©Spring Lab 2020

Transformer la contrainte du confinement en une opportunité pour amplifier la collaboration & l’innovation — L’expérience d’Airbus Helicopters

SPRING LAB
Apr 10, 2020 · 11 min read

Saviez vous qu’il était possible de réinventer l’innovathon et de le transformer en un format 100% à distance en moins d’une semaine ? Pour le programme Simplify Employee Experience d’Airbus Helicopters, Spring Lab a relevé le défi !

“United, Remotely Digital Innovathon” — un hackathon pour améliorer la vie des employés par les employés.

1 semaine, 50 personnes, 9 challenges, 100% digital et télétravail.

Anne Kristin Moebius, Responsable projet “Simplify Employee Experience” nous raconte.

SEE (Simplify Employee Experience) fait partie du programme de transformation mis en place par Airbus Helicopters.

Le programme propose des formats qui favorisent l’émergence d’idées et de projets pour promouvoir la réflexion collaborative et l’intrapreneuriat à tous les niveaux. Nous souhaitons développer une culture d’amélioration continue et d’intrapreneuriat à tous les niveaux de l’entreprise pour que demain, des «idées simples» puissent contribuer à la performance globale de l’entreprise. Chaque employé doit se sentir acteur et en mesure de mener ces idées ou ses souhaits d’amélioration à profit.

L’objectif central de SEE est donc de créer un environnement fertile pour tous les employés, leur donnant envie de se lancer dans des projets d’intrapreunariat, qui visent à améliorer leur vie d’employés, à réduire les pertes de temps et d’énergie générées par une organisation complexe et à ainsi maintenir la capacité à innover, à s’améliorer et à rester compétitif.

Nous avions prévu d’organiser un innovathon en France puis en Allemagne. Tout le programme était organisé et communiqué avec un lancement fin mars. Plus de 20 points de douleurs à résoudre pour améliorer la vie des employés avaient été sélectionnés et plus de 100 personnes avaient exprimé leur envie de contribuer sur ces sujets en tant que participants ou mentors.

A l’issu de ces 2 innovathons, au moins 15 équipes projets devaient être constituées avec des challenges clairs à relever : des challenges d’innovation pour améliorer leurs environnements de travail, faciliter leur relationnel, mais également des simplifications de processus ou encore le développement de nouveaux outils.

Cet innovathon était censé être suivi par un accompagnement de 3 mois de ces nouveaux intrapreneurs, afin de transformer ces irritants en solutions concrètes prêtes à être implémentées chez Airbus Helicopters.

La crise du coronavirus a complètement bouleversé notre programme mis en place, qui reposait essentiellement sur une coopération cross-fonctionnelle et l’intelligence collective avec des ateliers prévus sur plusieurs jours chaque mois.

Les contraintes majeures de cette situation ?

  • De toute évidence, nous devions faire face à une situation d’absence à cause du Coronavirus (qui sont eux même atteints ou qui prennent soin de membres de famille atteints)
  • Une grande partie de nos équipes sont en télétravail — certains pour la toute première fois de leur carrière. Il y a des niveaux différents d’acculturation aux outils de collaboration en ligne. Sans oublier l’obligation de certains participants de jongler entre la vie familiale et professionnelle.
  • Airbus est en train de passer sous environnement Google Suite mais nous n’avons à ce stade pas tous les même outils pour collaborer.
©Spring Lab

Après une petite phase de doute, suite à l’annonce du confinement mi-mars, nous nous sommes vite re-motivés en tant qu’équipe pour vivre la situation comme une opportunité. Moi-même, je n’avais jamais participé à un hackathon en ligne et je n’étais pas convaincue de la faisabilité technique & pédagogique, mais j’étais prête à faire le pari.

Spring Lab nous a accompagnés dès l’annonce officielle du confinement et a co-construit avec nous une alternative 100% digitale. Le changement par rapport au programme initial était brutal et nécessitait une vraie agilité de la part de tous : des organisateurs et Spring Lab, des participants, du “Advisory Board” et de tout l’écosystème intrapreneur chez Airbus Helicopters. Certains sujets prévus initialement avaient perdu de leur sens dans le cadre actuel. Il a donc fallu être extrêmement vigilant et flexible dans la réorientation de l’objectif même de l’innovathon.

Notre volonté était de maintenir le programme et de soutenir les collaborateurs à distance, de proposer quelque chose pour garder le lien mais aussi pour résoudre les points de douleurs concrets de leur vie en tant qu’employé confiné autour de 3 axes :

  • En tant qu’individu (parent, conjoint, membre d’une famille)
  • En tant que employé (manager, collaborateur qu’il soit “col bleu” ou “col blanc”)
  • En tant que citoyen du monde (dans mon immeuble, mon quartier, ma ville, la planète).

Cet innovathon prenait alors tout son sens : simplifier l’expérience collaborateurs en temps de confinement !

Spring Lab nous accompagne depuis déjà 3 ans sur nos programmes d’intrapreneuriat. Nous savions leur capacité à concevoir une méthode d’accélération de projet pédagogique et inclusive. Cependant, nous n’avions aucune idée de comment le faire de manière 100% à distance les uns des autres.

Les 4 temps forts ©Spring Lab

L’innovathon s’est construit en 4 temps forts :

  • #1 Une phase de sourcing des irritants et des participants. Cette étape nous a permi d’identifier 8 irritants prioritaires et de constituer des équipes de 5–6 personnes motivées.
  • #2 Une formation des boosters. Les boosters ont été les relais de la méthode conçue par Spring Lab dans chacun des groupes. Les coachs de Spring Lab les ont briefés pendant 1h30 pour comprendre la posture à avoir, la base de la méthode de design thinking tout comme l’usage des outils collaboratifs mis en place pour l’occasion.
  • #3 Une semaine de sprint d’innovation basé sur les principes du design thinking : 3 phases de sprint pour traiter la désirabilité, faisabilité puis viabilité du projet. Chaque session démarrait par une plénière en visio-conférence, se prolongeait par un travail en sous groupe 100% en mode collaboratif pour finir par des pitchs de l’avancée des projets. Le pitch final s’est fait devant les membres de la cellule de crise Coronavirus.
  • #4 Un atterrissage sur les projets et choix de ceux à poursuivre avec un “Advisory Board”. Nous avons identifié les projets à forte valeur ajoutée en temps de confinement pour les collaborateurs .
L’équipe à l’attaque de la session 2 ! ©Spring Lab

Spring Lab est intervenu sur les aspects :

> De la méthode : en concevant et pensant le process & la méthode d’accélération de projet.

> Des outils collaboratifs : en créant un site internet dédié, porte d’entrée unique de toute l’expérience et programmant les outils collaboratifs pour les plénières et chaque session de travail en sous groupe (pour les 8 groupes).

> De la formation : en formant les booster à appréhender les outils et étant une hotline pour eux à chaque étape du processus.

> Du coaching & l’animation : avec des sessions de plénière et le master of ceremony des introductions et conclusions avec nos équipes. Et aussi avec le coaching des équipes projets aux côtés des boosters lors des sessions de “visio sprint”.

> De l’expertise : en proposant une approche simple et pédagogique du design thinking pour accompagner les équipes à construire leur projet pas à pas grâce à un protocole utilisable en autonomie.

>Du soutien logistique IT : Et oui, ça aussi c’est important :) Même très important !

>Du soutien humain : Essentiel dans ces moments de confinement, l’écoute, l’authenticité et la créativité de Spring Lab nous ont rassuré. Spring Lab a su nous mobiliser et embarquer 50 personnes dans une belle aventure virtuelle.

>Et beaucoup d’enthousiasme : Parce qu’il faut être fou pour motiver autant de monde à s’embarquer dans une telle aventure !

L’équipe #6 en train de collaborer sur les templates en ligne ©Spring Lab

Nous avons vécu une semaine très dense : Le défi humain et technique était, pour ma part, sans précédent et très riche d’apprentissage.

À notre grande surprise, les participants ont créé une vraie dynamique même en dehors des sessions facilitées et ont été capables de parcourir le processus de Design Thinking en un temps record. 8 projets ont été formalisés à travers l’innovathon et 4 projets seront poursuivis à court terme!

Mais au-delà, nous repartirons tous avec des nouvelles rencontres: les équipes étaient toutes pluridisciplinaires et multinationales. Nous avons prouvé que la distance n’est pas un frein à l’innovation et que la situation du confinement nous a rapprochés entre les sites.

À titre personnel, ça me fait voir l’avenir différemment et notre façon de nous déplacer. Le programme m’a prouvé que le facteurs clés de succès ne sont pas uniquement la présence physique des personnes, mais leur motivation, la solidarité entre eux et la confiance que nous leur accordons.

Et qu’est ce qu’en ont pensé les participants ?

Le Design Thinking est une méthode terriblement efficace, car elle permet même sur des très courtes durées et malgré des impératifs techniques compliqués, de structurer une idée ou un projet qui parfois ne contiennent qu’un titre ou une intention. L’accompagnement de Spring Lab tout en bienveillance et en rigueur méthodologique nous a permis d’obtenir des résultats insoupsonnés. Martial — Booster

Une méthode didactique, pas à pas, extrêmement bien préparée et encadrée par une équipe qualifiée, expérimentée et pédagogique. Les supports étaient d’une grande qualité, les instructions étaient claires et concises. Il est simple et agréable de travailler dans ces conditions. Laure — Booster

