Appunti per un uso sostenibile dei social media nella PA
[Testo originariamente pubblicato come modulo del Report “Diffusione e modalità di utilizzo sostenibile dei social media nelle PA in Emilia-Romagna 2014” (versione integrale)]. Aggiornato il 20 Apr 2015
La presenza sui social media è ormai diventata prassi per le PA locali. Lo suggerisce l’esperienza e lo confermano le ricerche condotte negli anni riguardo la #socialPA. Tuttavia alla buona presenza non sempre si associa un buon uso: i dati su dimensioni come frequenza di aggiornamento, dialogo coi cittadini, contenuti veicolati mostrano un quadro ambivalente, segnato da forti divaricazioni nella capacità di comprendere e usare efficacemente i social per svolgere il compito istituzionale. Uno iato tra presenza e competenza che è necessario affrontare per far crescere la qualità del comparto.
Obiettivo di questo breve testo è esaminare — attraverso esempi ed esperienze — la natura di tale iato ed offrire suggerimenti utili a colmarlo. L’idea di fondo che presiede alla trattazione è che per risultare efficaci rispetto alla missione i social media debbano essere impiegati in modo sostenibile e rilevante per i cittadini.
Con impiego sostenibile si intende che dimensioni come il numero di profili creati, la scelta degli obiettivi dell’account, il piano editoriale, la promessa fatta ai cittadini devono essere commisurati alle risorse (temporali ed economiche) disponibili ed il più possibile pianificati con anticipo.
Con impiego rilevante per i cittadini si intende che le scelte sui tratti appena menzionati — piattaforme, piano editoriale, obiettivi, rapporto con la cittadinanza — devono servire per offrire alle persone informazioni e servizi per loro rilevanti. Diversamente, vista la ricchezza dell’ambiente social intorno a loro, gli interlocutori finiranno per ricavare altrove ciò che serve loro e sui social dell’amministrazione proprio non ci verranno. Dove l’amministrazione riesce a improntare la propria prassi a sostenibilità e rilevanza siamo probabilmente di fronte ad un uso sociale dei social media.
La metafora suggerita è quella dell’account social come orto. Come in un orto, infatti, per arrivare a raccogliere i frutti del proprio lavoro ci vogliono braccia buone, cura e sopra tutto tanto tanto tempo.
Concordemente con tale visione, il presente testo non ambisce ad offrire una selezione delle migliori pratiche e soluzioni esistenti, ma delle migliori pratiche e soluzioni compatibili con i vincoli — economici, organizzativi, culturali — delle PA locali in Italia a inizio 2015.
Di seguito la struttura del documento. Nella prima parte sono presentati alcuni consigli generali, validi cioè su tutte le piattaforme, pensati per consentire un uso sufficientemente sociale dei social. Nella seconda si propongono esempi di impiego sostenibili e rilevanti collegati ai singoli servizi, con particolare riferimento a Facebook, Twitter e YouTube.
1.1 Suggerimenti generali
Vi sono anzitutto indicazioni che valgono per tutte le piattaforme, indipendentemente dalle caratteristiche e dagli impieghi peculiari di Facebook, Twitter, YouTube. A seconda dei casi, tali indicazioni riguardano la natura dei contenuti da condividere, ovvero il metodo da impiegare per ottenere un uso effettivamente sociale dei social media. Di seguito esse vengono presentate attraverso una trattazione per punti, corredata volta per volta da esempi ed ove possibile schermate relative a #socialPA del territorio emiliano- romagnolo.
Usare l’account per condividere, non solo per pubblicare
Accade sovente che l’ufficio si serva dei canali social esclusivamente per pubblicare contenuti propri: ad esempio comunicati stampa, foto dei cittadini eletti, foto di eventi organizzati dall’ente. Tale approccio, tuttavia, sottovaluta decisamente le opportunità di dialogo e coinvolgimento dei cittadini offerte dalle piattaforme e risulta per ciò stesso meno efficace. L’aspettativa delle persone in Rete, infatti, è quella di poter avere un ruolo attivo nella comunicazione, potendo a seconda dei casi interloquire pubblicamente con l’ente, commentare, pubblicare nuovi contenuti sulla sua bacheca, proporre nuovi contenuti e, comunque, ottenere attenzione dalla PA. Di conseguenza l’amministrazione che voglia essere efficace sui social media deve mettersi in condizione di condividere e rilanciare, oltre ai materiali propri, anche quelli di cittadini, istituzioni locali ed altri soggetti che creano valore aggiunto informativo per la comunità.
