Notion y la gestión de proyectos en un estudio de diseño de producto

En casa de herrero, cuchillo de palo.

Hoy celebramos que lanzamos la primera versión de nuestra web, en este primer contacto apostamos por contar qué hacemos y en qué creemos.

En este viaje de 9 meses hemos aprendido, reflexionado y transformado procesos heredados del diseño gráfico, agencias convencionales y diseño de producto que hemos adaptado a nuestro propio modelo y cultura.

No hemos crecido en exceso, pero eso no nos preocupa, no es nuestra intención. Sin duda, nuestro mayor mantra es dar calidad por encima de cantidad y tenemos una estrategia clara para crear un modelo escalable y sostenible en el tiempo. Vamos, que abogamos por el buen hacer y el trabajo impecable.

Siempre hablamos de herramientas y formas de organizar el día a día, optimizar etc. Se habla de agile, Kanban, Scrum, Trello, pero… ¿Qué hacen los equipos pequeños? ¿Cómo trabajan de forma eficiente? ¿Cuáles son los problemas? ¿Qué hay de cierto en todo esto de agile? ¿Cuánto se aplica en realidad?

Después de probar herramientas como asana o trello nos dimos cuenta que llegabamos forzados en el proceso y la forma en la que se desarrollaban los proyectos. Slack permanecía impasible al igual que la gestión por mail. Trello, en cambio, acababa dejando boards abandonados a su suerte que morían por falta de inanición y movimiento.

10 problemas recurrentes que teníamos sin resolver

  • No había una visión de conjunto del proyecto/producto
  • La comunicación no estaba centralizada
  • Preguntas frecuentes contestadas por canales aleatorios
  • Demasiadas funcionalidades u opciones para gestionar tareas sencillas
  • Procesos asíncronos
  • Wikis sin lugar e importancia en la vida de un proyecto/producto
  • Tareas duplicadas por herramientas del cliente (Jira, Target process o similares)
  • Roadmap, backlog y retrospectivas en lugares distintos
  • Conocimiento deslocalizado del proyecto
  • Falta de visibilidad de los objetivos

Después de varios proyectos, conversaciones con amigos y lecciones aprendidas, decidimos pulir el modelo. Desde ahora facturamos y nos organizarnos por semanas/sprints. Con esta decisión arrancó el nuevo modelo y, así, el gran descubrimiento con Notion como hilo conductor.

¿Qué necesitábamos mejorar?

El proyecto/producto es el core, el eje central, el motor, la dínamo. Necesitamos una foto global y la compusimos de esta manera:

  • Deadlines
  • Enlaces (Dropbox, tipografías, assets…)
  • Objetivos
  • Detalles
  • Job Stories
  • Sprints
  • Notas y reuniones
  • Backlog

Es realmente útil tener a primer nivel los objetivos, deadlines, enlaces que siempre pide el cliente como el logo o la tipografía…

¿Sprints semanales? Cortar el proyecto por semanas

Por el camino aprendimos que nuestro proceso está vivo, que sin un backlog las horas se iban y con ellas nuestra rentabilidad. Sin una gestión de un backlog y un tramo de tiempo delimitado por objetivos, simplemente estábamos a merced de la incertidumbre del cliente y su flota de cambios sin encauzar.

Cada semana se planifica en función de los objetivos, revisando con el cliente y orquestando ese backlog a medida que las necesidades del proyecto avanzan y las incertidumbres se disipan.

Al estilo Kanban, siendo pocos y ayudándonos de slack y un bot que se encarga recopilar las dailys del equipo, nos desatascamos y agilizamos para llegar cada semana.

Equipo, roadmap y talento

La cultura nos estaba matando. Si la visión está en ser una boutique es fácil caer en no pensar en el tiempo y facturar. Gracias a la reflexión y aprendizaje reflejamos en Notion cada sprint, todos ellos conforman el roadmap donde tenemos una foto global de la actividad del estudio donde conviven productos propios, experimentos y productos de clientes.

Para gestionar nuestro roadmap, hace no mucho usábamos onroadmap, finalmente unificamos todo en Notion. Onroadmap es una herramienta muy sintética que ofrece una superficie en una línea temporal, esto ayuda a dimensionar la complejidad y los tiempos que se maneja en cada producto de forma muy directa y visual.

Si hablamos de talento, un diseñad@r que tenga ganas y curiosidad de conocernos tiene un manual de instrucciones hecho con cariño para hacerse una idea de qué se cuece dentro de mendesaltaren. En Notion recogemos lo necesario para entender cómo trabajamos, qué herramientas utilizamos y los recursos más importantes que hacen de nuestro día a día algo agradable.

Sin más dilación, compartimos con vosotros los design techniques del estudio con pelos y señales, lo que viene siendo, el meollo del estudio.

¿Qué puedes encontrar en nuestros design techniques?

  1. Flujo de trabajo (proceso)
  2. Organización de equipo (Notion en detalle)
  3. Organización de archivos
  4. Organización de Layers (Sketch, rounds, etc)
  5. Grid
  6. Implementación
  7. Referencias

Estamos encantados de recibir ideas y compartir experiencias. Es nuestra primera versión, como objetivo queremos mantener viva esta documentación.

Notion y el futuro

Notion es un producto que está en constante mejora, echamos en falta notificaciones contextuales y el poder asignar tareas, pero sabemos de primera mano que ya están trabajando en ello. Por el camino hemos remplazado las notas en Bear, las tareas en trello, los drive con accesos y cuentas, Thing para la microgestión, así tenemos la ventaja de acumular todo lo importante en un único lugar.

Todas las flores que le estamos echando a este producto no son pagadas, hablamos de él porque nos hace la vida muy fácil y queremos compartirlo. Gracias a Andres Botero por el descubrimiento.

Hay muchos conceptos que son algo técnicos, después de nuestro paso por Fever o Jobandtalent hemos aprendido de product managers a gestionar productos y esto lo hemos ido reflejando en nuestros procesos.

Conceptos como el roadmap, los experimentos o algo tan simple como el backlog los terminamos de asentar en productlab. De igual forma, compartimos aquí enlaces interesantes al margen de nuestros design techniques para poder profundizar en ello.

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