Les 3 leçons du Blend Web Mix pour créer une conférence de 2 jours

Ce mardi 7 janvier a eu lieu le premier Apéro Content de l’année, et pour l’occasion, Jéromine Duvert & Jean-Louis Brunet de la Cuisine du Web nous ont partagé leur expérience sur l’organisation du Blend Web Mix.

C’est quoi le Blend Web Mix ?

Historiquement, le Blend Web Mix est né suite à une grande conférence internationale qui a eu lieu à Lyon : le WWW 2012.

C’était la toute première fois que cet événement se déroulait en France.

Pour l’anecdote, c’est à ce moment que le Page Rank de Google a été inauguré.

Suite à ça, la ville de Lyon se rend compte de l’engouement généré et s’interroge sur la création d’un événement web dans la ville, ce à quoi la Cuisine du Web répond “Présent !”.

Clé n°1 : Construire une identité de marque unique et claire

Blend Web Mix est une marque reconnaissable, de par son nom, mais également dans sa façon d’organiser son événement.

Quel que soit votre métier, vous allez trouver des conférences qui vous intéressent, mais aussi des conférences qui piquent votre curiosité.

Cette année par exemple, Camille Chabroud & moi nous nous sommes retrouvés à assister à une conférence sur le Design System de la Maif, ce qui nous a donné pas mal d’idées pour nos propres projets.

Vous allez retrouver 3 grandes catégories :

• Tech
• Design
• Business

Pour chaque catégorie s’organise un comité édito qui va soigneusement étudier et sélectionner chaque proposition de conférence. Ils sont indépendants de la Cuisine du Web : c’est eux qui ont le dernier mot.

Enfin, chaque année se réunit également un groupe qui va définir un thème, un fil rouge, un parti pris. Cette année, le thème était Tech For Good, ou comment rendre la tech responsable vis-à-vis des grands enjeux de société actuelle (écologiques, sociaux, etc.).

Ce thème va notamment définir les conférences de plénière qui marquent l’ouverture et la fermeture de chaque journée.

Ce point est crucial, car la sélection des intervenants fait la réussite de l’événement.

Pour le réaliser, la Cuisine du Web s’appuie sur plusieurs sondages qualitatifs puis quantitatifs afin de récupérer de l’information.

Par exemple, chaque année, il y a 50% de nouveaux inscrits au Blend Web Mix (qui ne sont jamais venus avant). 80% des places sont achetées par des entreprises qui y envoient leurs salariés. La plupart vont donc sélectionner une conférence par rapport à son titre, et non sa description.

Ce genre d’informations permettent de constituer les personas de l’événement.

Clé n°2 : Déléguer une part de la création de contenu aux intervenants

La stratégie de contenu du Blend Web Mix se divise en deux catégories principalement :

1. Le contenu informatif, qui permet de décrypter la forme de l’événement et donner des conseils pratiques (par exemple, comment imprimer son billet, où se rendre, etc).
2. Le contenu autour des conférences : décrypter le contenu du programme et développer l’intérêt pour celui-ci.

Majoritairement, même si le contenu est disponible sur le blog, les contenus sont essentiellement diffusés via du partage sur les réseaux sociaux ou par newsletter.

Mais venons-en au plus intéressant : la Cuisine du Web est une association constituée de 3 permanents, difficile d’être sur tous les fronts.

Une de clés de la réussite est la délégation aux intervenants. Par exemple, faire en sorte que chaque intervenant puisse pitcher en 1 phrase leur conférence les force à réfléchir sérieusement à leur contenu.

Le contenu créé par l’écosystème du Blend Web Mix (articles, vidéos, pitch, tweets & posts sur les médias sociaux …) vont permettre de développer l’événement.

Un exemple (un peu extrême) de ça :

Bien évidemment, la plupart des autres contenus sont plus simples. Vous pouvez les retrouver sur leur chaine Youtube.

Tous les relais sur les réseaux sociaux ou les blogs sont également des formes de contenus.

Au final, tout le monde y trouve sa place : chacun bénéficie de la visibilité de l’autre.

Clé n°3 : Capitaliser sur ses contenus pour vivre toute l’année

En tant qu’organisateur régulier de meetup & d’ateliers, l’un des pires moments, c’est le post-événement. C’est très facile de se laisser tenter par le “on verra plus tard”.

Lorsque l’événement est terminé, après avoir passé des heures à communiquer, relancer pour vendre ses places et s’assurer que l’événement soit un succès, arrive l’après : il faut maintenir la communication avec l’extérieur.

Maintenir ce lien permet de faire en sorte de motiver de nouvelles personnes à venir l’année suivante, tout en donnant envie aux participants de reprendre leur place pour l’année suivante.

Chaque conférence est filmée et redistribuée sur Youtube :

Cette organisation permet au Blend Web Mix d’avoir pendant plusieurs mois les retransmissions de chaque conférence et donc de susciter du partage et de l’intérêt.

Même si la communication Post-Evenement semble avoir moins d’impact, l’enjeu est dans la durée : en publiant régulièrement, les gens vont entendre parler de vous, encore et encore. C’est peut-être ce qui leur fera sauter le pas l’année suivante.

Envie de sauter le pas ? L’édition 2020 du Blend Web Mix a déjà été annoncée !

A retenir :

1. Pensez à l’identité de marque de votre événement : comment va-t-il se différencier ? Quel est le public ? C’est quoi le fil rouge et comment allez-vous soigneusement sélectionner vos conférenciers ?
2. Déléguer le contenu aux intervenants : aidez-les à se mettre en avant, fournissez-leur des plans de contenu, relayez leurs informations. De cette façon, certains vont jouer le jeu et vous allez avoir du contenu frais à relayer partout !
3. Multipliez la distribution de vos contenus : comme je l’ai mentionné dans la stratégie de contenu de Gary Vaynerchuck, utilisez un contenu pour le décliner en plusieurs formats ! En filmant chaque conférence, le Blend Web Mix double, d’une certaine façon, le nombre de ces contenus. Ils pourraient aller encore plus loin en développant ça aussi avec des extraits vidéos sur les réseaux sociaux.

Le prochain Apéro Content parlera de E-Commerce ! Il aura lieu le Lundi 27 Janvier à 19h. Il sera bientôt annoncé sur le groupe Facebook.

Ces événements sont gratuits, ils ont lieu à Lyon et sont disponibles sur le groupe Facebook Content Lovers. Vous pouvez vous y inscrire gratuitement !