Boas práticas — Dicas para fazer uma reunião ser realmente útil
Ao longo da minha história tive o prazer de liderar alguns times e trabalhei em um lugar incrível (Oi, @nite-ceuma) onde tínhamos uma camisa, que sinceramente é genial:
(foto minha com efrem com a camisa do nite do email)
A gente saiu distribuindo como brinde e sempre era uma crise de risos de tanta verdade. Mal sabíamos que lá em 2017, que seria tão importante pensar sobre como as reuniões precisam ser realmente úteis e eficientes o mercado todo de inovação e startups entendeu que é sim possível ser remoto e quão importante é. A regra é: evite a todo custo ter reuniões, mas se tiver, siga alguma dicas pra melhorar a ux.
Agora, escrevo como SOLuíses, para deixar um legado para as próximas pessoas CLs e até pra mim mesma. Fiz um curso com a Marcelle Xavier sobre Thinking Environment e agora resolvi compartilhar um recorte do que pra mim, são pontos essenciais para ter durante uma reunião de time ou no nosso caso, de comunidade:
Antes da reunião:
PS: Essas práticas são para reuniões de pessoas que já se conhecem, algo como um reunião de acompanhamento de projeto.
- Ter uma pessoa pra ser o host, essa será a pessoa que terá a responsabilidade de fazer a reunião ser realmente útil. Eu sempre gosto de encorajar uma rotatividade sobre essa posição de host da reunião, saber fazer uma boa reunião é algo essencial para qualquer profissional.
- Ter uma pauta clara, se ainda não tenho certeza do que iremos conversar, eu gosto de pedir horas antes pras pessoas trazerem quais os pontos elas querem que sejam trabalhadas durante a reunião.
- Consolidar a reunião e se a reunião for de 1h, ter no máximo 3 tópicos na pauta. Se tiver mais do que isso, será preciso priorizar, uma boa forma é pensar o que é urgente e o que é importante. Importante pode ficar pra depois. Guarde esses tópicos para o próximo encontro.
Começando a reunião
- Jogar o link da sala no grupo alguns minutos antes pra lembrar as pessoas de serem pontuais.
- Ser pontual, esperar no máximo 10 minutos. Uma coisa legal é colocar uma música pra quem for chegando ir suavizando pra começar.
- Fazer checkin, pensar em formas de ajudar as pessoas a se desconectarem do que estavam fazendo e imergirem naquela reunião e estarem ali com realmente qualidade.
- Dica: perguntar para as pessoas “Como você chega nessa reunião?”, “Qual a sua intenção pra essa reunião?”, “ como foi a sua semana?”
4. Definir tempo para todas as etapas, quando me tornei facilitadora do startupweekend uma das maiores conselhos foi sobre a importância de gerenciar o tempo e garantir que a agenda vai ser respeitada.
Dica: Geralmente eu coloco cerca de 1min para fazer check in, onde cada pessoa fala e todes ouvem (times de até 8 pessoas, isso é ok). Aprendi com Carlei Nunes (CM da ABstartups) a fala a sequência antes para as pessoas se prepararem pra falar e assim ser mais fluído.
5. Mostre a pauta e defina o tempo para cada uma das pautas e cronometre. Se puder deixar visível para todes, melhor ainda.
6. Tente ir amarrando o que as pessoas estão falando e escreva um rascunho da reunião. Concretize os outputs e deixe um responsável e o prazo para cada um deles. Comunique isso no final da reunião.
7. Se tiver tempo, faça um checkout. Pergunte para as pessoas algo do tipo “Como vocês estão saindo a reunião?” “Descreva essa reunião em uma palavra no chat”
Depois da reunião:
- Registre os outputs por escrito com o time.
- Registre também os outputs em alguma ferramenta de gerenciamento como asana ou trello.
E aí, quais as boas práticas você usa no seu dia a dia pra ter uma boa reunião?
Dicas de ferramentas:
