Condução de retrospectiva no formato remoto: dicas e atividades

A retrospectiva, segundo o Scrum Guide, é uma oportunidade para o Time Scrum inspecionar a si próprio e criar um plano para melhorias a serem aplicadas na próxima Sprint.

Esta cerimônia é uma das mais importantes em equipes criativas onde são gerados insights de melhoria e evolução, debatidos problemas e oportunidades. Não importa o framework ou o método que a sua equipe utiliza, dedique um tempo para que se crie um espaço de melhoria contínua.

Entretanto, vem a dúvida: como conduzir esses encontros quando estamos numa equipe distribuída, todos remoto?

A primeira dica que dou é: JAMAIS abandone retrospectivas apenas por estar remoto. É possível ter excelentes insights mesmo estando remoto.

Confira abaixo as principais dicas de condução desses encontros e quais dinâmicas adaptei para esse formato durante 1 ano e meio atuando como Agile Coach remoto.

Guidelines gerais para retrospectivas remoto:

Sugestão de plano de retrospectiva (Fonte: Fernanda Lorenzetti — STEP Coaching)

1. Planeje-se antes: considere uma pauta para o encontro e quais temas irá abordar, bem como quanto tempo você vai deixar dedicado a cada item. Deixe isso transparente ao time, assim eles podem te ajudar na facilitação do encontro. Eu normalmente uso essa estrutura de retrospectiva citada acima para ajudar.
2. Duração de 1h: no modo remoto existem mais distrações e portanto, exige mais atenção. Evite reuniões longas, mantenha o foco e tente não passar de 1h de duração: sim, é possível! Passar de 1h de duração desgasta todos os participantes. Use o timer visível para ajudar a controlar o tempo (a ferramenta Mural tem o timer como feature integrada).
3. Ferramentas de apoio: você vai precisar de um quadro branco virtual, para registro do andamento ou alguma outra ferramenta de energizer. Veja nesse post sobre Toolbox remoto as principais ferramentas de retrospectivas que sugiro utilizar.
4. Encontre a periodicidade ideal: aqui não há regra! Eu deixava mais flexível. Muitas vezes ao longo do dia surgiam oportunidades de debater melhorias, e então eu iniciava a facilitação. Normalmente eu puxava esse encontro quinzenalmente, mas verifique como fica melhor para você e sua equipe. Um ponto de atenção aqui: cuidado para que a frequência não seja desgastante onde vira uma reunião que devemos "fazer por fazer". Se o encontro não está tendo o valor adequado, reveja o objetivo, formato e periodicidade.
5. Câmera ligada sempre: isso vale para todos! Segundo pesquisa de comunicação, apenas 7% da nossa comunicação é verbal. Então se todos desligarem a câmera, você perde os outros 93%! Faça um acordo entre todos para que isso seja uma boa prática entre vocês. Eu gosto muito do Zoom como ferramenta para ver todos os participantes do encontro, além de ser simples de compartilhar a tela sem perder o contato visual com todos.
6. Priorize: Em pouco tempo de duração é necessário ser objetivo e priorizar os temas a serem discutidos. Ao longo do debate, você pode utilizar da técnica Dot Voting para filtrar os temas. O Mural também possui essa feature visível a todos os participantes.

Atividades

É importante o facilitador do encontro compreender o momento da equipe e escolher a melhor atividade para conduzir. Abaixo está a lista de algumas que utilizei por categorias e qual adaptação ao modo remoto foi feita.

Retrospectivas temáticas

Temos um problema evidente na equipe e então usa-se toda a duração do encontro para explorar o problema.

• Retrospectiva causa raiz: Utilizo o modelo da Knowledge 21. Adaptação: utilizei a ferramenta Mural onde desenhamos a estrutura dos porquês juntos.

Exemplo de retrospectiva causa raiz

• Explorar as métricas: Sessão para abrir um consolidado de métricas de fluxo e gerar reflexões. Planeje perguntas prévias para gerar insights. Adaptação: No Zoom compartilhar a tela mostrando as métricas seja em Powerpoint organizado pelo período ou na ferramenta de métricas (usei muito o Actionable Agile e recentemente o Corrello). No Zoom os participantes conseguem desenhar na tela compartilhada, aproveite essa interação para sinalizar os pontos de atenção.

Exemplo de métricas coletadas usando o Actionable Agile

Retrospectivas de ampliação de perspectiva

Muito mais do que apenas olhar o que foi bom, ruim e o que pode ser diferente (modelo padrão de retrospectiva possível de usar a ferramenta FunRetro), sugiro você instigar uma ampliação da consciência da equipe. E isso ocorre com vários tipos de técnicas de retrospectiva. Abaixo são algumas que utilizo.

Em todas, a principal adaptação que fiz foi utilizar uma ferramenta de quadro branco virtual (Mural, é um exemplo) desenhando e interagindo com postits virtuais.

• KALM: modelo do FunRetrospectives que estimula o que deve permanecer, adicionar, fazer mais e fazer menos.
• Barco e âncora: o que está prendendo o seu time de ser melhor? O que está indo de vento em popa? Esse modelo do FunRetrospectives é excelente para ampliar a mente.

Exemplo de retrospectiva barco e âncora

• Open the box: uma outra maneira de verificar o que deve ser adicionado, reciclado e removido da equipe. Esse modelo também é do FunRetrospectives.

Exemplo de retrospectiva open the box. À esquerda, em lilás, as ações definidas do encontro

• Happiness radar: identifica o nível de satisfação dos membros com algumas perspectivas da equipe. Esse modelo é do FunRetrospectives.
• 4Ls: estimula a pensar o que gostou, aprendeu, sentiu falta e desejava. O Furetrospectives apresenta nessas 4 dimensões, e para caber em 1h de duração, combinado à utilização do Happiness radar, utilizei apenas 2 Ls: licked e lacked conforme imagem abaixo. Para ser produtivo, priorizamos uma perspectiva da equipe para pensar nos 2Ls.

Exemplo de retrospectiva Happiness radar e 2Ls

Team Building

Dinâmicas muito importantes para conhecimento dos pontos fortes e fraquezas da equipes e fortalecer os laços entre os indivíduos bem como o objetivo que os une. Pode ser pauta de uma retrospectiva, por que não?

• Moving Motivators: técnica abordada pelo Management 3.0, sugere que cada membro compartilhe a ordem de seus motivadores pessoais. Adaptei as cartas num modelo no Mural e sugeri que cada membro, em cada raia, organizasse na ordem de preferência. Todos viam e interagiam na mesma tela.

Moving Motivators

• Roda do elogio: feedback positivo é extremamente importante na evolução da equipe. Usei o Mural para simular que os participantes estavam situados numa roda, e convidei a todos que escrevessem um elogio ao colega da direita e da esquerda nos postits amarelos. É importante deixar alguns minutos para que eles reflitam e então adicionem os postits. Após isto, cada um lê o ponto positivo diretamente à pessoa que deverá receber. Ao final, deixo livre para qualquer um compartilhar algum elogio que gostaria de fazer, mesmo não sendo ao colega "sentado" ao lado. Funcionou super bem!

Exemplo de roda do elogio remoto

Para conferir mais dicas sobre trabalho remoto e Agile Coaching acesse https://medium.com/step-coaching-consultoria .

E aí, curtiu? :)

Observação: a citação da ferramenta Mural não é publicidade. Ela realmente é muito boa. Aproveite que nesse mês (março 2020) ela está com 90 dias de free trial. :)