Cómo hacemos la conferencia, parte 1: El lugar

Hace algunos años compartí la historia de cómo la StarsConf (ex StarTechConf) pasó desde ser una bonita idea a ser realidad. Hoy, con ya varias ediciones más en el cuerpo, algo hemos aprendido las 3 empresas co-organizadoras sobre cómo hacer una conferencia de este tamaño. Los resultados del 2017 nos dejaron muy satisfechos en términos de audiencia: ¡Por primera vez superamos los 1000 asistentes! También quedamos contentos con la calificación promedio que tuvimos (4 de 5 estrellas), aunque sin duda trabajaremos para ser mucho mejores que eso.

Pero este post no se trata del resultado de la última edición. Se trata de compartir con toda la comunidad la experiencia de organizar y producir el evento. O más bien, comenzar a compartirlo, pues un sólo post se quedaría muuuuy corto.

Antes de empezar: ¿Por qué diablos queremos compartir esta experiencia? La respuesta es simple y tiene dos partes:

1. ¡Nos encanta el espíritu open-source! Abrir el proceso le servirá a otros organizadores de conferencia. Ojalá lo que escribamos le sirva a otros para no tener que partir desde cero y re-descubrir los errores y lecciones que hemos tenido en 7 años. O quizás sirva como un template de cómo partir, para luego ir mejorando de manera focalizada cosas críticas. Pero no es puro altruismo: Sospechamos que abrir el “making of” también generará feedback y conversaciones valiosas con otros organizadores (y la comunidad en general) y resultará en más aprendizaje colectivo, que nos permitirá hacer una mejor conferencia.
2. Nos ayudará a documentar nuestros propios procesos y prácticas. Al organizar un evento de este tipo el “cómo” lo vas descubriendo en el camino (ninguno de nosotros es precisamente un experto en eventos). El conocimiento que se genera en ese aprendizaje suele quedar en la cabeza de quienes participamos (a prueba y error) de ese aprendizaje, con suerte documentado en algunos correos (con interesantes pruebas y también vergonzosos errores). Esta es una chance para que eso quede escrito y explicado en algún lado. No para ser el “manual” a seguir a rajatabla, pero sí para evitarle a otros miembros de nuestro propio equipo tener que re-descubrir el aprendizaje.

El Puntapié Inicial de una StarsConf

Con excepción del 2011 (en que no sabíamos mucho de cómo empezar esto), todas las StarsConf comienzan igual: definiendo el lugar (también conocido como el “venue”) y la fecha (que depende de dicho lugar). Todo termina girando en torno a estas dos piezas de información.

¿Quieres invitar a un charlista estrella? Pues tienes que hacerlo con 6 o más meses de anticipación y dar una fecha de cuando quieres que pase por tu país. Lo mismo para vender entradas: Nadie quiere pre-pagar para luego encontrar que no puede asistir en la fecha definitiva.

¿Quieres definir el formato del evento? Los horarios de funcionamiento del lugar y su infraestructura le darán forma a tu evento, desde cuántos tracks puedes tener hasta qué actividades puedes realizar (charlas, talleres, paneles, conversatorios, open spaces, exhibiciones, poster sessions, etcétera). Corolario: si te cambias de lugar, es muy probable que tengas que ajustar el formato.

¿Quieres cerrar auspicios? Lo que les ofrezcas (ej: espacio para un stand) tiene que ser factible en el espacio que consigues para el evento y tiene que balancear el interés del sponsor con los intereses de la audiencia.

¿Qué proveedores complementarios necesitas? Desde la comida y bebida (“catering”) hasta grabación de videos. Quizás algunos de estos servicios estén incluidos en el lugar, quizás sean opcionales o quizás sea obligatorio que los contrates con quien te arrienda el lugar (típico que pasa en los hoteles con la comida).

Así que a fines del 2016 (pensando en la StarsConf 2017) iniciamos justo ahí. Queríamos cambiarnos de lugar (por malas experiencias con la calidad de algunos servicios en el venue que nos alojó hasta el 2015) y todo el foco estuvo en conseguir esa alternativa. Las restricciones auto-impuestas: tenía que ser capaz de alojar al menos el peak de asistencia anterior (poco más de 800 personas), ser de fácil acceso en transporte público (metro) y permitir ejecutar 3 tracks en paralelo.

No encontramos nada como el auditorio de la USM (cuyo espacio puede alojar a 900 personas en configuración plenaria y se puede dividir en 3 salones iguales en cosa de 5 o 10 minutos), pero nos gustó la experiencia que el Centro de Extensión de la UC tenía con eventos (y las referencias que otros organizadores de eventos tenían de ellos).

La ubicación era muchísimo mejor. Y el mayor coste de arriendo se podía compensar con que la gran oferta de comida cercana hacía innecesario proveer almuerzo a los asistentes (en los alrededores del venue anterior no había literalmente casi ningún restaurante, por lo que en cada edición hasta el 2015 hicimos lo mejor que pudimos para suplir ese problema. En una ocasión fue insuficiente ese esfuerzo y la cagamos heavy. En otras zafamos, pero igual es suuuuper difícil darle en el gusto en comida a 800+ personas al mismo tiempo).

Así que nos lanzamos. Buscamos una fecha disponible entre fines de octubre y principios de noviembre (debemos eludir tanto los fines de semanas largos, los feriados locales, como los thanksgiving, o nadie de Estados Unidos querría venir) y nos quedamos con el 3 y 4 de noviembre de 2017.

¿Y recuerdan lo de más arriba, sobre cómo el lugar influye en el formato del evento? Nos pareció que la infraestructura permitía sin problemas alojar talleres en paralelo a las charlas, así que finalmente dimos el paso. Luego escribimos aquel post en que anunciamos la StarsConf 2017 y de ahí a noviembre fue súper fácil.

Mentira.

Fue desafiante, caótico, emocionante, frustrante, entretenido. Y hartas cosas más, que tanto yo como otros miembros de la organización les contaremos en futuras entregas de esta serie. Muchas cosas mencionadas al paso en este artículo (formato, speakers, venta, auspicios, proveedores, proyección de asistentes) merecen un post propio dedicado exclusivamente al tema. Y hay otros que ni siquiera mencioné.

Tenemos making of para rato. Stay tuned.