Att köpa webb — den stora guiden

Den här guiden har vi satt ihop för dig som ska beställa en webbplats, app eller annan nätbaserad produkt. Vi har utgått ifrån de erfarenheter vi har samlat på oss under alla de år som vi har verkat som leverantör inom området. Med den här guiden vill vi ge dig en knuff i rätt riktning mot ett lyckat digitalt projekt!

När vi på SthlmConnection först kommer i kontakt med våra kunder kan situationen se väldigt olika ut. Vissa av våra kunder vet bara att de har ett problem eller en satsning som behöver en digital lösning, utan att ha gått mycket längre än så. Andra har gjort gedigna förstudier och tagit fram en detaljerad kravspecifikation. Vad är bäst?

Det är alltid positivt om det finns ett bra förarbete inför ett webbprojekt, eftersom det ökar chanserna att man faktiskt bygger rätt sak i slutändan. Men det är också väldigt lätt att gå in alldeles för mycket på detaljer inför en upphandling, i tron att det är enda sättet att garantera ett fullgott resultat.

Vår erfarenhet är att det är först när vi börjar jobba tillsammans i projektet som det är rimligt att börja mejsla ut alla detaljerna. Beställaren kommer in med all kunskap om sin verksamhet och vi sitter inne på kunskap kring webb, digital strategi etc. Det är den kombinationen som är grogrunden för ett lyckat projekt.

Den typen av nära samarbete kommer inte alltid av sig självt. Det kräver ömsesidig tillit, och det kan vara svårt att etablera en sådan relation på kort tid. Det är inte konstigt om man som beställare känner ett behov av att styra processen genom att specificera slutprodukten så noggrant som möjligt i förväg, men det är inget bra framgångsrecept.

Branschen har förstått det vid det här laget, och bakgrunden till att agila projektmetoder har vuxit fram och tagit över i stort sett överallt. Jag tycker det är något väldigt sympatiskt med det — att det som skapar lyckade projekt inte är långrandiga dokument, utan starka mellanmänskliga relationer.

Vilket offertunderlag ska jag ta fram?

Så om man inte ska skriva en detaljerad kravspec — vad ska man göra då?

Ta ett steg tillbaka från lösningen och försäkra dig om att du har en så bra bild som möjligt av vad det är ni vill åstadkomma. Försök svara på:

• Varför gör vi den här satsningen? På vilket sätt ska det gynna vår verksamhet? Är det ens säkert att det är en digital produkt som är lösningen?
• Hur vet vi när vi har lyckats?
• Vilka är målgrupperna (tror vi) och vad har de för behov?
• Vad gör våra konkurrenter? Vilket av det de gör är bra respektive dåligt?

Man kan kalla det här för en första insiktsfas i projektet. Metoder som man kan använda är interna workshops, user stories, marknadsanalyser, användarintervjuer etc.

Ta hjälp eller göra det själv?

En digitalbyrå med strategisk kompetens erbjuder ofta beställarstöd, och kan med fördel komma in redan i det här skedet och ge er vägledning. Ju tidigare i processen ett samarbete kommer igång, desto större chans har beställare och leverantör att bli samspelta inför den kommande produktionen. Men du kan också välja att göra det här arbetet själv.

I omfattande projekt blir insiktsarbetet också stort, och man kan tala om att man gör en förstudie som mynnar ut i en projektplan. Om du väljer att involvera en partner i den här fasen är det inte alls säkert att projektplanen landar i något som den leverantören är bäst lämpad att producera. En seriös byrå rekommenderar lösningar som är bäst för projektet, inte det som ger byrån mer jobb.

Det kan rentav vara ett smart val att anlita en partner endast för att göra en förstudie, och sen låta den partnern hjälpa till att hitta en lämplig leverantör. Tänk i så fall på att inte låta den här fasen gå för långt åt lösningshållet innan ni väljer leverantör för kommande faser, eftersom den leverantören kommer att få sämre förståelse för de insikter ni skaffar er längs vägen ifall ni redan har landat i en alltför färdig lösning.

Offertförfrågan

Oavsett om ni gör en fullödig förstudie eller tar fram ett enklare dokument som ringar in problemställningen så har du nu ett bra underlag för att skicka ut offertförfrågan (anbudsförfrågan, RFP/RFQ) till webbyråer, digitalbyråer eller den typ av leverantör som passar bäst utifrån de slutsatser ni har dragit hittills om den tänkta produkten.

