Optimus — et team dedikert til tekniske forbedringer

I skrivende stund har Digitalbankutvikling femten tverrfaglige utviklingsteam. Et av disse skiller seg ut fra de andre mtp. formål, ansvar og måten det jobbes på. I denne artikkelen forteller vi om hvorfor Team Optimus ble etablert og noen av erfaringene som er gjort underveis.

Formål

Team Optimus har som oppgave å tilrettelegge for at utviklingsteamene i SpareBank 1 kan jobbe på en mest mulig effektiv måte. Visjonen for teamet er: “Å hjelpe teamene til å levere godt.” Dette oppdraget har bl.a. resultert i automatisering av prosessen for produksjonssetting og bruk av containere i produksjon. I vårt utviklingsmiljø har Optimus blitt stedet hvor slike løsninger gjerne utvikles, helt fra etablering av et nytt konsept og frem til at koden er i produksjon. Arbeidet utføres i tett dialog med utviklingsteamene som vil benytte seg av løsningene.

Bakgrunn

Særlig to utfordringer dannet bakteppet for etableringen av teamet:

• Begrenset kapasitet til arbeid med tekniske forbedringer på “fellesarenaen”
• Manglende prioriteringer av større tekniske oppgaver i de eksisterende utviklingsteamene, grunnet forretningsorientert hovedfokus

Dette førte til lav forutsigbarhet for når det ble jobbet med større tekniske forbedringer.

En midlertidig arbeidsgruppe

Første steg mot en mer strukturert tilnærming for å løse utfordringen var å opprette en arbeidsgruppe som jobbet med tiltak som skulle gagne fellesskapet i utviklingsorganisasjonen. I SpareBank 1 benyttes gjerne en arbeidsgruppe når man jobber fokusert med et forbedringstiltak i en avgrenset tidsperiode. Arbeidsgruppen fokuserte på:

• Automatisering av installasjon i produksjon. Installasjoner i SpareBank 1 ble håndtert av flere avdelinger, og innebar flere overleveringer. Automatisering resulterte i at teamene ble mer autonome og kunne levere verdi til kundene raskere.
• Å etablere et rammeverk for at utviklingsteamene selv skulle kunne ta hånd om ytelsestest av egne applikasjoner. Ytelsestester var tidligere outsourcet til en partner med spesialkompetanse på området.

Målet for begge tiltakene ble oppnådd av arbeidsgruppen. Dette skapte grunnlaget for å gjøre satsingen mer permanent.

Teamet etableres

Resultatene fra arbeidsgruppen viste tydelig potensialet av varig kapasitet til forbedringstiltak som gagnet hele utviklingsoperasjonen. Tiden var nå moden for å sette kompetanse fra drift og utvikling sammen i et tverrfaglig utviklingsteam bestående av arkitekter, driftere, utviklere og testere.

Sammensetningen av teamet skiller seg fra de andre utviklingsteamene våre. Optimus har en kombinasjon av faste teammedlemmer, samt ambulerende medlemmer fra andre team og avdelinger. Dette sikrer både kontinuitet og et friskt perspektiv til de reelle behovene man jobber med å løse.

Felles mål

I sammenheng med opprettelsen av Team Optimus, ble det etablert felles mål for drift- og utviklingsavdelingene for å møte krav til hyppigere leveranser. “24/30” ble nedfelt som felles mål for organisasjonen i starten av 2016. Dette målet innebærer at det skal ta maksimalt:

• 24 timer fra en ide oppstår til man har noe kjørende i produksjon
• 30 minutter fra noe er ferdig utviklet og testet til det skal kunne være i produksjon

Nytten av felles mål har vært stor, og gitt verdifull retning for det videre arbeidet i teamet.

Hva skal barnet hete?

Navnet på teamet stammer fra en åpen navnkonkurranse. Formålet med konkurransen var å finne et beskrivende navn for hva teamet skulle ha ansvaret for.

Resultatet ble Optimus, inspirert av det latinske ordet optimum, for “best mulig tilstand eller vilkår (for en utvikling, vekst eller lignende).” Kilde: https://ordbok.uib.no/optimum.

Hvor kommer oppgavene fra?

Forskjellige grupperinger rundt teamet kan spille inn forbedringsbehov. Eksempler på dette er andre utviklingsteam, drift, arkitektforum, testfaggruppen etc. En annen modell er at et utviklingsteam kan sende inn en oppgave ut fra egne behov, sammen med utviklingskapasitet fra eget team. Dette gjøres gjerne om oppgaven har en karakter som egner seg for å løses under Optimus sin paraply.

Verdien av å jobbe sammen

En tydelig erfaring med Team Optimus er verdien av å møtes på tvers av organisatorisk tilhørighet. Her jobber drift, forsikring og bank sammen om felles problemstillinger, og finner løsningene sammen. Et slikt felles perspektiv sikrer at vi trekker på alle gode krefter i organisasjonen, og jobber effektivt i en tverrfaglig gruppe med felles mål. Videre skaper teamet en møteplass med naturlig dialog om felles problemstillinger. Dedikert kapasitet sørger for fokus og innsats på de til enhver tid viktigste målsetningene innen området. Med høy grad av selvstendighet er teamet i god posisjon for å påvirke valg av teknologi og arbeidsprosess.

Hvorfor har ikke Optimus blitt en flaskehals?

En fare med å legge denne typen forbedringsarbeid i et dedikert team er at det kan bli en flaskehals og bremsekloss for resten av operasjonen. Foreløpig har ikke dette vært et problem hos oss. Vi tror dette skyldes at det er jobbet frem en kultur for felles ansvar for tekniske forbedringer gjennom flere år. Dette ble gjort nettopp ved å ikke etablere et slikt team for tidlig.

Målepunkter

Hvordan vet vi at arbeidet i teamet tar oss i rett retning? Optimus bruker særlig målepunktene under for å følge med på om man bidrar til at teamene leverer godt:

• Antall produksjonssettinger: I 1.kvartal 2014 hadde vi 10 produksjonssettinger. I 1.kvartal 2018 var det tilsvarende tallet 140.
• Andel selvbetjente produksjonssettinger: I dag gjøres 93% av produksjonssettingene selvbetjent.
• Ventetid tilknyttet etablering av testmiljø: Etablering av testmiljø utføres nå on-demand, og uten ventetid.
• Ventetid fra ferdig utviklet og testet til produksjonssatt: Gjennomsnittlig ventetid var i Q1 2018 3,6 dager, der to av dagene i hovedsak er lørdag og søndag.

For tiden leter vi etter dyktige utviklere som har lyst til å være med å videreutvikle Team Optimus, og forbedre måten vi jobber på. Les mer om dette her.

Erland Rustebakke og Kristoffer Berg, mai 2018

Originally published at labs.sparebank1.no on May 24, 2018.