Når hårete mål for rekruttering gruses på deltid

Lars Kirkhus
Feb 4 · 6 min read

Historien om hvordan SpareBank 1 Utvikling lykkes med felles strekkmål for rekruttering.

Mot slutten av 2018 fikk vi en monumental utfordring: Gode erfaringer med insourcing til utviklingsorganisasjonen over flere år gjorde at SpareBank 1 Utvikling ønsket å øke satsingen på rekruttering ytterligere for 2019. En god tanke, men ikke en vi var alene om. Markedet vi opererer i er krevende, og konkurransen om de flinke folkene er knallhard — med langt større etterspørsel enn tilbudsside. Særlig er dette tydelig i utviklermarkedet, der vårt behov er størst. Rekrutteringsapparatet vårt gikk allerede for full maskin. Det var ikke enkelt å se for seg hvordan vi skulle lykkes med en ambisiøs oppskalering. Strekkmålet som ble satt for 2019 ble imidlertid oppnådd allerede ila. september måned. For året totalt ble måloppnåelsen hele 138%. Hvordan var dette mulig?

Tydelige mål hjalp oss

For å hjelpe oss med å holde fokus over tid valgte vi en Objectives and Key Results-tilnærming. Arbeidet med å ta frem mål ble startet tidlig ved å kombinere dialog med ledelsen med input fra de som ville være involvert i rekrutteringen. Vårt objective ble “Leveransekraft i tverrfaglige team med høy andel ansatte utviklere og teamledere”. For å realisere dette kom vi fram til to målbare key results.

Det første var et strekkmål på hvor mange vi skulle ansette. Tallet var basert på selskapets overordnede mål, kombinert med at hver enkelt personalleder og teamleder ble utfordret på hva de kunne bidra med. Resultatet av denne “top down/bottom-up”-prosessen ble et key result om å ansette 21 personer ila 2019. Ambisjonen var på grensen til å være ubehagelig høy, og betydelig over resultatet for 2018. Det er verdt å merke seg at 2018 hadde vært vårt beste år for rekruttering noensinne. Vi visste rett og slett ikke helt hvordan vi skulle nå det nye målet. Derfor etablerte vi enda et key result som utfordret oss selv til å teste ut minst én ny måte å drive rekruttering på. For eksempel ved å teste ut en ny måte å treffe kandidater på. På denne måten forsøkte vi å sikre et tydelig spor for læring og videreutvikling av rekrutteringsprosessen vår.

Ambisjonen trigget forbedringer

Vårt strekkmål om 21 ansettelser gjorde at måten vi jobbet med rekruttering på måtte forbedres. Vi var nødt til å se nærmere på hele prosessen. På starten av året ble følgende elementer vurdert som sentrale for videreutvikling:

  • Styrke fokus på hva målgruppen er opptatt av. Her dro vi stor nytte av innsikt og læring fra en rekrutteringsundersøkelse gjennomført av et eksternt firma.
  • Bygge videre på #nofilter-profil i annonser og dialog med kandidater. (#nofilter ble hentet fra en presentasjon av Thimon de Jong under rekrutteringskonferansen “The Hunt” 2018.) En #nofilter-strategi innebærer å være åpen om både styrker og svakheter. Vi økte bl. a. fokuset i stillingsannonsene på utfordringer vi har.
  • Skape engasjement om et felles målbilde. Dette var viktig særlig mtp. at de som står for rekrutteringsarbeidet gjør dette som en “deltidsjobb”, ved siden av det man jobber med i utviklingsteamene til vanlig. Vi var helt avhengige av å skape kraft i en distribuert modell for å skalere godt nok.
  • HR som en integrert del av laget. Nøkkelkompetanse innen HR ble inkludert i organisasjonen, mens den tidligere var plassert lenger unna der rekrutteringsarbeidet foregikk.
  • Være mer synlige i miljøet vi rekrutterer fra. Det ble lagt en konkret plan for hvordan vi skulle løfte oss og bygge kjennskapen til miljøet gjennom deling i artikler, presentasjoner mm.
  • Løpende eksperimenter med hvordan vi rekrutterer. Planen la til grunn et løft av kvaliteten i rekrutteringsarbeidet gjennom kontinuerlig forbedring, bl.a. gjennom å sette spesifikke mål om å teste ut nye måter å rekruttere på.

Beskjeden start styrket fokuset

Året startet tregt. Januar og februar måned kom og gikk uten at det resulterte i signeringer. Stemningen var imidlertid god. Takket være OKR-rytmen med tavlemøter for løpende fokus på både status og nødvendige tiltak styrket pipeline for kandidater seg jevnt og trutt. I mars ga arbeidet tydelig uttelling ved signeringer med hele fire ansatte. Vi var kommet skikkelig i gang, og modellen skulle etterhvert vise seg å fungere meget bra.

