우리 앞으로 이렇게 일해요.(스푼라디오 전사 Jira 개선 여정기)
안녕하세요.
스푼라디오 Product Manager Team의 PM Andrew(김영훈)입니다.
스푼라디오는 ‘누구나 쉽고 빠르게 이야기를 할 수 있게 하자’라는 비전을 바탕으로 전 세계 다양한 ‘사람들의 이야기로 세상을 연결’하기 위해서 오늘도 열심히 달리고 있습니다.
그러기 위해서 한국뿐만 아니라 일본, 미국, 대만, 메나 지역의 담당자들이 한국, 일본 오피스에서 치열하게 커뮤니케이션하면서 협업을 진행하고 있습니다.
이러한 배경 때문에 항상 같은 사무실에서 모여서 일을 할 수 있는 환경이 아니며 협업 진행 시 원격근무는 기본이며 때에 따라 재택근무, 워케이션과 같은 근무 방식으로 인해 협업 간 발생하는 커뮤니케이션 비용을 줄이는게 매우 중요합니다. 그래서 지속해서 업무 효율을 높이기 위해 구성원들과 함께 노력해 왔는데 2023년 4분기에 우리가 어떤 문제를 마주했고, 어떻게 해결해 나가는지에 대한 여정을 함께 나누고자 합니다.
우리는 왜 항상 바쁠까? 아주 바쁜가? 왜 바쁜가? 얼마나 바쁜가? 어떻게 도와줘야하는가?
우리는 회사 생활 속에서 위와 같은 질문을 많이 받거나 하기 마련입니다. 저 또한 정말 많이 해왔고, 스푼라디오 구성원들도 같은 경험을 했습니다. 스푼라디오에서 Jira를 도입한 지 꽤 오랜 시간이 지났고, 현재까지도 계속 사용하고 있습니다. 그러나 관리 주체가 명확하지 않고, 표준이 제대로 정의되지 않은 상태에서 각 개인이 업무 편의를 중시하며 사용하다 보니, 효율적인 활용보다는 오히려 업무 효율성이 떨어지고 있었습니다.
개인의 업무를 메모장에 쓰거나 슬랙으로만 업무 요청을 주고받거나, Jira에 업무를 등록하더라도 규칙이 통일되지 않아 도대체 얼마나 많은 일이 어떻게 진행되는지 파악하기 어려웠습니다. 항상 슬랙에서 다시 물어보거나 자리에 찾아가서 구두로 확인하는 때도 꽤 많았습니다. 이러한 상황이 반복되고 회사의 규모가 커질수록 업무 효율성이 떨어지고 있었습니다. 그래서 우리는 전사적인 차원에서 표준을 정의하고 개선을 진행해야 할 필요성을 절감했습니다. 따라서 개선 작업에 앞서 현재의 문제점을 철저히 분석하고, 해결해야 할 중요한 과제들을 리스트업했습니다.
- 협업툴을 효율적으로 사용하고 있는가? 각 팀이 일상적으로 사용하는 협업툴의 일관성은 유지되고 있는가?
- 구성원, 매니저, 경영진들이 목적에 맞게 업무 진행상태를 효과적으로 파악할 수 있는가?
- 업무 병목 현상을 신속히 인지하고 개선할 수 있는 상황인가?
- 지금까지 진행한 업무 자산과 경험이 체계적으로 정리되어 찾기 쉬운 상태인가?
문제점이 명확히 정리되었다면, 그에 대한 해결책을 찾아야 합니다. 그런데 우리는 이런 문제들을 계속 내버려둬 왔을까요? 정답은 ‘아닙니다.’
2022년에는 현재와 유사한 상황에서 구글 캘린더를 통해서 관리를 시도했으나 다양한 업무를 효율적으로 관리하기는 어려웠어서 Jira Premium의 고급 기능 중 하나인 **’Plan’**을 도입하여 프로세스를 개선하기 위한 시도를 했습니다. 그러나 그때도 여러 노력을 기울였음에도, 효과적으로 진행하지 못했던 이유에 대한 고찰이 필요했습니다.
우리는 몇 가지 이유를 발견했습니다.
