Principais erros que cometi usando OKR

ANTONIO AMARAL MOREIRA

Published in

stonetech

12 min readFeb 5, 2019

Alguma vez você quis ser mais produtivo no trabalho?

Gostaria de resolver os problemas de comunicação e alinhamento da sua empresa?

Já pensou em aumentar o engajamento e a motivação das pessoas que trabalham com você?

Se respondeu sim às três perguntas acima, você provavelmente já se deparou alguma vez na vida com a sigla OKR, o método que ajuda a trazer foco, alinhamento e visibilidade.

Comecei a me familiarizar com o assunto em 2014 e desde então já participei da implementação do OKR em algumas empresas de tecnologia (de diferentes tamanhos), algumas deram certo e outras foram um desastre. Ao longo desse tempo, conheci várias pessoas que vivenciaram a mesma oportunidade em outros lugares e pude compartilhar experiências e aprender ainda mais.

É cada vez maior o volume de conteúdo disponível sobre OKRs. Muitos profissionais bastante capacitados já produziram muitas coisas interessantes sobre o assunto (inclusive, no final do artigo irei indicar meus conteúdos preferidos sobre o assunto). O que é, como isso surgiu, como começar, por que as pessoas usam, o que comem, onde dormem…Enfim, já existe muita coisa pronta para aprender.

Infelizmente, quando eu comecei não tinha tanto material assim e aí bati com a cara no muro muitas vezes cometendo diversos erros e demorando bastante até aprender. Pensando nisso, compilei os principais erros que cometi ao longo dessa jornada para ajudá-lo a cortar caminho e não repetir as mesmas trapalhadas. Também aproveitei para dar algumas sugestões de como fazer melhor do que eu fiz. Bom, vamos aos erros:

Confundi tarefas com key results (KRs).

Esse é talvez o mais comum dos erros. Lembre-se: o que realmente importa é alcançar o resultado de sucesso e não cumprir seu checklist de tarefas. Quando fazemos um planejamento robusto, temos a tendência de já pensar no “como” e em tudo que precisaremos fazer para alcançar nossas metas naquele período.

O que aprendi é que não devemos chamar nossas tarefas de KRs. Foque aonde você quer chegar, qual resultado você quer alcançar e descubra ao longo da jornada como fará para chegar lá. Provavelmente após seus encontros de planejamento já terá uma ideia da longitude e latitude, mas se você vai chegar lá de navio, barco, foguete ou patinete elétrico você só irá descobrir ao longo da jornada.

O Garrincha já tinha cantado a bola que era preciso combinar com os soviéticos, pois já ter na largada do trimestre um plano de ação com tarefas completamente desenhadas poderia ser um tiro no pé. Se todas as variáveis dessem absolutamente tudo certo, seria um sucesso. Mas se algo saísse fora do planejado, o time teria pouco tempo e agilidade para rever o percurso e mudar o plano. O problema é que quando fazemos um planejamento de longo prazo, a única certeza é que alguma coisa não acontecerá conforme o planejado.

Se você riscou todas as pendências do seu to-do e o resultado esperado não aconteceu, significa que você não teve sucesso. Provavelmente, sua lista de tarefas (que nada mais era uma lista de hipóteses) não foi bem planejada ou executada. Não se esqueça que para traçar um alvo, será necessário pensar sempre em três itens: uma direção (onde você quer chegar), um valor (quão longe você quer ir) e prazo (no caso o período onde o OKR vai rodar).

Definir um alvo = direção + valor + prazo

Não pense que isso é uma invenção de uma ferramenta nem tão moderna assim chamada OKR, esse é o mesmo princípio seguido desde que inventaram o método científico no século XVI.

Tenha bem claro qual é o resultado que você quer obter, formule suas hipóteses, teste rápido, valide mais rápido ainda e corrija o rumo se for necessário. Seja ágil e gaste pouco!

Achei que quanto mais OKRs, melhor.

