Outlook vs Gmail: Küçük İşletmeler için Hangisi Daha Uygun?
Doğru verimlilik aracını seçmek iş verimliliği için, özellikle e-posta hizmeti için çok önemlidir. Piyasada küçük işletmelere yönelik birçok e-posta servis sağlayıcısı bulunuyor, bu sağlayıcılar arasında Google’ın Gmail’i ve Microsoft’un Outlook’u birincil seçenekler arasında. Her ikisi de benzer özellikler sunuyorlar ancak işletmelerin özel ihtiyaçlarına uygun aracın seçilmesi, özel ihtiyaçların doğru bir şekilde belirlenmesine bağlı.
1) Fiyatlandırma
Çoğu işletme, Gmail veya Outlook tarafından sunulan özelleştirilmiş alan adı (email@firmaadı.com) satın almayı tercih ediyor. Bu özel alan adlarını almak için işletmelerin premium planlara kaydolması gerekiyor.
Microsoft’un Office 365 Business Essentials planı, kullanıcı başına yaklaşık 4 $ üzerinden fiyatlandırılıyor, ancak bu plan ofis uygulamalarını (Word, Excel, Powerpoint vb.) içermiyor. Ofis uygulamalarıyla birlikte görünümüne erişmek için kullanılabilecek planlarda ise fiyat kullanıcı başı aylık 8 $ civarında.
Google G Suite’i; Takvim, Google Dokümanlar ve Google E-Tablolar gibi diğer iş uygulamalarıyla birlikte premium planlarını kullanıcı başı aylık 5 $ karşılığında sunuyor. Fiyatlandırma bakımından karşılaştırıldığında Gmail, Outlook’tan 3 $ bir farkla daha uygun bir seçenek gibi görünüyor.
2) İş Uygulaması
Eğer çalışanlar sık sık Microsoft kullanıyorsa; Word, Powerpoint, Excel gibi MS ofis uygulamaları ile sorunsuz entegrasyon sağladığından, Outlook daha iyi bir seçenek olabilir. Kullanıcılar ‘paylaş’ seçeneğini kullanarak belgeleri uygulama içerisinde gönderebilirler.
Resmi belgeleri saklamak için çevrimiçi bir depolama alanına ihtiyaç duyulduğunda, çalışanlarınız MS paketini sık sık kullanmıyorlarsa Gmail daha iyi bir seçenek olacaktır. Gmail; Word, PowerPoint, Excel gibi MS belgelerini saklamak için bir depolama alanı da sunmakta. Güvenli depolama alanına ek olarak, bu belgeler çevrimiçi düzenleyebilir ve düzenlenmiş belgeleri e-postayla göndermeden anında paylaşabilirsiniz.
3) Depolama
Outlook, gelen kutunuz için özel olarak 50GB, uygun fiyatlı planlarından birisi olan Office 365 Enterprise E1 ve bağlantılı bulut ofis paketlerinin geri kalanı için 1TB depolama alanı sunar.
Google; Gmail, Google Drive ve Google Fotoğraflar’da ücretsiz hesaplar için 15 GB’lık ücretsiz depolama alanı sunarken, ücretli premium platform ‘G Suite’ Basic düzeyde 30 GB (aylık 5 kullanıcı / ay) depolama alanı sağlar.
Eğer 1TB gibi yüksek bir depolama alanına ihtiyaç duyuyorsanız Outlook işletmeniz için daha uygun bir seçenek gibi görünüyor.
4) Anlık mesajlaşma
Outlook, Skype üzerinden görüntülü konferans ve anlık mesajlaşma sağlıyor.
Google; Hangout üzerinden anında mesajlaşma ve video konferans hizmeti sunuyor. Ücretsiz hesaplar için görüntülü sohbette yalnızca 9 kullanıcı erişimi sunarken, ücretli premium platform ‘G Suite’te katılımcılar 25'e çıkarılabiliyor.
Her iki uygulamada da harici kullanıcılar bir toplantı linki ile konferansa katılabilir ve hizmet kalitesi açısından da benzer durumdalar.
5) Kullanıcı deneyimi
Outlook’un en belirgin düğmeleri en üstteki yatay çubukta (temel üç panelli tasarım) sağlar, burada açıkça görünür durumdadır ve kullanıcıların gereksinimlerine göre eklentileri eklemesine izin verir.
Gmail; etiketler, otomatik sıralama, sosyal ve tanıtım segregasyonu, gelen kutunun gereksinimlerinize göre ayarlanmasını sağlayan farklı türde işaretleme vb. gibi birçok özelleştirme seçeneği sunuyor. Google’ın şu anda en iyi arama motoru olduğunu düşünüldüğünde Gmail’in arama işlevi de daha kapsamlı bir hal alıyor. Google’ın yapay zeka alanındaki son gelişmeleri Gmail’e yanıt önerileri gibi otomasyon özelliklerini de sunuyor.
Gmail, Outlook’a kıyasla sağladığı özelleştirme seçenekleri açısından kullanıcı deneyimi alanında birçok avantaj sağlıyor.
6) Çevrimdışı e-posta erişimi
Outlook, kullanıcıların çevrimdışı postalara erişebilmelerini sağlayarak ve yanıtlarını çevrimdışıyken bile e-postalara kaydederek net bir avantaj sağlıyor. İnternet bağlantısı kurulduğunda, giden kutusundan kaydedilen e-postalar otomatik olarak gönderiyor.
Gmail, postaları çevrimdışı olarak kaydetmek için ek bir ayarlama gerektirir ve Gmail’e yalnızca Google Chrome ve Safari tarayıcılarından erişebilirsiniz. Outlook için böyle bir kısıtlama yoktur.
7) Güvenlik
Gmail, güvenlik konusundaki geliştirmelerinden dolayı öncü olmuştur. Kullanıcı hesaplarının korunması için iki faktörlü kimlik doğrulamayı da Google sayesinde deneyimledik. Outlook 2016 ile, Microsoft da iki faktörlü kimlik doğrulamasını uygulamaya başladı. Günümüzde her iki uygulama da bu özellik bakımından eşit avantajlara sahip.
Office 365’in sunmuş olduğu Gelişmiş Tehdit Koruması (ATP) posta kutularınızı, dosyalarınızı, çevrimiçi depolama alanlarınızı ve uygulamalarınızı yeni ve gelişmiş saldırılara karşı gerçek zamanlı olarak korumanıza yardımcı olur.
Google, şüpheli girişleri algılamak ve en gelişmiş spam türlerini engellemek için önleyici tedbirler alır; virüslerin yayılmasını önlemek için her e-posta ekini önceden otomatik olarak tarar.