첫째로, Jira 프로세스 개선을 모든 구성원이 몰입하여 실행하고 도입하지 못했습니다. ‘Plan’ 기능을 사용하기 위해서는 모든 Jira 프로젝트 유형이 ‘Company-managed(회사가 관리)’으로 만들어져야 했는데, 그렇게 하지 못했습니다.
둘째로, Jira를 전담하는 관리자가 없었습니다. 다른 실무를 병행하면서 Jira 프로세스 개선을 진행했지만, 제대로 집중해서 진행하지 못했습니다.
마지막으로, Jira에 대한 전문성이 부족했습니다. 이전 직장에서 가볍게 써보긴 했지만, 전문가 수준의 지식을 보유하지 못했습니다.
그래서 2022년의 경험을 바탕으로 전사적으로 Jira를 개선하기로 했습니다. 이는 이전보다 강력한 협업과 효율성을 추구해야 했습니다. 이를 위해, Fix-It-Week를 통해 Jira 개선에 집중하기로 했습니다.
Fix-It-Week란?
스푼라디오에서 분기별로 기술 부채뿐만 아니라 전사적으로 집중적으로 보완해야 할 사항들을 일주일 동안 개선하는 활동입니다.
그 뿐만 아니라, Jira 업무를 지속해서 담당할 신규 인력을 채용하였습니다. 이로써 우리는 업무에 더 집중하고 효율적으로 운영할 수 있게 되었습니다.
이외에도, **Atlassian(아틀라시안)의 플래티넘 파트너인 디무브**의 전문적인 컨설팅을 받기로했습니다. 이는 우리가 Jira를 최대한 효과적으로 활용할 수 있도록 지원받기 위한 중요한 결정입니다.
문제점을 발견하고 해결책을 확정했기 때문에 Jira 개선 프로젝트를 원활하게 진행하기 위해, 2023년 9월에 PM을 중심으로 TF를 구성하고 Kick-Off를 진행했습니다.
Kick-Off에는 Jira를 가장 많이 사용하는 PM(Product Manager), QA(Quality Assurance), Developer의 담당자들이 같이 참여하였고, 전사적으로 도입이 필요하므로 EX(Employee eXperience)와 CEO도 함께 참여했습니다. 이렇게 회사의 주요 구성원들이 함께 참여하여 목표를 공유하고 달성 방안을 정의했습니다.
- 2023년 10월까지, 모든 팀 또는 구성원이 사용할 수 있는 Jira 업무 표준안을 만든다.
- 표준안을 전사 구성원 대상으로 설명회를 진행하여 모든 이해관계자가 적극 참여하도록 한다.
- 2023년 11월에 Fix-It-Week 기간을 활용하여 개선안을 전사적으로 적용한다.
프로젝트의 주요 목표와 달성 방안이 정해졌기 때문에 앞으로의 실행 방안을 구체적으로 논의하고 결정했습니다.
먼저, Jira 사용 경험에 대한 구성원 인터뷰를 진행하여 Jira 사용 현황 및 개선사항을 도출했습니다. 이를 기반으로 스푼라디오만의 업무 표준 모델을 정의하기로 했습니다. 디무브의 담당 컨설턴트는 1on1 인터뷰를 통해 문제점 및 핵심 요구를 파악하고, PM과 개선 사항을 하나씩 점검하여 정리했습니다. 이렇게 정리된 내용을 기반으로 PM 3명과 디무브 컨설턴트가 5일 동안 노력하여, 기존 구성원뿐만 아니라 신규 입사자도 쉽게 쓸 수 있는 표준 모델을 제작하기로 했습니다.
표준 모델을 정의하기 위해 스푼라디오의 구성원들이 어떻게 일하는지를 이해하는 것이 중요했습니다. PM은 전반적인 업무 흐름과 프로세스를 정리하고, 주요 팀 리더와의 미팅을 통해 표준 모델을 하나씩 결정했습니다. 그러나 다양한 업무 특성상 1개의 표준으로 모두를 관리하기 어려웠으므로, 2개의 표준을 정의하기로 하고 다음과 같이 분류했습니다.
