Introducción a OKRs: La importancia de forzar la reflexión estratégica
Sobre como el día a día puede impedirnos pensar estratégicamente. La importancia de crear espacios de reflexión. Introducción a los OKRs como herramienta para propiciarlos.
Quiero comenzar este post con una historia. Hace un par de años, tuve la oportunidad de hacer un MBA en el que durante una clase de estrategia, hicimos un ejercicio que estoy seguro no olvidaré.
El ejercicio se hacía por grupos, y consistía en sumar puntos realizando una serie de tareas que estaban listadas en la pizarra junto con la puntuación de cada una. Eran cosas sencillas, como hacer cuadrados, círculos, o aviones de papel durante 10/20 minutos. No habían muchas normas, pero una de ellas era que, durante el ejercicio, aparecerían algunas formas alternativas de conseguir puntos.
En clase éramos unas 25 personas, 80% ingenieros, así que os podéis imaginar que antes de dar comienzo el ejercicio, ya todos los grupos teníamos claro qué debíamos hacer para maximizar el número de puntos a conseguir. Y así fue que cuando comenzamos, todos nos enfrascamos en nuestras tareas perfectamente organizadas a modo de cadena de montaje humana.
Tal estaba anunciado, durante el transcurso del ejercicio, se anunciaron y se apuntaron en la pizarra un par de formas alternativas de acumular puntos. Al terminar, nos pusimos a listar qué habíamos hecho cada grupo. Por supuesto mi equipo quedó primero a base de pintar círculos cómo locos, pero eso no fue lo sorprendente.
Lo sorprendente fue levantar la cabeza, mirar la pizarra, y darnos cuenta de que las formas alternativas de conseguir puntos que se habían anunciado durante el desarollo del ejercicio eran más rentables que las originales.
Y, sin embargo, ningún grupo en toda la clase se detuvo un minuto a evaluar esas nuevas normas, porque lo único que nos importaba era hacer la tarea que ya teníamos asignada de la forma más eficiente posible.
Como os dije, esa clase la recordaré siempre, porque no me fue difícil trasladarlo a la experiencia que había tenido con mis socios en una empresa anterior, la cual tuvo bastante éxito inicialmente, pero que no supimos gestionar lo suficientemente bien.
No supimos gestionarla bien, entre otras razones debido a que estábamos tan absolutamente absortos con nuestro día a día, que no fuimos capaces de levantar la cabeza para analizar detenidamente qué nos estaba diciendo nuestro entorno.
Ese día aprendí lo absolutamente imprescindible que es que las empresas, los equipos, e incluso las personas fuercen la reflexión estratégica.
¿Cómo podemos forzar la reflexión estratégica?
Hay que hacerle hueco. Tan sencillo y tan complicado como eso.
Sencillo porque aparentemente no parece demasiado difícil bloquear un periodo de tiempo para poder evaluar si llevamos el rumbo correcto. Complicado porque nuestra propia naturaleza va a tratar por todos los medios que no hagamos.
Nuestra naturaleza va a tratar de impedirlo porque nuestro cerebro, en su afán de optimizar recursos, sabe que en las tareas que ya realizamos día a día no se va a encontrar sorpresas inesperadas, y eso le satisface tremendamente.
El problema es que, si no forzamos al cerebro a hacer ese esfuerzo, podemos tener la sensación de estar dejándonos la piel en el trabajo, y no estar contribuyendo significativamente a la empresa. De hecho, podemos incluso estar perjudicándola si resulta que estamos haciendo cosas que ya no deberíamos porque el entorno ha cambiado.
¿Cómo podemos entonces salir del modo piloto automático que tanto le gusta a nuestro cerebro? Personalmente, no trataría de convencerle, lleva las de ganar. Lo que podemos hacer es obligarnos a hacer esa reflexión utilizando herramientas que nos obliguen a romper la rutina del día a día.
¿La herramienta más sencilla posible? Mira tu calendario, bloquea 2–3 días de una semana cualquiera en la que tengáis disponibilidad. Busca una sala en un hotel fuera de vuestra ciudad y resérvala. Busca transporte y compra los billetes. No te reserves opciones de cancelación. No llevéis portátil, poned los móviles en modo avión. Hablad. Repetid una vez por trimestre.