In pratica, ciascuna delle piattaforme qui esaminate offre funzionalità standard pensate per consentire la condivisione: il retweet di Twitter, la condivisione di Facebook, la ripubblicazione di video di terzi su YouTube. L’impiego di tali semplici prassi consente di raggiungere diversi risultati ed in particolare: l’offerta informativa diviene più ricca e articolata; aumenta la probabilità che informazioni rilevanti per la collettività arrivino ai destinatari; le persone che condividono contenuti rilevanti sono gratificate e quindi incentivate a reiterare il proprio comportamento virtuoso. E, come conseguenza, i numeri dell’account possono crescere in modo naturale, al netto di campagne a pagamento o simili.
Qui sotto alcuni esempi.
Creare un account social implica entrare in contatto con altri e, di conseguenza, assumere su di sé l’obbligo di rispondere loro quando si rivolgono a noi. Si tratta dell’aspetto più spesso disatteso della comunicazione sui social media, a partire da motivazioni diverse e spesso non prive di fondamento quali “manca il tempo per rispondere”, “non sono tenuto/a”, “è una critica pretestuosa”. Tuttavia un account social pubblico che non si presti ad offrire risposte è meno efficace, meno credibile e per ciò stesso meno utile.
Ciò non significa naturalmente che le bacheche dell’ente debbano essere tutte aperte, né tantomeno che si debba risposta o spazio a chiunque. Significa né più né meno comportarsi, con i visitatori dell’account, come ci si comporterebbe con i cittadini che entrano in ufficio durante l’orario di apertura: offrire informazioni, risposte, indicazioni a chiunque lo faccia entro le regole dell’organizzazione ed allontanando soltanto coloro che esprimano comportamenti limitativi della libertà altrui quali insulti, attacchi a carattere personale sessuale, etnico, promozione commerciale etc.
Ciò significa anche non sottrarsi alla risposta nei confronti di coloro che esprimono critiche. Dove i rilievi siano infondati, infatti, risulta relativamente agevole smontarli in modo pubblico e persistente con dati, link ed altra documentazione; e dove invece risultano fondati diventa possibile raccoglierli e farne tesoro per migliorare la qualità di informazioni e servizi. Risulta chiaro, di conseguenza, che in rete è utile (ed anzi opportuno) riconoscere anche i propri piccoli errori in buona fede, come accade nell’esempio che segue.
Garantire continuità al presidio
Come anticipato sopra, la gestione di un account social è assimilabile alla cura di un orto: richiede cura pazienza e braccia robuste. Salvo che questa semplice evidenza cozza spesso contro una realtà antitetica: l’account social dell’ente viene creato in occasioni specifiche — come l’insediamento della nuova giunta, l’approssimarsi di grandi eventi, l’indizione di nuove elezioni — con la finalità di “coprire” tali periodi più o meno eccezionali e dimostrare la sensibilità dell’organizzazione e dei suoi vertici rispetto all’innovazione digitale. E magari viene abbandonato pochi mesi (talvolta poche settimane) dopo lo svolgimento dell’appuntamento in questione.
Si tratta, dati alla mano, della problematica probabilmente più ricorrente nelle #socialPA italiane e sicuramente di una delle più perniciose, giacché priva l’amministrazione della possibilità di raccogliere i frutti. Mentre, infatti, la mera creazione di un account web non è di per sé più sufficiente da sola a qualificare una PA come innovativa, la sua dismissione inavvertita porta conseguenze pesanti e durature: non solo l’effetto — sciatteria — collegato all’abbandono del presidio in sé, ma anche ai rischi di una duplicazione/stratificazione di account al cambiare delle giunte successive (alcuni capoluoghi italiani contano tre o quattro presidi giustapposti); la delusione delle aspettative di chi si è iscritto e vede il canale lasciato a se stesso; la dispersione del capitale sociale (dati, relazioni, fiducia) costruito attraverso l’attività, la possibilità di usare l’account come avamposto per rilevare bisogni, esigenze, umori dei cittadini. Insomma, i social sono un orto e se non abbiamo tempo e braccia per coltivarli, meglio non cominciare proprio.
Dare spazio a ciò che rileva per la propria comunità di riferimento
Vista la rilevanza del rapporto fiduciario con i cittadini online, è evidente che la scelta su cosa pubblicare e ripubblicare non può essere dettata in via esclusiva dall’agenda dell’amministrazione, ma deve invece tenere conto delle esigenze informative della cittadinanza.
