Bærekraftig og lønnsom med Lean
Artikkel skrevet av Ylva Erbach, Helene Otterdal og Hanne A. Selvik.
Vi i Sprint erfarer at det er mange selskaper som jobber med Lean og/eller bærekraft, men ser samtidig et stort potensial for å bruke Lean mer aktivt som et verktøy for å bli mer bærekraftig. Essensen i Lean er å skape mest mulig verdi for kunden med minst mulig sløsing, som jo henger tett sammen med bærekraftig verdiskapning. I denne artikkelen presenterer vi seks steg for hvordan du kan bruke en grønn linse inn i arbeidet med Lean for å bli både mer bærekraftig og lønnsom.
Ved å fjerne sløsing kan vi utnytte ressursene våre best mulig
Før vi presenterer de seks stegene, vil vi gå litt mer i dybden på hvorfor Lean er et godt verktøy i arbeid med bærekraft. Vi skaper verdi for kunden ved å gjennomføre aktiviteter som oppfyller kundens behov, og kaller denne rekken av aktiviteter en prosess. I klassisk Lean-teori er alle aktiviteter som ikke gir verdi til kunden sløsing. Hvis vi klarer å fjerne aktivitetene som kun sløser bort ressursene våre fra prosessene får vi en mer bærekraftig produksjon.
I Lean definerer vi åtte kilder til sløsing; Overproduksjon, venting, transport, overprosessering, lager, feil, bevegelse og kompetanse. Disse skal vi komme nærmere inn på i en kommende artikkel. Uansett — Lean og forbedringsarbeid handler om å identifisere disse formene for sløsing og fjerne dem, nettopp for å effektivisere prosessene. Sløsing i Lean handler om måten vi produserer våre varer og tjenester på, og vi ser at alle de åtte sløsingskategoriene også resulterer i miljømessig sløsing.
Miljømessig sløsing handler om hva produksjonsprosessene genererer av avfall, eksempelvis luftforurensing, materialsvinn og kjemiske utslipp. Ved å innføre en bærekraftslinse i arbeidet med Lean klarer vi lettere å identifisere sløsing som også gir en miljømessig belastning. Slik kan vi skape verdi for kunden samtidig som vi utnytter ressursene våre best mulig. Avfallspyramiden illustrerer dette på en god måte.
Avfallspyramiden viser prioriteringene i norsk avfallspolitikk og EUs rammedirektiv for avfall. Målet i avfallshierarkiet er at alt avfall som kommer ut av prosessene våre skal behandles så nært toppen av pyramiden som mulig. Og det finnes mange eksempler på både kostnadsmessig og grønn sløsing i form av miljømessig belastning. La oss ta materialgjenvinning som eksempel; klarer vi å gjenvinne materialavfall fra produksjonen er det bedre enn å brenne det for å lage strøm og varme — men klarer vi å effektivisere produksjonen vår på en måte som gjør at vi reduserer materialbruken i utgangspunktet, har vi kommet enda lenger.
Et selskap som har funnet en god måte å unngå å skape avfall er Northern Playground som spør sine kunder om de faktisk ønsker produktet før de produserer. Høsten 2020 har de blant annet spurt markedet om de vil ha en høyhalset genser i Merino ull og produserer den bare hvis nok av deres kunder forhåndsbestiller.
Ved å gjøre som Northern Playground og redusere bruken og avfallet helt fra starten av kan vi bevege oss oppover i pyramiden, og dermed få mest mulig ut av ressursene vi legger inn i produksjonen vår. Og det er derfor Lean og bærekraft henger så tett sammen — Lean er et verktøy som kan hjelpe oss å ta tak i nettopp det øverste nivået i avfallspyramiden.
Hvordan bruke Lean for å bli mer bærekraftig?
I Sprint har vi lang erfaring med arbeid med Lean, og opplever ofte miljømessige effekter som en bonus. Men dersom man introduserer en grønn linse i arbeidet, mener vi at effektene blir enda større. I dette avsnittet presenterer vi en fremgangsmåte for hvordan man kan gjøre nettopp dette. De ulike punktene gjøres ideelt i rekkefølge, men kan også stå alene.
🗺 Kartlegg prosessene
Det første steget vi anbefaler er å kartlegge prosessene. Når vi bruker Lean som verktøy for bærekraft er det lurt å starte med å gjøre en vurdering av hvilke prosesser som har det største avtrykket for deretter å jobbe videre med forbedringer i disse prosessene.
Lean er relevant for alle typer selskaper og prosesser, og hvilket avtrykk som er størst vil variere fra bransje til bransje. Eksempelvis har bygg og anlegg ofte utfordringer knyttet til avfall, klesindustrien har utfordringer knyttet til overproduksjon og transport, mens IT-selskaper har mest å hente på serverbruk og effektive algoritmer.
Når du har valgt hvilken prosess du ønsker å forbedre, kan du gå videre med å kartlegge denne mer i detalj. Hensikten med å kartlegge prosessen er å få en felles forståelse for hvordan den fungerer, gjøre det enklere å identifisere sløsing og skape motivasjon.
Samle gjerne alle deltakerne i prosessen for å gjøre dette. Da sikrer man at prosessen tegnes slik den faktisk fungerer, og ikke sånn den er beskrevet i eventuelle rutiner. I tillegg til at det er både gøy og lærerikt å bli involvert!
Dokumentering av prosessen kan gjøres på mange måter. Det viktigste er at det gir oss innsikt og synliggjør områder der vi forventer at det er stort potensial. En metode vi har erfaring med at fungerer godt i arbeid med bærekraft er verdistrømskartlegging, som vist i figuren under. Tegningen viser aktivitetene i prosessen etter hverandre, og nederst er det en tidslinje som viser tiden brukt på hver aktivitet og mellom hver aktivitet. Når vi ønsker å vurdere hvor bærekraftig en prosess er, introduserer vi bærekraftsparametre i tillegg, som for eksempel CO2. Andre relevante parametere kan være vann og farlig avfall.
🔎 Identifiser sløsing
Et av formålene med å kartlegge prosessen er at det gir oss et godt startpunkt for å identifisere sløsing. Noen eksempler på hva du kan oppdage er transport over lange avstander og høye utslipp som følge av dette. Eller kanskje du oppdager at det er mye feil og omarbeid i en av aktivitetene som fører til avfall og mer bruk av maskinene enn nødvendig. Prosessen du har tegnet synliggjør altså hvilke aktiviteter som gir det største miljømessige avtrykket som vist i figuren under.
I tillegg til å analysere prosessen du har kartlagt, anbefaler vi å dra på skattejakt i arbeidslokalet og se om du finner noen av de åtte sløsingsformene. Se på sløsing som skjulte diamanter — dersom vi klarer å identifisere dem, har vi funnet muligheter for å gjøre driften mer effektiv, bærekraftig og lønnsom! Et eksempel på hva du kan finne er overskuddsmateriale, farlig avfall, materiale som ligger i kø og venter på å bli prosessert og som kanskje er pakket inn i store mengder plast. Eller om du jobber på et kontor, så kan det være at deler av skattejakten bør gjøres på PC-ene og at man for eksempel finner store mengder duplikater av filer.
♻️ Sett bærekraftige prosessmål
Mange selskaper som jobber med operasjonell forbedring opplever bærekraftseffekter som en velkommen bieffekt. Ved å aktivt sette bærekraftige mål for arbeidet med Lean får vi enda høyere effekter. Det er fordi vi skaper bevissthet rundt at bærekraft er et av målene med forbedringene og dermed prioriterer tiltak som fremmer bærekraft.
På samme måte som vi velger den prosessen som har størst potensial for å oppnå grønne effekter, velger vi de målene som er mest aktuelle for prosessen vi har valgt. Noen eksempler på måltall vi kan bruke for bærekraft er mengde farlig avfall, mengde luftforurensing, energibruk, antall produksjonsfeil, antall varer på lager, antall kjørte mil og mengde materiale kastet.
Selv om vi har tilført arbeidet med Lean en grønn linse, betyr ikke det at vi skal kutte ut alle andre mål. Det er fortsatt viktig å måle ledetid og kvalitet, og heldigvis henger de ofte tett sammen med målene satt for bærekraft.
Et selskap som jobber mye med Lean og bærekraft, og som på en imponerende måte måler og følger opp utslippet sitt er Kolonial.no. For å møte kundenes ønske om bærekraftige produkter, jobber de målrettet og systematisk mot å redusere avtrykket sitt. De lagde sitt første klimaregnskap etter 2018 og lærte da hvor de hadde størst utslipp. I figuren her ser dere Kolonial.no’s regnskap på CO2-utslipp fra 2019, og hvordan de har fordelt utslippene fra hele butikken på kategoriene direkte utslipp, elektrisitet og varme, kjøpte varer og tjenester og plastikk- og papirposer. I 2019 sparte de 41 tonn CO2 på smartere ruter og tettere leveranser, noe som tilsvarte 9 % av alle utslipp knyttet til transport.