¿Una herramienta más avanzada? Si os soy sincero, con hacer regularmente lo del punto anterior, ya tenéis cubierto el 80% del esfuerzo estratégico que tenéis que hacer. Os sorprendería la cantidad de empresas que no llegan siquiera a eso.
Si queréis obligaros a hacerlo, forzando además esa reflexión a todos los niveles de la organización, os recomendaría encarecidamente utilizar un framework de planificación y revisión de objetivos como puede ser OKRs (Objectives and Key Resources).
OKRs: Una introducción breve
No voy a entrar en mucho detalle sobre los OKRs porque me daría para 5000 palabras, pero os dejaré recursos al final de este artículo para quién quiera profundizar sobre el tema.
A modo de resumen os puedo decir que la metodología llamada OKRs la inventa Andy Grove, CEO de Intel, en los 70. Grove no estaba contento con la forma en la que los sistemas de establecimiento de objetivos funcionaban, así que ideó uno propio para Intel que entre otras cosas, permitió a Intel convertirse en la empresa líder mundial en microprocesadores, trono que aún ocupa hoy en día.
“There are so many people working so hard and achieving so little. — Andy Grove”
Los OKRs fueron un éxito para Intel, pero no se quedaron ahí. John Doerr, uno de los primeros inversores en Google (y un ex-Intel), sugirió a Larry Page y Sergey Brin implantarlos en el por entonces joven buscador. Así lo hicieron, y de hecho, Google es una de las empresas que más información ha publicado sobre el uso de la metodología.
El propio Doerr, en su libro sobre OKRs Measure What Matters, comenta cómo los OKRs de todos los empleados, comenzando por los del propio CEO de Google, están disponibles en la Intranet de la compañía para cualquier empleado que quiera consultarlos.
¿Por qué opino que los OKRs son un buen framework para forzar esa reflexión estratégica? Por varios motivos, entre ellos:
- Nos obligan a pensar y plasmar por escrito qué objetivos vamos a perseguir el próximo periodo
- Se establecen trimestral / mensualmente y se revisan continuamente
- Son públicos y accesibles por todos los miembros de la organización
- Son planteados de abajo a arriba favoreciendo la motivación y la consecución de los mismos
Definiendo objetivos en forma de OKRs
Los OKRs se dividen en dos componentes. Qué queremos lograr, el Objetivo, y la forma en la que vamos a medir su consecución, los Key Results o Resultados Clave.
Un ejemplo de OKR para un SAAS podría ser:
- Objetivo: Incrementar facturación en un 30%
- Resultado clave #1: Reducir churn rate un 10%
- Resultado clave #2: Aumentar tasa de conversión en un 20%
- Resultado clave #3: Aumentar tráfico vía inbound marketing en un 50%
A partir de los resultados clave, cada equipo debería derivar distintas iniciativas que les permitieran impactar sobre los mismos. Por ejemplo, para reducir el churn rate podríamos:
- Establecer sistemas para detectar usuarios cercanos al churn e iniciar conversaciones con ellos
- Mejorar nuestro on-boarding para visualizar todo el valor que aporta nuestra solución
- Introducir un sistema de incentivos por permanencia
Se revisan trimestral o incluso mensualmente
¿Recordáis la idea de bloquear tiempo cada trimestre para poder escapar del día a día? Los OKRs vienen por defecto con esta característica, y es que el ejercicio de plantear qué Objetivos y Resultados Clave vamos a perseguir en el futuro se hace, como mínimo, cada trimestre.
Al final del mismo, cada equipo se reunirá y evaluará el grado de cumplimiento de sus OKRs pasados y, con esa información, planteará los siguientes de cara al próximo periodo.
Trimestralmente es lo mínimo para una empresa consolidada. En una Startup recién creada un trimestre puede ser demasiado tiempo, así que os recomendaría hacer el ejercicio todos los meses.