Non si tratta per l’ufficio di abdicare rispetto al proprio ruolo istituzionale per affidarsi, in modo più o meno demagogico, alla dittatura del pubblico, ma piuttosto di raccordare la tipologia e la qualità di informazioni offerte ai bisogni pratici delle persone, così da risultare rilevanti per loro ed ottenerne l’attenzione. In pratica ciò implicherà, molto probabilmente, dare più spazio a informazioni riguardanti meteo, scuole, viabilità, lavori pubblici, aperture e chiusure degli uffici, vita economica locale, e attribuirne meno a comunicati stampa, inaugurazioni, incontri e dichiarazioni pubbliche dei decisori. Nella consapevolezza, peraltro, che gli stessi decisori possono più utilmente impiegare i propri account sociali individuali per dare conto di sé e del proprio operato.
Per una disamina puntuale di quali argomenti e quali modalità possano essere impiegate si rimanda più sotto alla trattazione relativa alle singole piattaforme. Intanto di seguito si rendono un paio di esempi.
Inoltre il criterio di rilevanza per la cittadinanza porta con sé l’opportunità di dare spazio anche a notizie strettamente inerenti la vita della comunità, come anniversari, nascite, morti, quasi che la bacheca pubblica fosse continuazione digitale della piazza o del centro civico locale. Un risvolto che può assumere rilevanza se possibile ancora maggiore nelle realtà di dimensioni minori.
In termini generali, tra l’altro, il fatto di attribuire spazio alle dimensioni più rilevanti per le persone consente di entrare nel vivo delle loro reti sociali prossimali aumentando proporzionalmente la possibilità di avviare o rinsaldare il rapporto fiduciario con loro [NB: L’espressione “rete prossimale” ed il riferimento alla sua rilevanza per l’identità online dell’istituzione si devono al lavoro di Dino Amenduni, Proforma].
Nella pratica, inoltre, può risultare utile associare i lanci relativi alle diverse tematiche a parole chiave (i .c.d. hashtag) fissi. L’associazione tra lanci e hashtag consente infatti di raggiungere contemporaneamente due obiettivi:
- facilita le operazioni di ricerca e ritrovamento successivo dei post;
- introduce elementi di serialità (ex: ogni mattina il meteo, ogni giorno alle undici i menu delle scuole, ecc.) che rendono più leggibile la bacheca per la comunità.
Scegliere con cura username, descrizione e insegna dell’account
Quando ci presentiamo ad un interlocutore generalmente abbiamo cura di dare le nostre generalità e raccontare ciò che facciamo. Sulle reti sociali sussiste un’esigenza analoga, accresciuta se possibile dalla sempre maggiore incidenza online di impostori (i c.d. fake), persone cioè persone che si scambiano per altri- altre persone o organizzazioni- con l’obiettivo di ingannare il prossimo e ricavarne dati e/o denari.
Nell’allestire la propria presenza online, quindi, è opportuno che la PA curi con particolare attenzione tutte le informazioni utili a rendere il più possibile chiara e priva di equivoci la corrispondenza tra ente e account. In pratica si tratta di adottare piccoli accorgimenti come:
- verificare se e quali account fake esistano che impiegano nomi o loghi assimilabili a quello dell’ente, avendo cura di segnalare le eventuali anomalie al contact center della piattaforma;
- scegliere come username (nome utente) un testo aderente al nome dell’ente, utilizzando ove disponibili e compatibili con il numero di caratteri stringhe del tipo Comune_(nome), Regione_(nome) o simili, ed avendo cura, laddove si renda necessario impiegare abbreviazioni, privilegiarne di sufficientemente intellegibili per i cittadini;
- completare con quante più informazioni possibili il campo “Descrizione” dell’account, specificando che si tratta dell’”Account ufficiale del Comune/Regione di (nome)” e specificando se possibile anche nome, numero di telefono, email del Servizio che si occupa della gestione dell’account;
- corredare il profilo dello stemma ufficiale dell’ente.
