Ikke jobb mens jeg forstyrrer — del to

Vidar Moe
Vidar Moe
Mar 1 · 5 min read

I del en av denne historien fortalte jeg at jeg var på vei til å bli utbrent.

Kombinasjonen av sterkt leveransepress og hyppige avbrudd var i ferd med å spise oss opp. Hvordan skulle vi klare å levere forbedringer raskt og med høy kvalitet, når vi ble avbrutt hele tiden?

Gjennom å gjennomføre en A3 identifiserte vi de viktigste typene avbrudd vi ble utsatt for:

  • Møter — både egne og andres
  • Elektronisk kommunikasjon — chat, epost, SMS osv
  • Selvpåførte konsentrasjonsavbrudd — tankene spinner avgårde, enten på oppgaver en vet en skal gjøre, eller en kommer på nye oppgaver som trengs å gjøres
  • Pirk på skulderen og kapring ved kaffeautomaten — “Har du fem minutter?”

Del en beskrev hvilke grep vi gjorde for å håndtere møtene.

Men hva har vi gjort for å få kontroll med resten?

Image for post
Image for post
Foto: Getty Images via IStock.

Jeg sendte deg akkurat en epost

Det er godt mulig. Det vet jeg ikke noe om. For jeg har skrudd av epostklienten. Jeg prøver så godt jeg kan å ha den lukket gjennom dagen. Helst ønsker jeg å sjekke epost om morgenen, etter lunsj, og før jeg går hjem om ettermiddagen. Har du sendt meg en epost på den private epostadressen min, så sjekker jeg den ikke før på kvelden.

Før hadde vi epostklienten oppe, gjerne med pushvarsling aktivert, hele dagen. Dette var en av årsakene til at vi endte opp i den uholdbare situasjonen vi var kommet i. Det er en befrielse å kunne håndtere eposter på bestemte tider på dagen, heller enn å stadig skulle bli avbrutt av mer eller mindre viktige eposter.

Ved å håndere epostene på denne måten, får jeg også muligheten til å prioritere arbeidet epostene resulterer i. Når jeg kan se gjennom flere eposter samtidig, kan jeg lettere ta stilling til hvilke som bør følges opp når.

Kanskje har du ditt eget system for å håndtere oppgavene dine? For meg fungerer det best med en liste i et enkelt tekstdokument hvor jeg kan notere så mye eller lite jeg trenger om det som skal gjøres.

TextEdit oppgavedokumentet mitt ble litt kjedelig, så det ble dette bildet istedet.

Når en oppgave er gjort, sletter jeg den fra listen min. Det gir en god følelse. Derfor er det lurt å skrive opp også enkle oppgaver som å svare på en epost. Det lille dopaminkicket du får når du har gjort en oppgave og kan slette den fra listen, det har du fortjent.

Det rister i buksa

Ja, det gjør det. Men det er sjelden. For jeg har skrudd av nesten alle pushvarslene mine. De eneste pushvarslene jeg har igjen er SMS, Facebook Messenger og direktemeldingene på Slack.

Før hadde jeg pushvarsler med vibrasjonsvarsling på det meste, inkludert Facebook og private epostvarsler. Det var gøy i starten, men etterhvert som jeg ble mer og mer bevisst på hvordan disse avbruddene påvirket meg, var det en befrielse å skru dem av. Jeg har aldri sett meg tilbake.

Jeg kom på en ting

Det gjør jeg hele tiden. For å få det ut av hodet og jobbe videre med det jeg holder på med, så må jeg legge til en ny linje i oppgavelisten min. Da får jeg også samtidig prioritert oppgaven i forhold til alt det andre som står der som skal gjøres.

Av og til er det utfordringer som er såpass krevende at føles umulig ikke å tenke på det. Tankene blir trukket mot det hele tiden. Da holder det ikke bare å notere det ned i oppgavelisten. Da må jeg også ta meg tid til å finne ut av når jeg skal jobbe med problemstillingen. Deretter booker jeg et møte i kalenderen med meg selv, slik at jeg vet at jeg har god nok tid til å jobbe grundig med det. Først da klarer hodet slippe taket, og jeg kan jobbe videre med det jeg holder på med.

Image for post
Image for post
Det kan være lurt å sette av tid i kalenderen til å jobbe med krevende utfordringer.

Så du Slackmeldingen min?

Det kommer an på. For jeg har ofte skrudd av Slackklienten også. Er jeg midt inne i noe, så er det ikke sikkert jeg sjekker mobilen, selv om Slackappen gjør et rist.

Jeg prøver å sjekke Slack samtidig som jeg sjekker epost. Da oppnår jeg den samme fordelen som nevnt over: Jeg kan gå gjennom alle meldingene og epostene samtidig, og lage en prioritert liste over hva som skal håndteres når. Er det trivielt å svare på meldingene, så svarer jeg selvfølgelig på dem med en gang.

Men hva når noen trenger hjelp med en gang? Er det noen som trenger hjelp eller lurer på noe, så er det som oftest relatert til noe jeg jobber med. Jeg jobber i team. Dermed er det som oftest noen av teammedlemmene som trenger hjelp eller lurer på noe. Da prater vi heldigvis sammen. Det er som oftest alltid mer effektivt enn skriftlig på Slack, og mye hyggeligere.

Har du tid til å tenke?

Vi som jobber med kunnskapsarbeid, er ansatt for å løse komplekse problemstillinger som ofte aldri er løst før i vår kontekst. Samtidig er det en forventning om at vi skal være tilgjengelig for alle spørsmål, meninger, informasjon og møter i alle kanaler hele tiden. Dette er en situasjon som kan være farlig, og i verste fall føre til utbrenthet og årelange fravær fra arbeidslivet.

Det lille dopaminkicket vi får for hver eneste Slackmelding, Facebookpost, møteinnkalling eller epost vi mottar, er godt. Følelsen vi får når vi har løst en komplisert oppgave som ofte kommer mange andre til nytte, er bedre.

For å løse flere av de kompliserte oppgavene, må vi gi oss selv tid og rom til å tenke. Vi løser oppgavene best når vi jobber sammenhengende uten forstyrrelser.

Ved å ta tilbake kontrollen over tiden min, unngikk jeg trolig å bli utbrent. Jeg håper du også tar tilbake kontrollen over tiden din. Det tror jeg er best for oss alle.

SpareBank 1 Utvikling

Vi jobber med digitale løsninger hos SpareBank 1.

Thanks to Kristoffer Berg

Vidar Moe

Written by

Vidar Moe

Loves creating great, simple software solutions using continous learning and respect for people.

SpareBank 1 Utvikling

Vi jobber med digitale løsninger hos SpareBank 1. Vi liker å skrive om det vi brenner for

Vidar Moe

Written by

Vidar Moe

Loves creating great, simple software solutions using continous learning and respect for people.

SpareBank 1 Utvikling

Vi jobber med digitale løsninger hos SpareBank 1. Vi liker å skrive om det vi brenner for

Medium is an open platform where 170 million readers come to find insightful and dynamic thinking. Here, expert and undiscovered voices alike dive into the heart of any topic and bring new ideas to the surface. Learn more

Follow the writers, publications, and topics that matter to you, and you’ll see them on your homepage and in your inbox. Explore

If you have a story to tell, knowledge to share, or a perspective to offer — welcome home. It’s easy and free to post your thinking on any topic. Write on Medium

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store