Jak dobrze kupić usługę informatyczną?
Usługi informatyczne są bardzo często postrzegane trochę jak usługa budowy rakiety na Marsa, a to po prostu usługa profesjonalna, gdzie kluczem do sukcesu są ludzie!
- Zrób analizę potrzeb w swojej firmie.
Im lepiej określimy nasze potrzeby potencjalnym dostawcom, tym lepszą ofertę otrzymamy. Bardzo często zdarza się, że dosyć lakonicznie określamy specyfikację naszych potrzeb w związku z czym “tracimy” sporo czasu na doprecyzowanie ustaleń w czasie negocjacji. Jednak to nie wszystko. Najpierw należy się zastanowić, czy rzeczywiście dane usługi są potrzebne, należy przeanalizować tzw. TCO (Total Cost of Ownership) — całkowity model posiadania.
2. Zbadaj rynek.
Tutaj niestety trzeba spędzić sporo czasu. Czyba, że korzystamy z rynków B2B, jak np. SourcedIn, czy Klaud. Jeżeli nie, to proces realizujemy ścieżką tradycyjną: wyszukiwarka Google, telefony do znajomych, profil społecznościowe firm (Facebook, LinkedIn). Im dłuższa lista, tym większa szansa współpracy z właściwą firmą, która posiada dla nas dedykowane zasoby.
3. Stwórz strategię zakupową.
Przed przystąpieniem do zapytania ofertowego warto się zastanowić, jak mogę atrakcyjnie przedstawić potencjalnym oferentom atrakcyjność mojej firmy jako potencjalnego klienta. Należy wziąć pod uwagę następujące aspekty:
- roczna wartość wydatków na usługi informatyczne
- długość umowy
- wyłączność dla dostawcy
- organizacja narzędzi do współpracy po stronie naszej firmy
- potencjał stworzenia grupy zakupowej z zaprzyjaźnionymi firmami o podobnym profilu specyfikacji zakupu usług informatycznych
- model wynagrodzenia: stała kwota czy tzw. time and material
4. Stwórz zapytanie ofertowe.
Stwórz zapytanie ofertowe najlepiej na platformie elektronicznej. Przyspieszy to dystrybucję zapytania oraz zwiększy zainteresowanie potencjalnych dostawców. Pamiętaj, że zapytanie powinno być bardzo proste i zawierać najważniejsze parametry jak:
- data złożenia ofert
- wymaganie wobec dostawców
- jasna specyfikacja merytoryczna przedmiotu zapytania
- informacje o nas jako potencjalnym kliencie
5. Zrób analizę ofert.
Porównaj otrzymane oferty najlepiej na platformie elektronicznej a jeżeli nie macie takiej możliwości to z wykorzystaniem narzędzi Excel czy Sheets. Jeżeli któreś oferty znacząco różnią się od średniej, nie wynika to z faktu zazwyczaj, że dany dostawca jest znacząco droższy czy tańszy. Jest to efektem bardzo często niezrozumienia zapytania. Skontaktuj się z takimi dostawcami i wyjaśnij ofertę.
6. Zorganizuj rundy negocjacyjne.
W idealnej sytuacji, rundy negocjacyjne nie będą potrzebne z uwagi na fakt, że dostawcy będą widzieć swoją pozycję na platformie elektronicznej i do momentu zamknięcia zapytani, będą mogli korygować swoje oferty. Jeżeli, Wasza firma nie korzysta z platformy elektronicznej, będziesz musiał osobiście spotykać się z dostawcami i analizować wspólnie oferty. Pamiętaj, że im więcej informacji przekażesz oferentom (uwagi do oferty merytorycznej i handlowe), tym bardziej jakościowe oferty otrzymasz.
7. Rozpocznij współpracę.
Pamiętaj, żeby uzgodnić jak najwięcej detali przed rozpoczęciem dostawcy. Będzie to korzystne dla obu stron.
Powodzenia we współpracy z najlepszymi dostawcami, którzy pomogą zwiększyć jakość produktu i usługi a co za tym idzie szybszy i większy wzrost firmy.
Urszula Milkiewicz
ula@sourcedin.co
