Så lyckas du med möten på distans

Corona-pandemin har på kort tid fått stor påverkan på vardagen i Sverige. Många är plötsligt i en situation där de jobbar hemifrån, och att samarbeta på distans är kanske inte något man är van vid. Därför delar vi nu med oss av vår checklista för lyckade videomöten. Hoppas att den kommer till nytta!

Videomöten funkar ofta jättebra, men ibland kommer tekniken i vägen. Eftersom vi på SthlmConnection jobbar så mycket på distans är det viktigt att vi gör vad vi kan för att det ska funka bra. Här följer vår lista på saker som är bra att tänka på, och längre ner i artikeln listar vi också några gratis/billiga plattformar för videomöten.

Checklista för videomöten

• Använda hörlurar om du är själv. När en högtalare används blir det lätt eko och andra negativa effekter på ljudet. Är det fler än en deltagare som var och en använder högtalare blir problemet värre.
• Försök hitta ett par hörlurar med bra mikrofon, eller använd en separat mik. Mikrofonen i datorn är ofta hyfsat bra — prova gärna med en kompis och kolla vilken av dina mikar som låter bäst! Det går att välja mikrofon/ljudkälla inne i videoplattformen.
• Om du använder högtalare: stäng av din mikrofon (mute) när du inte pratar. På så sätt undviker man eko. Det är förresten en bra rutin även då man använder hörlurar, eftersom det lätt läcker in oönskat ljud när man inte pratar. (I Whereby som vi skriver om nedan kan man trycka på tangenten M för att slå på och av den egna mikrofonen snabbt.)
• Använd gärna en konferensmikrofon när det är fler än två–tre personer som sitter i samma rum. En vanlig datormikrofon är riktad och har svårt att ta upp ljud bakom/på sidorna. Ställ mikrofonen så nära dem som pratar som möjligt.
• Aldrig mer än en mikrofon och högtalare i ett fysiskt rum (om det inte handlar om utrustning som är särskilt gjord för detta och som är ihopkopplad i samma system)! Om flera än en dator som befinner sig i samma rum ansluter till mötet så är det viktigt att det bara är en av dem som har mikrofon och högtalare aktiva, annars blir det hemskt eko.
• Testa din setup några minuter innan mötet. Kolla:
  – Att internetuppkopplingen fungerar.
  – Att ljud som spelas på datorn hörs i hörlurarna/högtalaren.
  – Att mikrofonen fungerar. I datorns ljudinställningar brukar det finnas en “mätare” som ger utslag när mikrofonen tar upp ljud.
  – Testa med en kompis strax innan mötet om du vill vara helt säker på att det fungerar.
• Om ljudet ändå strular när du ansluter till mötet, eller efter en stund, kan du behöva starta om browsern eller appen.
• Se till att du har en stabil internetuppkoppling. Om den strular, var beredd att gå över på mobiluppkoppling. Om uppkopplingen är långsam, stäng av video under mötet, eller ställ in den på lägre kvalitet. Men använd gärna video så långt det går — det gör det lättare att veta vilka som är med på mötet och det underlättar kommunikationen.
• Undvika bullriga miljöer. Var extra noga med att stänga av mikrofonen mellan varven när det finns ljud runtomkring dig.
• Avsluta andra program/processer som är igång på datorn. Videomöten tar ofta rätt mycket kraft från datorn, och bilden kan hacka om din dator är överbelastad.

Plattformar för videomöten

Men till att börja med behövs en plattform att genomföra mötet i. Det finns många bra och gratis eller billiga lösningar. De allra flesta har också funktioner för att dela skärmen med övriga deltagare, vilket ofta är en viktig komponent i professionella möten. Några exempel:

• Whereby (tidigare Appear.in). En enkel webbaserad tjänst för videomöten, som också har en mobilapp. Den som anordnar mötet behöver registrera ett konto, men övriga kan ansluta bara genom att gå in på en URL som mötesledaren delar ut. Whereby är gratis, men bara upp till fyra deltagare — mer än så kräver att du har ett betalt konto.
• Zoom. En komplett och kraftfull plattform för videomöten, konferenser och telefoni. Det går att ansluta till ett möte utan att registrera sig eller installera något. Zoom har också avancerad skärmdelning som möjliggör saker som parprogrammering eller andra typer av samarbete. Från gratis till dyrt beroende på behov.
• Hangouts Meet. Googles lösning för videosamtal och möten, som ingår i tjänsten G Suite. Tjänsten är väldigt kraftfull och kan användas i webbläsaren eller via en app. Mötesarrangören kan bjuda in externa deltagare via en länk. Det går att ringa in till mötet via ett specifikt telefonnummer och en kod, och det går att integrera med videokonferensutrustning. För att hjälpa till i dessa Corona-tider bjuder Google just nu på diverse premiumfunktioner i tjänsten.
• Skype och Teams. Microsoft har två olika lösningar för videosamtal med en eller flera personer. Båda kan användas gratis men det finns också betalversioner med fler funktioner. Det finns också gott om konferenshårdvara som funkar ihop med Microsofts lösningar.
• Slack. I denna mycket populära chatlösning för team finns också en inbyggd funktion för videosamtal med upp till 15 deltagare.
• Facetime, Whatsapp och Messenger kan också nämnas. De är i grunden meddelande-appar, men har också stöd för videosamtal. Dessa är mer begränsade, men kan vara smidiga att ta till ibland eftersom så många redan använder dem.
• Sneek. Ett bonustips som kanske egentligen inte faller in i kategorin lösningar för videomöten. Poängen med Sneek är att försöka återskapa känslan av att befinna sig i samma rum som dem man arbetar med. Det sker genom att man har ett fönster med bilder på alla medarbetare som är anslutna. Bilderna uppdateras med jämna mellanrum via webbkameran (och man kan själv styra detta om man tycker det är jobbigt att avslöja vilka konstiga ansiktsuttryck man får när man jobbar). Trycker man på en bild på en kollega drar man direkt igång ett videosamtal med den personen. Andra kollegor ser detta och kan ansluta lika enkelt om de vill höra vad som står på.