Antall signeringer fordelt på måneder i 2019.

Det var flere faktorer som bidro til denne utviklingen. Innføringen av fagdag hver torsdag for utviklere ble etterhvert mer kjent utenfor huset. Dette kom som et resultat av presentasjoner og erfaringsdeling på forskjellige eksterne arenaer, blogginnlegg skrevet av oss selv, artikler i media, samt tradisjonell “word of mouth”. Dette bidro til at flere kandidater var nysgjerrige på hvordan det var å jobbe i SpareBank 1 Utvikling. Videre var det nyttig for oss å kombinere spesialistannonser med mer generelle stillillingsannonser. Kombinasjonen gjorde at vi var var til stede i markedet stort sett hele tiden, samtidig som de fleste utviklerprofiler fant noe som passet for seg. Tilsiget av kandidater økte merkbart i perioden. Til tross for den beskjedne starten ble det ambisiøse målet oppnådd allerede i september. Det stoppet heller ikke der. Totalt endte vi opp med hele 29 ansettelser innen utgangen av året.

Viktige elementer for at vi lykkes

På slutten av året gjennomførte vi en retrospektiv for å identifisere styrker og svakheter på rekrutteringsarbeidet. Punktene under ble vurdert som tydelige styrker:

  • Den distribuerte modellen gjør at mange kan bidra etter eget ønske og kapasitet.
  • Hvem som holder i generelle prosesser går på rundgang. Dette førte til at ingen ble sittende med ansvaret for en stillingsannonse og prosess over for lang tid.
  • Vårt fokus på faglig utvikling for våre ansatte begynte å bli kjent utenfor huset.
  • OKR-tilnærmingen hjalp oss å sammen sette et mål og å holde fokus over tid. Den skapte en fast rytme for å snakke om status og behov for tiltak på egne tavlemøter.
  • Bruk av en dedikert flyt-tavle som viste status hver enkelt prosess og kandidat.
  • Egen “OKR-shepherd” for rekruttering som hjalp til med at vi aldri mistet fokus på målet.
  • Datadrevet arbeid basert på kundeinnsikt for målgruppene våre.
  • Tilgjengeliggjøring av praktisk informasjon om rekruttering.
  • Eksperimenter med nye måter å rekruttere på førte til at vi lærte mye, og flere elementer som ble testet ut fungerte så godt at de ble videreført.
  • Strukturert jobbing med sommerjobb åpnet opp et nytt segment for oss i utviklermarkedet.
  • Fokuset på hver enkelt kandidats prosess og opplevelse ble styrket ved at HR kom med på laget. Dette skapte bedre flyt og fart i prosessen.

Oppsummering

Rekruttering hos oss er ikke outsourcet til en egen funksjon. Tvert imot er ekspertene på fagområdene, sammen med sentrale personer i de tverrfaglige teamene, i front — på deltid. Dette gjør at kandidater møter de man vil jobbe sammen med, og som er nærmest arbeidet som skal utføres. Kraften i dette og den distribuerte modellen, kombinert med et OKR-målbilde som ble en naturlig del av det vi fulgte med på i det daglige, skapte en sterk rekrutteringsmuskel. Denne var i stand til å favne over et bredt spekter av prosesser og kandidater. Dette gjorde det mulig å lykkes med et viktig mål for organisasjonen, basert på overkommelig deltidsarbeid hos hver enkelt som var involvert.

Vi liker utfordringer og har satt et nytt strekkmål på rekruttering for 2020 som er enda et steg opp fra fjoråret. Satsingen innebærer at arbeidet med å videreutvikle hvordan vi jobber med rekruttering fortsetter. For å lykkes med ytterligere skalering blir løpende forbedring med utgangspunkt i kundefokus sentralt for hvordan vi skal klare å tiltrekke oss de flinke folkene.

Skrevet av:

Kristoffer Berg

Lars Kirkhus

SpareBank 1 Utvikling

Vi jobber med digitale løsninger hos SpareBank 1.

Thanks to Kristoffer Berg and Stian Conradsen

Lars Kirkhus

Written by

Utviklingstjener @ SpareBank 1

SpareBank 1 Utvikling

Vi jobber med digitale løsninger hos SpareBank 1. Vi liker å skrive om det vi brenner for

More From Medium

More on Okr from SpareBank 1 Utvikling

More on Okr from SpareBank 1 Utvikling

“Ikke nok et jævla statusmøte!”

Related reads

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade