Agile i industriselskaper — veien trenger ikke være så lang
Skrevet av Simon H. Ullsfoss og Hanne A. Selvik
Presset på industriselskaper er høyt. Prisen på utslipp blir høyere, investorer setter stadig strengere krav til bærekraftige løsninger og rekruttering av unge talenter har blitt mer krevende. Samtidig ligger det store muligheter i nye teknologiske løsninger og innovasjon. Vi sier ikke at Agile er løsningen på alle disse utfordringene, men det er en metodikk som gjør selskaper i stand til å håndtere høy endringstakt og gripe nye muligheter.
Slik vi ser det er Agile kort fortalt en metodikk som:
🎯 Setter kunden og kundereisen i sentrum
💡 Bryter ned siloer og hierarkier, og setter sammen tverrfaglige team som leverer selvstendig
🧠 Sørger for fleksible strukturer for utvikling som baserer seg på eksperimentering og hyppig, faktabasert læring
Agile er en naturlig utvidelse av arbeid med Lean
Vår mening er at implementering av Agile ikke trenger å være så omfattende — det kan for eksempel være en fin videreutvikling av arbeid med Lean og kontinuerlig forbedringsarbeid for selskaper som har jobbet med dette, som mange industriselskaper har. Agile komplementerer på mange måter Lean og kan være en god måte å blåse liv i gamle Lean-initiativer. Ofte blir Agile brukt som metodikk for å utvikle nye ideer og produkter, men det kan også brukes til å fornye prosesser. I Agile er et viktig prinsipp at man samler representanter fra alle deler av en prosess når man jobber med forbedringer eller å utvikle et nytt produkt. Bruk av tverrfaglige team vil kunne redusere ledetiden ytterligere fordi deltakerne ser en større helhet. Agile er også ofte en fin forlengelse av Lean i tilfeller der mer kreativitet er nødvendig, som ved utvikling av helt nye løsninger, ny teknologi og digitalisering.
Agile komplementerer på mange måter Lean og kan være en god måte å blåse liv i gamle Lean-initiativer.
HMS-krav er førsteprioritet for mange industriselskaper, og det har vært skepsis til om en «prøve og feile»-kultur som Agile fronter vil utfordre dette. Vi mener at implementering av Agile-prinsipper på en korrekt måte heller vil redusere risiko og forbedre sikkerhet. Eksperimentering skal selvfølgelig skje under trygge, kontrollerte rammer.
Implementering av Agile bør tilpasses prosesstypene i virksomheten
Virksomheter som har implementert Agile kan vise til resultater som raskere time-to-market, forbedret kvalitet, mer fornøyde og motiverte ansatte og økning i produktivitet. For å oppnå disse resultatene, kreves endringer i alle deler av virksomheten, både i kjerneprosesser, støtteprosesser, ledelsesprosesser og utviklingsprosesser. Men, som vi hinter til ovenfor, trenger ikke dette nødvendigvis bety at endringene i industriselskapene må være så store. Vår erfaring er at det er kombinasjonen av prinsipper og metoder fra både Lean og Agile som gir den største effekten. Når vi jobber med å innføre Agile, vil vi ofte beholde mye av eksisterende rutiner og prosesser, spesielt knyttet til HMS, samtidig som vi utnytter Agile der det er større potensial i å være mer innovativ, kundefokusert og ha økt endringsevne. Under beskriver vi hvordan man kan jobbe med Agile i ulike typer prosesser, og gir noen eksempler fra industriselskaper vi har jobbet sammen med.
Kjerneprosesser
Kjerneprosessene er ofte der man har jobbet mest med Lean og strømlinjeforming i industriselskaper. Leveransene i denne typen prosesser innebærer planlegging og involvering av flere fagområder (eksempelvis planlegger, ingeniør, innkjøp, sveiser og montør). I disse prosessene vil Agile være et svært godt tillegg til Lean. Eksempelvis vil agile arbeidsformer hvor man jobber i sprinter med korte iterasjoner kunne gjøre planleggingsprosessen smidigere, og det blir enklere å endre planer basert på ny kunnskap (for eksempel på grunn av endringer i leveransedato av deler eller andre uforutsette hendelser).
Et eksempel på dette er fra et prosjekt vi gjennomførte sammen med et oljeselskap. En prosjektleder for et nytt feltutviklingsprosjekt slet med at det var lite transparens på tvers av avdelingene på tross av store avhengigheter, og var derfor bekymret for den overordnede fremdriften til prosjektet. Avdelingene (borring og brønn, reservoarutvikling etc.) hadde egne detaljerte planer som var nøye gjennomtenkt, men tok lite høyde for usikkerhet i avhengigheter til de andre avdelingene. I verste fall kunne en avdeling jobbe flere måneder med en delleveranse som ikke kunne leveres på grunn av andre avhengigheter som hadde endret seg i løpet av prosjekttiden.
Basert på tankegang fra Lean og Agile etablerte vi en ny tilnærming hvor avdelingene sammen lagde en overordnet og samlet masterplan basert på «bakoverplanlegging», og man la opp til faste sprinter for å revurdere og replanlegge basert på ny innsikt. Gjennom dette fikk man tatt hensyn til og synliggjort alle avhengigheter. Ved å jobbe i sprinter fikk avdelingene jobbe med sine egne oppgaver for inneværende sprint, før man samlet gruppen og gjorde avsjekker opp mot masterplanen. Det tillot gruppen og avdelingene å replanlegge basert på ny innsikt og kunnskap for den inneværende sprinten.