Några saker som är bra att få med i er förfrågan:

• Budget — det är värdefullt för leverantörerna att få åtminstone ett hum om budgeten för att se om de anser att projektet går att genomföra på en tillräcklig kvalitetsnivå. Det kan variera mellan byråer beroende på deras interna resurser, processer och verktyg.
• Tidsplan — för att leverantörerna ska kunna veta att de är tillgängliga.
• Faser och delprojekt — hur ser den långsiktiga planen ut, preliminärt? Vilka löpande insatser behöver ske efter den första projektfasen?
• Krav på leverantören — ni har sannolikt krav på er som ni också måste ställa på era leverantörer i sin tur. Det kan handla om personuppgifter och GDPR, säkerhetskrav, miljöpolicy, kollektivavtal etc. Tänk bara på att varje sådant förutbestämt krav kan vara ett hinder (litet eller stort) som kan göra att en byrå som hade varit perfekt för er avstår från att lämna anbud.

Bygg din shortlist

Förhoppningsvis kommer den byrå du väljer vara en nära samarbetspartner under en lång tid. Det är därför värt att lägga ner lite tid på att försöka hitta rätt.

Var ska man leta? Några idéer:

• Fråga dina bekanta. Det är alltid bra att kunna prata med någon som har jobbat med byrån själv.
• Finns det produkter som du har som förebilder? Undersök vilka byråer som har byggt dem!
• Google! Avgränsa utifrån specifika behov du har, geografi eller något annat.

Några grundläggande kriterier att ta hänsyn till när du sållar är:

• Profil — vilken typ av byrå är det, vad är deras specialitet? Har de tidigare case som liknar ditt projekt?
• Storlek — om din projektbudget för ett år utgör en stor del av byråns normala omsättning kan det vara en lite för sårbar situation. Om byråns omsättning tvärtom är mångdubbelt större än din budget kan det innebära att du prioriteras ner bland andra, större kunder.
• Tidigare projekt och befintliga kunder — kan du se dig själv bli en del av kundkretsen?
• Support och förvaltning — har de en fungerande process för detta?
• Stabilitet — har byrån funnits länge? Har den stabil ekonomi?
• Priseffektivitet — finns det möjlighet att få ett bra pris, till exempel om byrån är nyetablerad och behöver bra case?

Välj ut ett antal byråer att skicka din förfrågan till. Jag skulle rekommendera att inte skicka till mer än ca fem byråer.

Hur väljer jag byrå?

De olika byråerna kommer till att börja med uppfylla dina uppsatta kriterier olika bra. Du ska förstås också gå på hur väl de har förstått och svarat på din förfrågan. Har de hört av sig med frågor? Det är ett gott tecken anser jag. Vad fick du i så fall för intryck?

Se till att träffa alla byråer på din lista som uppfyller kraven. Jag tycker att det viktigaste förutom de grundläggande kriterierna är om du känner tillit till personerna som du får träffa. Vill du jobba med dessa människor framöver? Kommer ni kunna ha ett bra samarbete?

Be gärna om referenspersoner som du kan kontakta för att dels verifiera att byrån drivs av vettiga människor och dels få en bild av hur det är att jobba med dem.

Vad kostar det?

Prissättning är en komplicerad fråga. Vanligast är att byråer jobbar med ett löpande timpris, i kombination med budgetramar och estimat som man kommer överens om för ett givet scope. Estimat i utvecklingsprojekt är erkänt svåra att få rätt, så oftast måste antingen budgeten eller scopet vara flexibelt. Med andra ord finns det inte ett fast pris på ett förutbestämt resultat. Som beställare riskerar man att projektet helt enkelt inte går ihop sig om byrån inte gör ett bra jobb.

Olika byråer hanterar detta på lite olika sätt, och det är viktigt att prata om det ordentligt innan projektet drar igång. Vi förordar alltid en agil metod med full transparens och kontinuerlig uppföljning av hur projektet fortlöper för att tillsammans med vår kund kunna göra rätt prioriteringar löpande. Vi försöker alltid upptäcka alla eventuella komplikationer så tidigt som möjligt för att kunna agera på dem i god tid och på så sätt minimera risker.

Vi brukar också använda ett triangeldiagram för att prata med våra kunder om balansen mellan budget, tidsplan och kvalitet. Teorin är att det bara går att prioritera två av dem på en och samma gång. Tala gärna om för byrån hur ni prioriterar mellan dessa!

Vissa byråer lämnar kanske ett fast pris och tar delvis på sig en risk att inte få fullt betalt för all tid man lägger ner, men delvis finns också en möjlighet för dem att göra jobbet snabbt och få bra lönsamhet i projektet. Då gäller det att vara noga med att det inte går ut över slutresultatet.

Jag hoppas att du får nytta av den här guiden och att ditt projekt blir lyckat! Behöver du hjälp så tveka inte att höra av dig!

Den här artikeln baserar sig på en artikelserie vi skrev 2013 i det här ämnet, men är uppdaterad utifrån erfarenheter och kunskaper vi har skaffat oss sen dess.

Photo by kaleb tapp