Smidig vs. tradisjonell prosjektmetodikk — hva er best?
Det kan være vanskelig å vite hvilken prosjektmetodikk man skal velge når man skal gjennomføre et prosjekt, enten det er tjenesteutvikling eller produktutvikling. Å velge riktig metode er kritisk for en vellykket prosjekt-gjennomføring. Vi vil i denne artikkelen se på noen viktige spørsmål du bør stille deg selv før du beslutter hvilken metode som er riktig for ditt prosjekt.
Det siste tiåret har prosjektmetoder innen Agile blitt svært populære på tvers av både industrier og funksjoner og det er flere gode grunner for det:
🔎 Ultrafokus på kunden og kundereisen
🧑🔬 Sørger for fleksible og tilpasningsdyktige strukturer for utvikling som baserer seg på eksperimentering og hyppig faktabasert læring
🏆 Bryter ned siloer og setter sammen høyt presterende team
Når man leser disse punktene, er det lett å spørre seg om ikke smidig prosjektmetodikk alltid er best. Svaret er nei — det kommer an på både eksterne og interne faktorer. Tradisjonell prosjektmetodikk kan være enklere, mer forutsigbart og mer effektivt gitt de riktige omstendighetene. Som nevnt innledningsvis skal vi i denne artikkelen se på noen viktige spørsmål du bør stille deg selv før du beslutter hvilken metode som er riktig, men først gir vi en veldig kort beskrivelse av de to ulike tilnærmingene.
Tradisjonell prosjektmetodikk (eksempelvis vannfallsmetoden)
Vannfallsmetoden er en lineær tilnærming til utvikling, ofte faseinndelt og levert sekvensielt. Man går ikke videre til neste fase før den foregående fasen er ferdig, verifisert og godkjent. Hvilke faser, aktiviteter og krav hver enkelt fase skal inneholde bestemmes i starten av prosjektet.
Smidig prosjektmetodikk (eksempelvis Scrum)
Smidig prosjektmetodikk er en iterativ, team-basert tilnærming til utvikling. Metoden har fokus på å levere små, fungerende deler av leveransen på hyppig basis — i tett samarbeid med kunden. Arbeidet er delt inn i sprinter, hvor hver sprint har en definerte tidsperioder på mellom 1–8 uker og inneholder en prioritert liste av leveranser, kalt Sprint Backlog, som igjen er prioritert ut fra en større total liste av leveranser, kalt Product Backlog.
Tre spørsmål du bør stille deg når du skal vurdere hva som er riktig metodikk for ditt prosjekt
1) Har prosjektet stor usikkerhet og kompleksitet?
Usikkerhet til løsningen og prosjektets kompleksitet handler om hvor mye informasjon du har om hvordan det endelige utfallet av prosjektet skal se ut og hva som skal til for å komme dit. Dette kan påvirkes av en rekke faktorer, som for eksempel graden av innovasjon, hvor mange ikke-lineære avhengigheter det er, informasjon om hva som gir forretnings- eller kundeverdi, funksjonalitet i produktet og så videre.
Jo lavere usikkerhet og kompleksitet prosjektet har, jo større sannsynlighet er det for at vannfallsmetoden er den riktige tilnærming. Metoden gir god forutsigbarhet og oversikt til alle involverte gjennom tydelig beskrivelse av planen, aktivitetene, omfanget og leveransene. Både prosjektdeltakere, kunden og andre interessenter enes om krav til løsningen allerede i starten av prosjektet. Metoden legger opp til en god og enkel styring med tydelige mål, enkel fremdriftskontroll og sikrer effektiv utnyttelse av ressursene gjennom ulike faser. En viktig forutsetning er at kravene og behovene ikke endres i løpet av prosjektets levetid. Det er både tidkrevende, kostbart og i noen tilfeller nesten umulig å endre planen dersom ny informasjon skulle tilsi det.
Jo mer usikkerhet og kompleksitet prosjektet har, jo viktigere er det at du har en smidig prosjektmetodikk som tilrettelegger for å kunne endre på planen etter hvert som man får ny læring gjennom hyppig testing og feedback. Læringen kan være knyttet til løsningen, andre interne og eksterne avhengigheter og krav. Smidig prosjektmetodikk lar deg kontinuerlig prioritere leveranser som kundene og andre interessenter til enhver tid mener er viktige, gjennom Sprint Planning og Sprint Backlog. På denne måten reduserer vi risiko for å bruke tid og penger på utvikling av leveranser som ikke gir verdi.
2) Har du all nødvendig informasjon om behovene og verdidriverne til kunden og andre interessenter?
Usikkerhet knyttet til kundens og interessenters behov har mye å si for hvilken prosjektmetodikk du burde velge. Jo flere kundesegmenter og interessenter, jo større sannsynlighet er det for at det eksisterer flere ulike behov og perspektiver for hvordan løsningen bør utvikles og hvordan det endelige resultatet bør se ut. Dersom det er stor usikkerhet knyttet til behovene og verdidriverne, vil hyppige tilbakemeldinger være viktig. Hvorvidt det i det hele tatt er mulig å få hyppige tilbakemeldinger fra kunder og interessenter, påvirker også valget av prosjektmetodikk.