Di seguito due esempi di profili compilati in modo pressoché ottimale:
Per ulteriori informazioni sui modi di compilazione riferiti alle singole piattaforme è possibile consultare anche:
https://www.Facebook.com/help/281592001947683/ https://support.twitter.com/articles/345764-personalizzazione-del-profilohttp://it.wikihow.com/Scegliere-un-Bel-Nome-Utente-su-YouTube
1.2 L’uso sostenibile di Facebook
Facebook è attualmente la piattaforma social per eccellenza, trovando impiego da parte di un grande numero di cittadini di ogni età, professione ed estrazione. Uno spazio ormai mainstream, quasi una tv generalista dei social, all’interno della quale è possibile trovare conversazioni e informazioni di ogni tipo. Per questo, pur nella consapevolezza dei problemi di copyright, di accessibilità, di copertura legale che comporta, essa costituisce uno snodo quasi obbligato per le amministrazioni che intendano raggiungere grandi numeri attraverso il proprio presidio.
Rispetto alle altre piattaforme qui esaminate, inoltre, Facebook consente modalità espressive più simili a quelle dei mass media tradizionali- a partire dalla caratteristica struttura di impaginazione foto+titolo+link- suggerendo così impieghi che si collocano in ideale continuità con quelli propri dei mass media tradizionali.
In maniera consonante, le ricerche fin qui condotte mostrano come la maggior parte delle PA trovi in Facebook il proprio spazio di espressione social primario — quando non l’unico — e lo impieghi per una comunicazione generalista che copre tutte le dimensioni immaginabili: pubblicizzazione di eventi legati all’ente ed al territorio, diffusione di informazioni di pubblica utilità, condivisione di immagini ed altri materiali multimediali, rendiconto delle attività dell’amministrazione ed altro. Nel quadro di tale spettro ampio, alcune linee di sviluppo Facebook particolarmente promettenti sono rappresentate da: lancio e rilancio di news tematiche di particolare rilevanza pubblica; socializzazione degli eventi di particolare rilevanza per la comunità; diffusione di materiali utili alla promozione del territorio; impiego del mezzo per accountability pubblica.
Lancio e rilancio di news tematiche
Come detto Facebook consente di raggiungere molte persone con modalità relativamente intellegibili. E’ per questo un mezzo valido per la comunicazione di informazioni sulle varie dimensioni di interesse pubblico rilevanti per i cittadini: meteo, scuole, viabilità, lavori in corso, aperture e chiusure, economia locale.
Socializzazione degli eventi rilevanti per la comunità
Come anticipato nella parte dedicata alle indicazioni generali, è relativamente agevole condividere sui media sociali eventi ed informazioni su aspetti “caldi” e sentiti dalla comunità locale come nascite, morti, accadimenti riguardanti cittadini locali et alia. Ed anche in questo caso la diffusione e la popolarità trans-generazionale rendono Facebook una piattaforma particolarmente adatta all’uopo.
Foto, set, filmati, link a risorse utili. In astratto, Facebook si presta molto bene alle attività di promozione turistica del territorio e delle sue peculiarità. In pratica, d’altra parte, anche il racconto territoriale potrebbe trovare ostacolo nei sempre più stringenti criteri di display in pagina di Facebook, che tende a privilegiare i post condivisi dagli utenti privati rispetto a quelli pubblicati dalle Pagine ufficiali [per maggiori informazioni si veda: http://it.wikipedia.org/wiki/Edgerank ]
I social media offrono alle amministrazioni locali un’occasione senza precedenti per dar conto di sé e del proprio operato ai cittadini. Uno strumento potenzialmente utile, se debitamente associato ad altri, anche per combattere la disaffezione, quando non la sfiducia, nei confronti dei soggetti pubblici. Di seguito alcuni esempi ricavati da Facebook:
1.3 L’uso sostenibile di Twitter
Lancio e rilancio di news tematiche
Come Facebook, anche Twitter si presta bene per la condivisione di informazioni utili e rilevanti per la cittadinanza. Il vantaggio (e lo svantaggio) principale offerto da quest’ultimo rispetto al social di Zuckerberg è legato alla sinteticità dei messaggi. Una sinteticità che rende ancora più semplice la diffusione quasi “virale” delle notizie, a prezzo di una almeno tendenziale minore intellegibilità dei messaggi.
Condivisione di link a bandi ed altra documentazione pubblica
Una variante della considerazione appena svolta sulle informazioni di pubblica utilità riguarda la condivisione di bandi, ordinanze ed altra documentazione ufficiale. Si osservi tra l’altro come l’introduzione di link ai documenti all’interno dei tweet possa contribuire all’aumento del traffico verso lo stesso sito web ufficiale dell’Ente.