Vi ser også at det å sette sammen tverrfaglige, autonome team har stor verdi i industriselskaper hvor man tradisjonelt har jobbet med å effektivisere prosessene innad i avdelingene, og hvor man har tydelige siloer basert på fag. Gjennom å organisere de ansatte rundt ende-til-ende leveranser, unngår man transaksjonskostnader i form av tidsbruk og misforståelser i overleveringer mellom avdelinger og ledere som sitter i hver sin silo.
Vi ser også at det å sette sammen tverrfaglige, autonome team har stor verdi i industriselskaper hvor man tradisjonelt har jobbet med å effektivisere prosessene innad i avdelingene.
Støtteprosesser
I støtteprosessene ser vi at større og større deler av arbeidsoppgavene automatiseres. Fagkompetansen innen eksempelvis HR og økonomi, vil derfor i økende grad bestå av spisskompetanse som kan løse nye og komplekse (ikke-repeterende) oppgaver/aktiviteter. Behovet for nytenkning, problemløsning og kreativitet er større enn tidligere, og agile prinsipper som baserer seg på eksperimentering og hyppig faktabasert læring gjennom arbeid i sprinter vil være veldig nyttig.
Ledelsesprosesser
For ledelsesprosesser vil Agile kunne gi betydelige gevinster gjennom å tilrettelegge for mer smidig strategisk styring. Lange strategiprosesser og statisk målstyring gir ikke gode forutsetninger for å kunne tilpasse seg de hyppige endringene i markedet og rammevilkårene industriselskapene operer i. For eksempel vil agil målstyring kunne legge til rette for å enklere kunne utnytte svingninger i ordreinngangen ved at man raskt kan endre fokus og omprioritere ressurser.
I forbindelse med en større Lean-implementering vi gjorde for et stort industriselskap, så man behovet for smidigere målstyring som kunne vise retning og gi informasjon om de var på riktig vei. Sammen med selskapet skreddersydde vi en kombinasjon av Must Win Battles og OKRs med mål om at strategien og målene kunne oppdateres hyppigere basert på læring fra forbedringsarbeidet. Resultatet var mål som ble detaljert lenger ned i organisasjonen og som de ansatte dermed hadde et eierskap til fordi de både var involvert i å sette målene, og fordi de kontinuerlig ble brukt som hjelpemiddel for å se om man jobbet med de riktige tingene.
Utviklingsprosesser
For utviklingsprosesser, herunder både innovasjon og forretningsutvikling, er det spesielt stor verdi av å implementere Agile. I disse prosessene er det nødvendig med kreativitet, og vi ønsker så rask utvikling og verdiskapning som mulig. Som vi nevnte innledningsvis, er det stadig økte krav knyttet til både effektivitet og bærekraft. Industriselskaper må derfor utforske nye teknologiske muligheter og etablere nye klimanøytrale løsninger for å være konkurransedyktige. Agil organisering og gjennomføring av prosjekter, med autonome tverrfaglige team gir et godt utgangspunkt for å lykkes med nettopp dette.
Et eksempel på dette er fra et prosjekt som ble gjort sammen med en transportleverandør, hvor behovet for å kunne samle data på vedlikehold for å optimalisere «asset-parken» var svært stort. Ved å sette sammen et team bestående av IT-utviklere, ingeniører, mellomledere, mekanikere og forretningsutviklere, ble det utviklet en løsning raskere enn selskapet hadde gjort tradisjonelt sett, til høy kvalitet og svært gode tilbakemeldinger fra brukerne.
For utviklingsprosesser er det spesielt stor verdi av å implementere Agile. I disse prosessene er det nødvendig med kreativitet, og vi ønsker så rask utvikling og verdiskapning som mulig.
Hvordan komme i gang?
1. Sett et mål for arbeidet med Agile
Et naturlig første steg er å sette et mål for arbeidet med Agile. Dette handler om å kartlegge nåsituasjonen, forstå hva som bør endres og hva som er målet. For eksempel kan selskapet ha et mål om mer fleksibel målstyring som følge av nye initiativer som er satt i gang, eller at man har et mål om mer kreativitet eller systematikk rundt utvikling av nye tjenester og teknologi. Dersom man har et tydelig mål med endringen er det lettere å skape forståelse og engasjement, både hos ledelsen og ansatte.
2. Start med utvalgte piloter
Neste steg er å finne og gjennomføre en pilot der man kan teste arbeidsform, metoder og verktøy som passer for teamet og organisasjonen. Et naturlig sted å starte kan være i en avdeling der arbeid med f.eks. Lean har stoppet opp og det er behov for ny input. Her er det viktig å involvere og gi opplæring til de ansatte slik at de blir satt i stand til å jobbe agilt også etter piloten er ferdig. I denne fasen vil man også gjerne oppdage hvilke deler av organisasjonen som bremser agilitet slik at det blir tydeligere hvor videre skalering bør finne sted.
3. Tør å skalere raskt
Etter en pilot har man lært masse, og bør relativt raskt skalere til flere deler av organisasjonen og fortsette læringen og justeringene underveis. Her mener vi det er viktig å vurdere hvilke deler av selskapet som vil få størst gevinster av en mer smidig arbeidsmetodikk, som eksemplene over, og hvilke deler som fungerer bedre med en mer tradisjonell tilnærming. Det vil være viktig å finne en balanse mellom utvikling og daglig drift.
Ta gjerne kontakt med Hanne for en uformell prat dersom du vil lære mer om Agile.
💌 Synes du det er interessant å lese det vi skriver om? Meld deg på nyhetsbrevet vårt og motta spennende lesning og invitasjoner til relevante webinarer rett i innboksen din.