Son públicos y transparentes
Los métodos de planificación de objetivos tradicionales no suelen ser transparentes, en el sentido que no hay ningún sitio dónde puedas consultar los objetivos de cada departamento o incluso cada individuo. Esto a veces puede dar lugar a situaciones absurdas, como descubrir que dos áreas de la empresa están empujando en direcciones opuestas sin saberlo.
Los OKRs por su parte son totalmente transparentes. Comenzando por los OKRs de la propia compañía, tanto los equipos como los empleados, deberían hacer públicos sus OKRs, de forma que cualquiera pudiera consultarlos para saber en qué iniciativas está centrado cada uno.
Y no sólo son transparentes los Objetivos y Resultados Clave, sino también el grado de consecución de los mismos el cual se debe actualizar periódicamente.
Por poner, un ejemplo, si uno de nuestros resultados clave era reducir el churn un 10% y lo hemos hecho un 3%, el grado de consecución del mismo será del 30%.
Tener toda esa información accesible para cualquier empleado, aporta tremendas ventajas tanto a nivel comunicativo, como a nivel de alineamiento. Y el alineamiento, puede ser la fuerza más poderosa dentro de una empresa.
Son planteados de abajo a arriba
En un modelo clásico de establecimiento de objetivos, la junta directiva decidiría los objetivos de la empresa, los cuales irían descendiendo en cascada de arriba a abajo sobre toda la organización.
Los OKRs en su lugar, se construyen de abajo-arriba. Son los propios equipos, y no directamente el manager, quiénes plantean sus propios OKRs para lograr conseguir los objetivos marcados por la empresa.
Con esto conseguimos que las iniciativas partan precisamente de aquellos que están más en contacto con el día a día del negocio. Por otra parte, al ser los propios equipos los que proponen sus propias iniciativas, el compromiso y la implicación por tratar de conseguirlos también es mucho mayor.
OKRs o no, lo importante es abrir espacios de reflexión
Los OKRs son sólo una herramienta. Lo importante es que seamos conscientes de la importancia de incorporar a nuestras rutinas alguna forma de reflexión estratégica.
El día a día puede ser una trampa fatal si no somos capaces de alejarnos de él, observarnos desde una perspectiva más amplia, y evaluar detenidamente si el rumbo que llevamos nos dirige realmente al destino que hemos trazado para nuestro viaje.
Este ejercicio, es imperativo que lo hagan las empresas y los equipos, y por ello nos hemos centrado principalmente en ellas, pero es importante destacar que los OKRs y la reflexión estratégica también se pueden aplicar a nivel personal. Christina Wodtke tiene algunos artículos interesantes a este respecto.
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Recursos sobre OKRs
Como os he prometido, aquí tenéis un listado con los mejores materiales sobre OKRs que hay en Internet.
- Measure What Matters (Libro). El libro de John Doerr dónde, entre otras cosas, cuenta la historia del nacimiento de los OKRs en Intel.
- Radical Focus (Libro), de Christina Wodtke. Un sencillo libro en formato historia con ejemplos prácticos de aplicación de OKRs.
- How Google set goals (Vídeo): Probablemente el vídeo más famoso sobre OKRs. Ojo porque es de 2013 y el propio autor ha comentado que hay ciertas partes relacionadas con los Key Results que hoy día ya hacen de otra forma.
- re:Work: Set goals with OKRs: Guía de Google sobre OKRs
- The ultimate guide to OKR: Perdoo es un SAAS de establecimiento de OKRs y su guía es una buena introducción a los mismos
- OKRs: The fundamentals, por Niket en Medium, que incluye una plantilla de OKR
- Agile Goal Setting with OKRs, artículo en infoq de Felipe Castro
- Appying OKRs, artículo de Dan North en su blog personal
Hasta aquí el post de hoy. Espero que lo hayas disfrutado y te animo a contactarme via Twitter en @simonvlc si quieres seguir la conversación. Si no quieres perderte ningún post en el futuro, ahora también puedes suscribirte a mi nueva lista de correo en Substack. ¡Gracias por tu tiempo, Simón!