For prosjekter der det er få kundesegmenter og interessenter involvert, og behov og verdidrivere er kjente og konstante, er vannfallsmetoden ofte det beste valget. Tilnærmingen innebærer at kunden og interessenter er involvert i starten av prosjektet for å enes om leveransene og kravspekken. Dersom disse ikke endres, vil det ikke være behov for å inkludere kunden og interessentene igjen før løsningen skal testes og implementeres mot slutten av prosjektet. På denne måten sparer man mye tid ved at man ikke trenger å kontinuerlig utforme og gjennomføre tester, samle inn tilbakemeldinger og kommunisere med kunden. Vannfallsmetoden vil ofte også være den foretrukne metoden dersom det er vanskelig å få tilbakemeldinger fra kunder og interessenter. Dette kan for eksempel være fordi man ikke har mulighet til å teste små deler av produktet eller fordi kunden ikke har tid eller interesse til å delta i testing og gi tilbakemeldinger.
Jo flere kundesegmenter og interessenter, og jo mer usikker man er på behov og verdidrivere, jo viktigere er det at du har en prosjektilnærming som baserer seg på å samle inn kundeinnsikt og agere på denne. I smidig prosjektmetodikk er det lagt opp til at man tester hyppig og får tilbakemeldinger fra kundene og interessentene etter hver sprint. Dette gjør at du hele tiden opparbeider deg validert informasjon om behov og verdidrivere. Metodikken har et effektivt oppsett for å hensynta denne læringen i prosjektstyringen gjennom kontinuerlig prioritering av arbeidsoppgaver og mål. I tillegg sikrer den at man bruker tiden på det som kundene og interessentene mener er viktigst, og på denne måten øker sannsynligheten for å utvikle en tjeneste eller et produkt som kunden virkelig vil ha. Den hyppige og tidlige testingen fører også til at man oppnår tidligere «time-to-market», og skaper kunderelasjoner og verdi allerede fra tidspunktet de første fungerende delene av tjenesten eller produktet er i markedet.
3) Hvor viktig er det at prosjektet består av tverrfaglig fagkompetanse?
Hvor mye tverrfaglig kompetanse som er nødvendig for å utvikle tjenesten eller produktet bør vurderes når du skal velge prosjektmetodikk. I denne sammenheng må man også vurdere hvilken kompetanse man faktisk vil få tilgang på, når og hvor mye.
I prosjekter der det er liten variasjon i kompetanse og ulik kompetanse vil være viktig på ulike tidspunkter, vil vannfallsmetoden ofte være et godt valg. På grunn av forutsigbarheten metodikken legger til rette for, er det lett å følge fremdriften og dermed også enkelt å involvere ulike typer ressurser og kompetanse på ulike tidspunkter i prosjektet. I tillegg inneholder alle faser ofte betydelig dokumentasjon og godkjenninger for å gå over til neste fase, noe som ytterligere forenkler «on-boarding» av nye ressurser. Metodikken kan altså føre til en mer effektiv utnyttelse av ressursene ved at man unngår å holde av alle potensielt viktige ressurser gjennom hele eller store deler av prosjektet — fordi man vet når man trenger dem. Et annet viktig argument for å ta i bruk vannfallsmetoden er at det noen ganger er den eneste mulige løsningen for å få tilgang til nødvendig kompetanse.
Jo mer tverrfaglig kompetanse som vil være nødvendig samtidig og jo mer usikkert det er når de må involveres, jo mer sannsynlig er det at en smidig prosjektmetodikk er riktig. I smidige team vil alle ressursene med ulik kompetanse jobbe sammen daglig. Dette legger til rette for verdiøkende sparring, håndtering av avhengigheter, ulike perspektiver og kontinuerlig planlegging og prioritering av nye oppgaver. Teamene er selvorganiserte, motiverte og har autonomi til å ta beslutninger basert på tilgjengelig innsikt og ny læring. Metodikken fjerner silotankegangen og gjør tverrfaglige beslutninger og valg mye mer effektive. Dette øker også samarbeidsevnen og fører til at man effektivt hensyntar ulike faglige perspektiver, behov og forutsetninger for videre utvikling.
Noen avsluttende tanker
Det er altså mye som påvirker hvilken prosjektmetodikk man burde velge. Som artikkelen beskriver, handler det om hvilken informasjon som er kjent og ukjent (om kompleksitet, løsning, kunden og kompetanse), og hvordan man mest effektivt bør agerer på denne informasjonen for å oppnå målet man har satt seg.
Vi ser at markedet i større grad enn tidligere er preget av hyppige endringer som følge ny teknologi, økt konkurranse og stadig økt kundemakt. Alle disse driverne vil påvirke valget av metode i retning smidig.
Vi ser likevel at det fortsatt er virksomheter som ikke har tatt i bruk smidig prosjektmetodikk — til tross for at det i nettopp disse virksomhetene kan være et enormt potensial i å endre måten å jobbe på. Vi ser også at flere virksomheter som har tatt i bruk smidig metodikk ikke oppnår de gevinstene de forventer. En av de vanligste grunnene for det, er at smidig prosjektmetodikk krever en ny type kompetanse og ledelse. I et smidig prosjekt er det ikke et tydelig omfang, ingen tydelig plan og stor usikkerhet knyttet til arbeidshverdagen og hvilke oppgaver og leveranser som skal gjennomføres. Dette setter store krav til prosjektleder/produkteier og en smidig coach til å evne å sette tydelige mål, skape engasjement og trygghet, utøve god teamledelse i et usikkert miljø, følge fremdrift og strukturere oppfølging av KPI-er og mål, og ikke minst være god på endringsledelse og kommunikasjon.
Ta gjerne kontakt med Simon for en ufomell prat dersom du vil lære mer om tradisjonell vs. smidig prosjektmetodikk.
✉ Synes du det er interessant å lese det vi skriver om? Meld deg på nyhetsbrevet vårt og motta spennende lesning og invitasjoner til relevante webinarer rett i innboksen din.