Sabe quando você se empolga com o planejamento e acha que seu ano inteiro vai caber dentro de um trimestre? Cuidado para não gastar sua energia se dividindo em várias atividades e não conseguir focar no que é prioritário. Apesar de todo KR ser necessariamente um indicador, nem todo indicador é um KR.

Aprenda a fatiar suas entregas e não confunda ser data-driven com ser um maníaco dos indicadores. É ótimo que você queira acompanhar sua performance por meio de dashboards super detalhados, mas saiba discernir quais métricas você quer somente deixar no seu radar e quais você quer depositar seu tempo para alterar o ponteiro dela naquele trimestre. Somente estas últimas deveriam ser seus KRs. Escolha de preferência 3 e no máximo 5 key results. Assim fica mais fácil focar!

Envolvi o time no planejamento dos OKRs, mas não no acompanhamento.

Durante o planejamento é importante ter atenção, reunir o time, criar objetivos aspiracionais e traçar key results precisos e quantitativos.

Definitivamente, planejar e escrever os OKRs dá trabalho. Mas não é nem de longe a parte mais difícil que você deveria se preocupar. O que muitos desprezam ou pouco fazem é em acompanhar (de verdade) eles ao longo do trimestre. O que normalmente acontece é que não se define:
- quem fará o acompanhamento dos OKRs: cada um terá um dono ou será compartilhado?
- qual será a frequência que ele será acompanhado dado que tenho indicadores que meço diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, bimestralmente…?
- acontecerão encontros regulares para discutir o andamento dos OKRs e priorização de validação de hipóteses?

Boas práticas para uma reunião de acompanhamento de OKRs:

O que normalmente acontece é que no momento da implementação do OKR é depositada bastante esperança de que as coisas irão melhorar e com o passar do tempo, a iniciativa vai ficando desacreditada e sem fôlego. Até que em um dia, alguém se dá conta que todos já esqueceram aquilo.

Aprendi que cada time e líder tem o seu ritmo e que não existe receita de bolo, mas essas premissas funcionaram para mim várias vezes para realizar o acompanhamento:

1) Faça uma reunião de acompanhamento de OKRs com seu time com a frequência semanal ou quinzenal, no máximo com 1 hora de duração. Já deixe essa reunião agendada para evitar que alguém se esqueça ou confunda os horários;

2) Cada key result tem 1 dono, mesmo que ele seja compartilhado entre várias pessoas, uma pessoa deve ser a única responsável por falar por ele na reunião e, logicamente ter autoridade sobre o assunto;

3) O dono do key result deve se comprometer em gastar no máximo 10 minutos da sua semana atualizando seus OKRs na sua ferramenta de controle (mesmo se o input da contabilização da métrica for automático, essa pode ser uma forma de forçar todos a terem accountability por esse processo).
Nesse mesmo período de tempo, o dono do KR também deve classificar seu nível de confiança para atingimento do KR antes da reunião começar. Realmente já vi diferentes tipos de escala de grau de confiança, seja de 0 a 100%, cores de farol, emojis felizes e tristes e até score de força do DragonballZ…aprendi que desde que ele seja pensado de forma genuína e sincera, tende a funcionar ;)

4) A reunião só deve começar quando todos os OKRs já estiverem atualizados e devem ser priorizados aqueles que estão com menor índice de confiança de atingimento e os assuntos pendentes da semana anterior;

5) Lembre que essas reuniões tratarão do plano tático para: i.testar e formular hipóteses, ii. acompanhar o ponteiro do KR se movimentar e discutir reações ágeis de planos de ação que impactarão no resultado, iii. disseminar aprendizados, iv. levantar e remover impedimentos e v.melhorar o direcionamento, alinhamento e comprometimento da equipe;

Cada time tinha o seu próprio controle de OKR.

A partir do momento que o OKR passa a ser adotado por mais de um time e é implementado em vários squads, em diferentes áreas ou na empresa inteira é importante que existam alguns combinados que sejam seguidos por todos. Normalmente existe uma dúvida nesse início: qual a melhor forma de gerenciar os OKRs: uso de planilha ou algum software de OKR?

