animateur doit proposer des rétrospectives à la fois ludiques et non-chronophages.

Nous vous conseillons d’avoir recours aux “serious games” (fr : “jeux sérieux”) qui vont permettre à l’équipe de participer tout en s’amusant (le temps passe plus vite lorsque l’on s’amuse…).

Pour vous aider dans cette démarche, nous avons sélectionné 3 exercices qui peuvent être réalisés (généralement) en moins d’une heure.

LE “JEOPARDY”

— Matériel requis —

Il vous faudra préparer le matériel suivant :

• des post-it (de 2 couleurs différentes)
• un tableau blanc (paper board)
• des marqueurs effaçables

Le temps global à prévoir est de 30 minutes.

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Nommé ainsi d’après le fameux jeu télévisé américain lancé en 1964, la méthode du Jeopardy consiste, dans un premier temps, à faire préparer à chaque participant :

• une réponse (sur un post-it jaune)
• une question correspondante (sur un post-it rose).

Dans un deuxième temps, chaque participant partage sa réponse avec le reste de l’équipe qui devra retrouver la question correspondante.

Dans un second temps, une fois que l’équipe n’a plus de questions, celui qui a rédigé la réponse se lève et énonce à haute voix la question correspondante qu’il avait noté sur son post-it rose.

Dans un troisième temps, l’animateur propose aux participants de prendre 5 minutes pour écrire sur un ou plusieurs post-it des axes d’amélioration.

Une fois les axes d’améliorations rédigés, l’animateur propose à l’équipe de faire un ‘dot voting’ pour sélectionner les 3 axes d’amélioration les plus importants que l’on devra mettre en action dès le début du sprint suivant.

* dot voting : Chaque participant dispose de 3 points qu’il peut répartir sur un ou plusieurs éléments.

Le “SPEED BOAT”

— Matériel requis —

Il vous faudra préparer le matériel suivant :

• des post-it
• un tableau blanc (paper board)
• des marqueurs

Le temps global à prévoir est de 60 minutes.

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La communication entre les individus constitue une des clés de succès des équipes agiles.

Conçu en 2006 par Luke Hohmann, le « speed boat » fait partie des 12 “Innovation Games®”, et va permettre à votre équipe, grâce à la métaphore du bateau, de réfléchir à ce qui pose difficulté ou au contraire l’aide pour avancer sur un projet.

Tout comme le “JEOPARDY”, il permet de mobiliser l’intelligence collective grâce aux visuels suivants :

• Le bateau : il symbolise l’équipe

• L’île : elle représente le / les objectif(s) à atteindre

• Le vent : il matérialise les forces de l’équipe. De la même façon que le vent souffle dans les voiles du bateau, ce sont les atouts identifiés par le groupe qui vont lui permettre d’avancer.

• Les ancres : elles représentent les freins & les éléments qui peuvent ralentir l’équipe.

• Le récif (élément optionnel) : il représente les obstacles qui risquent d’apparaître sur le chemin du bateau (sous entendu de l’équipe).

Pour que la séance soit productive, prenez quelques minutes au début pour fixer un objectif qui correspond à tous. Cela peut être un objectif global (livrer le projet) ou plus spécifique (“améliorer la qualité du code”).

Une séance de “speed boat” est traditionnellement découpée en deux phases : une phase de brainstorming, puis une phase d’échange.

Dans un premier temps, chaque membre de l’équipe réfléchit aux thèmes à aborder (objectifs, forces, freins & obstacles) et note ses idées sur des post-it.

Chaque membre de l’équipe vient ensuite coller à tour de rôle un de ses post-it au bon endroit sur le dessin. Si un membre de l’équipe trouve un frein particulièrement “gênant”, il le matérialisera en plaçant son idée très bas au niveau des ancres. A l’inverse, s’il considère qu’une des forces de l’équipe constitue un véritable “booster”, il positionnera son idée très haut dans l’espace qui représente le vent dans les voiles.

Une fois que chacun a positionné ses idées, l’exercice se poursuit par un échange collectif, au cours duquel l’équipe va rechercher des solutions à partir des idées exprimées (ex : Sur quels atouts pouvons-nous nous appuyer pour résoudre les difficultés et éviter les obstacles ?).

Suite à cet échange, la séance peut se terminer par un DOT voting pour identifier trois axes d’amélioration majeur (comme pour le JEOPARDY).

LE LOUP GAROU

Attention aux loups-garou quand la nuit tombe

— Matériel requis —

Il vous faudra préparer le matériel suivant :

• des post-it
• un tableau blanc (paper board)
• des marqueurs effaçables
• des cartes représentant les différents personnages / rôles (à imprimer en plusieurs exemplaires pour chaque équipe, afin de varier les rôles à chaque tour)

Le temps global à prévoir est de 40 minutes.

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Inspiré du fameux jeu de société du même nom (“Les Loups-garous de Thiercelieux”), cet exercice met tour à tour chaque participant dans la peau de l’un des personnages suivants :

• Loup Garou : ce qui est encore négatif au sein de l’équipe
• Le Salvateur : ce qui est positif au sein de l’équipe
• La voyante : ce que je désire pour le prochain sprint
• L’idiot : ce que l’on a oublié de faire pendant ce sprint
• La Sorcière : ce qu’on doit arrêter au sein de l’équipe / ce que l’on peut commencer à faire
• Le Maire : ce que j’ai appris pendant ce sprint

Il se déroule en plusieurs tours, afin que les participants puisse changer de rôle et ainsi s’exprimer sur chaque thème.

A chaque tour, chaque participants pioche une carte, sans la dévoiler aux autres membres de l’équipe. Il remplit ensuite un ou plusieurs post-it sur le thème associé, puis énonce son contenu à voix haute (sous l’impulsion du SCRUM master). Les autres participants tenteront de deviner le personnage qu’il incarne.

• lors des 3 premiers tours, chaque participant pioche une carte au hasard
• pour le dernier tour les participants peuvent choisir eux-même une carte (qui doit être différente de celles qu’ils ont déjà piochées).

Une fois le dernier tour terminé, l’animateur aura recours au dot voting afin de sélectionner les 3 points cités les plus importants, que l’équipe devra résoudre dès le début du sprint suivant (comme pour le JEOPARDY et le SPEED BOAT) un responsable est sélectionné pour chaque action.

CONCLUSION

La rétrospective est un formidable outil qui peut servir plusieurs buts au sein d’une équipe SCRUM :

• Rappeler les objectifs du projet
• Auditer et résoudre les problèmes qui freinent le projet
• Définir les valeurs fondamentales de votre équipe & renforcer les liens dans l’équipe, en permettant de dénouer les points de tension & de frustration à mesure qu’ils se présentent, d’où l’intérêt de faire de telles rétrospectives régulièrement.

Bien qu’elle demande une certaine organisation pour être correctement mise en place, rappelez vous que l’un des principes clé de l’agilité et l’amélioration continue, et que ce n’est pas grave si votre première rétrospective n’est pas parfaite. Les activités d’animation de rétrospective sont nombreuses et variées. Si l’une des activités citée ci-dessus ne vous conviens pas, ou ne s’adapte pas à votre équipe, testez en de nouvelles. Persévérez.

Et surtout, n’oubliez pas de remercier votre équipe à chaque rétrospective pour leur participation :)

SOURCES

Vincent Pradoux, Consultant Digital