💡 Forstå problemene og identifiser tiltak
Ved å kartlegge prosessen, identifisere sløsing og sette bærekraftige prosessmål har vi lagt et godt grunnlag for å fjerne de problemene som gjør at vi bruker flere ressurser enn nødvendig i vår verdiskapning. Nå begynner arbeidet med å eliminere sløsingen, noe vi gjør ved å gjennomføre tiltak som har som formål å løse de problemene som resulterer i sløsing.
Det viktigste i dette arbeidet er at vi virkelig forstår problemene vi ønsker å løse. Hvis vi begynner å agere før vi har forstått problemet setter vi ofte i gang tiltak som retter seg mot symptomene, fremfor å gå inn i kjernen og løse de underliggende årsakene som gjør at problemet oppstår.
Innenfor Lean finnes det mange gode verktøy som kan hjelpe oss til å komme til roten av et problem, eksempelvis rotårsaksanalyse eller A3 som begge er metodikk som analyserer problemet i dybden før det utarbeides mål og tiltak som tar oss mot målet.
Begrensede ressurser gjør at vi alltid må prioritere for å sikre at vi får mest mulig effekt ut av innsatsen, og det er viktig at vi har et bevisst og transparent forhold til hvordan vi prioriterer. Ved å inkludere bærekraftsbetraktninger når vi prioriterer problemer og tiltak, kan vi få en viktig vridning som gjør at vi oppnår større effekter på alle tre bunnlinjer. Det finnes mye god metodikk som kan være støtte ved prioriteringer, eksempelvis vesentlighetsanalyser eller klassiske prioriteringsmatriser som vurderer effekt og innsats opp mot hverandre. En vesentlighetsanalyse synliggjør de områdene som er av størst viktighet for selskapet, slik at vi kan fokusere arbeidet der det utgjør størst forskjell — og dermed unngår å gå i grønnvaskingsfella.
🙋🏻♀️ Gjennomfør tiltak og lær underveis!
Når vi har en klar idé om hvilke tiltak som mest effektivt fjerner sløsing i våre prosesser, er det bare å sette i gang med gjennomføring av tiltak — og å lære underveis! Det er her det andre hovedprinsippet i Lean kommer inn, nemlig kontinuerlig forbedring. Ved å bygge en kultur hvor læring blir en naturlig del av arbeidet vil vi skape en superkraft som gjør at vi som selskap alltid blir litt bedre neste gang.
Hvis vi får til dette, vil våre ansatte hele tiden se etter nye og bedre løsninger på våre problemer. Da klarer vi som selskap også bedre å fange opp teknologisk og samfunnsmessig utvikling og nyttiggjøre oss av nye muligheter som åpnes opp. Et eksempel på teknologiutvikling fra bygg- og anlegg er digital tvilling, som vokser frem som et godt verktøy for å lære mest mulig uten å bruke mer material enn nødvendig. Et annet eksempel er Looping som utvikler miljøvennlig transportemballasje og leverer gjenbruk som tjeneste. Hvis Looping’s kunder ikke hadde fulgt med og søkt nye løsninger på sine emballasjebehov, så hadde de kanskje ikke funnet frem til denne løsningen som sparer både miljø og bedrift for betraktelig belastning.
Ved å skape en kultur for kontinuerlig forbedring hvor vi systematisk lærer, kan vi oppnå eksepsjonelle resultater over tid. Denne figuren viser den utviklingen vi ofte ser i våre Lean-prosjekter, hvor effektene fortsetter å øke lenge etter selskapene har avsluttet den dedikerte innsatsen.
Ved å bruke hele bredden i Lean som filosofi og arbeidsmetodikk kan vi oppnå positive effekter både i og utenfor selskapet. Gjennom denne artikkelen har vi vist hvordan Lean kan gjøre arbeid med bærekraft mer håndgripelig, og hvordan vi ved å inkludere bærekraftsdimensjonen i Lean-arbeid kan skape en “vinn vinn vinn»-situasjon som er bra for kunden, bra for selskapet og bra for miljøet.
Ta kontakt med Hanne dersom du ønsker å vite mer om hvordan du kan jobbe med Lean som en driver for bærekraft.
✉ Synes du det er interessant å lese det vi skriver om? Meld deg på nyhetsbrevet vårt og motta spennende lesning og invitasjoner til relevante webinarer rett i innboksen din.