Cada vez mais, surgem startups tentando resolver esse problema e, de fato, tem produtos bem promissores surgindo. Apesar de existirem exceções, o problema é que a maioria desses fornecedores: ou ainda tem ferramentas limitadas com difícil usabilidade ou são incrivelmente caras. Já tive boas experiências com o uso de planilhas online compartilhadas principalmente em empresas menores e de menor complexidade. Talvez em empresas com times maiores e com mais complexidade, o software pode ser melhor para o longo prazo. Sentir segurança em depositar informações estratégicas da companhia, seja em uma planilha online ou em uma ferramenta é um tema sensível e que normalmente envolve vários tomadores de decisão.

Sinceramente, acredito que a escolha dependerá da aceitação e necessidades de cada empresa. A frequência de medição e acompanhamento também podem variar entre times (repito tente não fazer com que seja maior que quinzenal). No entanto, é crucial uma visão centralizada a partir de uma ferramenta única de controle para que todos possam ter acesso com total transparência e entendam como seus OKRs estão conectados com os OKRs de toda a companhia.

O que aprendi nesse assunto é que, independentemente se a escolha for por um software ou planilhas, o que importa é que a equipe (inclusive o líder) esteja engajada, seja disciplinada e tenha vontade genuína em fazer dar certo. Caso contrário, provavelmente a planilha ou o software se transformarão em vilões pelo método não ter funcionado.

Defini OKRs que envolviam outros times e esqueci de avisar eles.

O que parece óbvio merece ser dito, pois até isso já errei. Como o OKR é uma ferramenta de alinhamento é importante não se esconder em uma caverna ao escrevê-lo. Quando for definir os OKRs é fundamental garantir que exista um planejamento macro para a Companhia e quando cada área for planejar seus OKRs, tudo deve estar conectado. Mesmo que você adote a estrutura organizacional de “comando descentralizado”, não confunda isso com ter várias ilhas sem comunicação e objetivos em comum dentro da mesma empresa. Afinal, do que adianta se sua equipe comemorar uma pequena vitória e a empresa inteira perder?

Mas partindo do pressuposto que sua organização já possui um planejamento macro, ao desdobrar os objetivos globais da empresa para diferentes times, é comum que estas equipes pensem em traçar objetivos compartilhados entre si. E isso é ótimo, pois aumenta o trabalho em equipe e direciona todos a trabalharem na mesma direção. No entanto, algumas situações comuns acabam acontecendo que podem gerar problema:

1) A primeira obviamente é quando um time busca fazer um OKR compartilhado e realmente não combina o jogo com a outra equipe. O que normalmente acontece é que durante o trimestre, alguém lembra que para determinada entrega acontecer, ela depende da outra equipe fazer tal coisa. Na maioria das vezes, essa equipe também fez seu próprio planejamento e eventualmente pode estar com outras prioridades e um roadmap completamente assíncrono. Para que o resultado de um OKR seja compartilhado, os esforços também precisam ser.

2) Existe uma outra situação que acontece quando os times combinam diretrizes compartilhadas mas não calibram o número do key result em conjunto. Na prática, isto significa: “temos o mesmo sonho, mas não alinhamos em conjunto como saberemos se alcançamos esse sonho”. O problema disso ocorrer é o risco de uma equipe projetar um valor alvo de forma independente que seja irreal e se frustrar por não alcançar pelo fato de não ter alinhado previamente com uma outra área.
Outra consequência do key result não ser bem costurado é que cada área pode divergir bastante sobre as melhores formas de alcançar aquele resultado, ou então barras de exigência diferentes para determinar se estão mais próximas ou distantes de alcançar o objetivo.

3) É importante pensar também em casos onde alguma área pode ser impactada negativamente se o resultado que você almeja for alcançado. Existem situações como essas que acontecem com frequência e muitas vezes não percebemos. Por exemplo, se o comercial definir uma meta de receita e o time de operações ou tecnologia não conseguir entregar, seja porque não estava preparado ou porque estava desenvolvendo um novo produto, a consequência será de vender algo e não entregar, dizendo “adeus para sempre” ao cliente. Outro exemplo, é que em algumas situações, o vendedor pode ser estimulado ao aumentar a venda e, ao ser estimulado a vender “a qualquer custo” pode comprometer a margem operacional da companhia, por não ter alinhado a estratégia de precificação corretamente com o financeiro.