J’ai trouvé cette méthode géniale. C’est simple, je pense qu’elle fait ressortir nos meilleures idées en un temps record. Nous avions un peu plus de 3 heures, et nous avons réussi à aboutir à un prototype qui répond à une problématique que nous avions choisie. Il faut également souligner que nous étions tous isolés dans nos domiciles respectifs, confinement oblige, mais cela ne nous a pas empêchés de construire ensemble! C’est d’ailleurs impressionnant la capacité de l’équipe à trouver rapidement des solutions à ce confinement… Roxane — Participante

It was truly amazing to see what you can do together as a team even if you are working completely remote. The structure and method which was set up by Spring Lab helped a lot to focus on the results by not getting too much distracted by IT stuff which is for sure needed to work in such way. Rainer — Participant

C’est incroyable d’être arrivé à faire découvrir une méthode, des outils digitaux en 3h à distance auprès de 45 personnes d’univers différents et aboutir à des supers idées, pour certaines, très avancées qui peuvent rapidement se mettre en place… Claire

Mon take away principal est je sors de cette semaine Innovathon avec une seul envie à sortir le produit que nous avons élaboré avec mon équipe et pour le bien de tous ! et rassurez-vous, nous allons le faire ! Jocelyn — Participant

En une semaine il est possible de créer de véritables équipes engagées et de mettre en place un travail créatif et collaboratif efficace. Je reste impressionnée par les prototypes livrés. Laure — Booster

Je retiendrai de la force de notre collaboration que rien n’est impossible à résoudre, en tous cas c’est la sensation qu’il en reste! Même en connexion à distance, même avec un temps limité… J’espère en voir appris beaucoup et je pense m’inspirer de cette méthode pour déployer à mon niveau une résolution d’irritants dans mon service cette année ! Roxane — Participante

Personne ne se connaissait et nous avons passé une super semaine ensemble. On a beaucoup rit, on a très vite crée une équipe, on s’est répartie les tâches sans aucune difficultés. Et on était ravie du résultat !!! Et puis, Spring Lab, on les a suivi sans se poser de questions, ils étaient tellement pro et connaissaient leurs sujets. On avait l’impression de les connaître depuis toujours. Ce fut un Innovathon plein de fraicheur, de surprise et de gaieté. Qu’est ce que ça fait du bien… !!! Claire — Booster

En cette période difficile, cela nous a aussi montré qu’il était possible de s’organiser pour faire des « gros » WS, puis des sous-groupe etc… avec un brin de motivation tout est possible J (j’en profite pour souligner la magistrale organisation de cette semaine ! bravo ! et merci !) Jocelyn — Participant

Devenir ou être un intrapreneur ne se décrète pas, par contre cette expérience révéle des talents et sûrement des vocations. À coup sûr pour peu que l'on adhére à ces méthodes, nos façons de travailler et nos rapports aux autres sont et resteront durablement et favorablement transformés. Martial — Booster

Some inspiration what will be possible by using GSuite as a whole inside AIRBUS and beyond ;-). There is so much Engagement inside this company which just needs a platform to come to life. In general ideation, prototyping and pitching can be used in a lot of other business fields. Thanks for the possibility to practicing it and get more confident in using it. Rainer — Participant

La page d’accueil du site internet conçue pour l’innovathon par ©Spring Lab

Et vous ? Vous cherchez aussi des solutions permettant d’accélérer vos projets prioritaires ?

©Spring Lab

Comment s’assurer de la continuité des projets stratégiques de l’entreprise et maintenir la roadmap prévue initialement autant que possible pour ne pas pénaliser la reprise ?

Comment engager mes équipes autour de ces projets et leur donner les moyens de travailler ensemble malgré les conditions de télétravail ?

Pour vous aider à répondre à ces enjeux, Spring Lab vous accompagne pour accélérer vos projets prioritaires et leur donner un nouvel élan.

C’est quoi l’innovathon 100% digital par Spring Lab ?

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#1 Une méthodologie clef en main : Nous vous guidons dans 6 étapes pour construire l’innovathon qui vous ressemble.

#2 Une expérience collaborateur fluide : Nous construisons une méthodologie ludique et auto-portante permettant à vos collaborateurs d’accélérer leurs projets en (presque) autonomie.

#3 Un espace de collaboration dédié : Nous programmons un environnement de collaboration adapté à vos usages avec un site / point d’entrée unique.

#4 Une expertise d’accélération : Nous vous accompagnons jusqu’à la définition du plan d’action “post innovathon” pour chaque projet.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour organiser votre prochain innovathon 100% digital ! 🚀

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Spring Lab est une agence d’innovation et de transformation…

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Spring Lab est une agence d’innovation et de transformation qui accompagne tout type d’entreprise à réinventer son business de demain, accélérer ses projets innovants et digitaux, transformer la culture et les pratiques internes. Son prisme : la culture startup.

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