- Standard_Basic_Project: 스푼 제품의 릴리즈와 무관한 업무를 관리하는 프로젝트로, 운영, 재무, 인사팀과 같은 팀들에게 해당합니다.
- Standard_Software_Project: 스푼 제품의 릴리즈와 직접적인 관계가 있는 업무를 관리하기 위한 프로젝트로, PM, Design, QA, Dev와 같은 팀들에게 해당합니다.
표준 모델이 2가지이지만, 표준 모델 제작에 필요한 핵심 항목을 하나씩 점검하여 정의하고 실행했습니다.
- 앞으로 모든 Jira 프로젝트는 회사가 관리하는 방식으로 만들었습니다. 신규 사업에 속한 팀은 팀의 속도와 자유도를 고려하여 팀이 관리하는 방식으로 제작하였습니다.
- Jira Issue의 계층 구조를 Epic → Task → Sub Task로 통일했습니다. 다만, QA에게서만 Bug 유형을 추가했습니다.
- 워크플로우는 TO DO, IN PROGRESS, IN REVIEW, DONE으로 정의했습니다. Issue에는 보고자, 담당자, 소속팀, 시작일, 종료일을 자동화 기능을 사용하여 필수로 입력되게끔 설정했습니다. 추가로 IN PROGRESS, IN REVIEW 상태에서 TO DO 전환 시 댓글 작성을 필수로 하게 되는데 업무 진행 중에 다시 TO DO로 전환이 된다는건 여러 가지 사유 때문에 Holding이 된 상황이기 때문에 Holding에 대한 명확한 근거를 남기기 위함입니다.
- 또한, 팀 간 및 담당자 간 업무 진행사항을 쉽게 확인할 수 있도록 Issue들을 서로 연결하도록 정의했습니다.
- 정의된 표준 모델 기반으로 샘플 Jira 프로젝트를 2개 생성하고 각 팀의 업무 성격에 맞게 모든 팀의 Jira 프로젝트를 신규로 생성하였습니다.
표준 기반으로 전사 구성원이 바로 사용할 수 있는 기반이 마련되어 다음 진행 단계인 전사 구성원 대상 설명회를 준비하고 진행했습니다.
전사 설명회는 팀당 최소 1명 이상 참석하는 걸 규칙으로 정하고 타운홀에서 새롭게 정의된 표준모델 기반으로 프로젝트 배경부터 실제 어떻게 실무에서 사용하는지에 대한 전반적인 내용을 담아서 진행했습니다. 설명회는 온라인으로도 동시 진행되어 녹화되었고 전파가 미흡한 팀은 PM팀에서 개별적으로 추가 설명 및 도움을 드렸습니다.
특히 새로운 Jira 프로젝트를 새롭게 만들다 보니 기존 Jira 프로젝트에 생성된 이슈를 옮겨야 하는데 이 부분에 대해서는 Jira에서 제공하는 Bulk Change Issue 기능을 활용하실 수 있도록 가이드를 제작하여 제공했습니다.
이렇게 설명회까지 마치고 1주일간 전사 모든 구성원이 새로운 표준 모델이 적용된 Jira 프로젝트를 사용하기 위해 열심히 셋팅을 해주었고 셋팅이 완료된 이후에는 기존의 Project가 아닌 표준 모델 기반으로 효율적으로 업무를 시작하게 될 수 있었습니다.
100명이 넘은 구성원들이 사용하는 툴을 개선하기로 시작한 순간부터 끝날 때까지 함께 해준 동료와 올바른 방향으로 진행될 수 있도록 5일동안 같이 도움을 준 디무브가 없었다면 짧은 기간 내에 이런 프로세스 개선을 진행할 수 없었다고 생각합니다.
시간이 흘렀지만 바쁜 업무 속에서도 적극 참여해주신 구성원들에게 감사의 말씀을 드리고 싶으며 포기하지 않고 끝까지 같이 참여해준 팀원들에게도 감사를 표하고 싶습니다.
표준 모델 도입 이후 3개월가량 시간이 흘렀는데 이번 도입기 이후 지속해서 어떻게 활용하고 있는지에 대한 여정은 PM팀의 담당인 Sara가 공유해줄 예정입니다.
다음 이야기도 기대해주세요.