URP online e raccolta segnalazioni cittadini
La presa in carico e la gestione delle richieste e delle segnalazioni dei cittadini sono di per sé uno sviluppo quasi naturale della presenza delle PA sui social media. Ed è ragionevole prevedere che in futuro gli stessi Uffici Relazioni con Pubblico troveranno utilità a spostare su Twitter e Facebook una parte delle proprie attività di front — office. D’altra parte, risulta evidente come lo svolgimento di un’attività efficace di URP online (o Social Citizen Relationship Management) sia ancora fuori della portata della maggior parte delle amministrazioni, per mancanza di dotazioni adeguate di tempo/persona, formazione del personale, difficoltà di accedere in tempo reale alla totalità delle richieste potenzialmente presentabili dai cittadini.
Gestione situazioni di emergenza e allerte
I social media stanno diventando una fonte informativa strategica per la gestione di situazioni di emergenza quali allerte meteo, grandi nevicate e terremoti. E gli Enti locali online sono in grado di giocare un ruolo determinante in tali situazioni, in virtù della propria prossimità ai cittadini e della propria riconoscibilità pubblica. Tre i compiti principali che la #socialPA può utilmente svolgere in tali fattispecie: a. informazione e documentazione prima, durante e dopo gli eventi; b. verifica sull’attendibilità dei post pubblicati da terzi; ricondivisione delle più rilevanti tra le informazioni/segnalazioni offerte dai volontari digitali. Per una trattazione puntuale del tema si rimanda alle ricerche svolte in materia da Luca Zanelli (noto in rete anche come: @capitanachab). Entro tale quadro, Twitter costituisce il mezzo forse ideale per le attività della #socialPA.
1.4 L’uso sostenibile di YouTube
YouTube può apparire come il completamento naturale per la presenza social di una PA: è relativamente accessibile per chi produce contenuti, consente di comunicare con un numero sempre maggiore di utenti e veicola materiali (i filmati) relativamente familiari a tutti gli addetti ai lavori. Tuttavia sono davvero pochi, nella realtà, gli account YouTube pubblici dotati di numeri e di tassi di interazione rilevanti. Demerito delle amministrazioni? Non proprio e/o non soltanto. Piuttosto, è legittimo osservare che YouTube richiede alle #socialPA sforzi maggiori rispetto alle altre piattaforme esaminate. Sforzi di carattere economico: per creare un filmato è infatti necessario investire un numero consistente di ore/persona e impiegare molte professionalità (almeno in astratto) diverse: attori, autori, montatori. E sforzi di carattere editorial- organizzativo: non è sufficiente progettare e realizzare un solo filmato e poi chiudere i battenti, ma è invece necessario ragionare sul medio periodo approntando un piano editoriale e produttivo articolato su più video diversi. E ancora, sforzi di carattere culturale: dal momento che, come abbiamo visto sopra, i contenuti funzionano in rete soltanto se realmente rilevanti per i cittadini, diviene necessario sostituire (o almeno affiancare) a format consolidati come l’“intervista al decisore” o il “taglio del nastro” tipologie più contemporanee e dialogiche. Di seguito si prova ad offrirne alcuni esempi.
Si chiamano HowTo — in italiano “Come fare per”- quei filmati tesi a illustrare le modalità d’uso e/o le caratteristiche funzionali di un dato bene o servizio. Gli howto sono forse l’istanziazione più semplice e compiuta del concetto di contenuto rilevante: raccontano ai cittadini come fruire di un servizio, esercitare un diritto, adempiere un dovere civico.
Di seguito alcuni esempi.
La potenza espressiva dei filmati risulta decisiva quando l’amministrazione intenda dare tre dimensioni agli eventi rilevanti per la comunità locale (nascite, morti, ricorrenze). Ma anche oltre: il Comune di Modena, ad esempio, usa in modo sistematico YouTube per creare rubriche su temi rilevanti dell’identità locale quali il cibo, le nuove realtà lavorative e artigianali in città, i personaggi illustri etc.
Questo genere di tematizzazione serve, oltre che ad informare in senso stretto, anche a portare in superficie aspetti meno della cultura locale e per creare senso di appartenenza.
Un altro impiego potenzialmente fertile per i filmati è dato dalla promozione turistica. La combinazione virtuosa di suoni e immagini in movimento è in grado di raccontare una destinazione con una potenza senza pari, e se debitamente accoppiata con l’economia delle parole consente altresì di superare le barriere linguistiche.