Defini meus OKRs, mas não sabia como medir eles.

Atenção senhoras e senhores! Cuidado com essa frase tentadora: “Tive uma ideia genial, vamos colocar esse KR porque ele será muito importante para a gente. Não sabemos ainda como medir, mas a gente vai dar um jeito um jeito ao longo do trimestre”. Muitas vezes a ideia pode ser ótima mesmo, mas se você não sabe como medir, não coloque como KR no trimestre. Essa é uma lição dura, dolorida e que insisti várias vezes até aprender.

O que eu aprendi nesse caso é ao fazer isso:

- se você incluir um KR sem saber como medir, passa a mensagem para o time que é “aceitável” as pessoas gastarem energia em determinada atividade que você ainda não sabe como medir o sucesso. Logo, após o trimestre, como você saberá se obteve sucesso ou não? O que normalmente acontece é que esse KR é mencionado em várias reuniões de acompanhamento, todos olham para aquele indicador com desconforto e fazem cara de paisagem porque ninguém ainda começou a medir;

- além disso, você faz com que o time divida o tempo e energia de uma ação incerta com outros KRs tão importantes quanto, mas com maior facilidade de medir o impacto e sucesso.

-primeiro aprenda a medir ou definindo um indicador, depois no próximo ciclo de OKR transforme ele em KR para valer.

Achei que implantaria OKR tão rápido quanto o preparo do meu miojo.

Além de ter desenvolvido hábitos alimentares mais saudáveis, aprendi a ter paciência e a respeitar a curva de aprendizagem. Começar pequeno pode ser uma boa ideia. O primeiro passo pode ser escrever OKRs para o seu dia, depois sua semana, para um mês, até chegar no trimestre ou ano. Não se esqueça de nivelar o conhecimento do seu time para que todos se alfabetizem no assunto. Não dá para mudar uma cultura se todos não estiverem comprometidos e entenderem o porquê de estarem fazendo aquilo.

Se você chegou até essa parte do texto é porque provavelmente já usa OKR, ou está se inteirando no assunto. Já deve ter aprendido que escrever OKRs é uma arte e, uma não ciência. Leva tempo para acertar a mão e a única certeza que temos no início é que iremos errar e aos poucos iremos pegar a manha. Aprender a escrever meta é uma evolução constante para que possamos ser mais assertivos com o passar dos tempos ao mirar e acertar a pinta branca da mosca!

Para implantar o OKR no seu dia a dia, mergulhe de cabeça para dar certo. Ao longo do processo, será necessário fazer ajustes, pedir ajuda, trocar experiências. Alinhe expectativas internamente sobre o ciclo de aprendizado e evite abandonar a tentativa nas primeiras dificuldades.

Lembre-se que se em algum momento considerou utilizar o OKR, significa que já admitiu que voltar para o “formato antigo” utilizado pela empresa não seria um bom negócio. Começar simples e com as adaptações necessárias é um dos caminhos para uma adoção sem traumas.

Comecei com OKRs no meio do trimestre porque não me planejei com antecedência no anterior.

Existem coisas que já são conhecidas há muito tempo. O calendário gregoriano existe desde 1582 e é utilizado por praticamente todos os países. Desde então, os meses e dias continuam organizados na mesma sequência lógica. Da mesma forma, existem processos que acontecem há muito tempo nas empresas e todos sabem que existem: orçamento, metas e feedback. Mas mesmo assim, ainda existem gestores que desrespeitam alguns desses processos, seja atrasando os prazos ou até mesmo ignorando a necessidade deles. Gostaria de te fazer um pedido: não seja essa pessoa!

Independentemente se seu ciclo do OKR for mensal, bimestral, trimestral ou qualquer outro período, garanta uma cadência entre os ciclos onde todos terão: início, meio e fim. Minha sugestão é que no último mês do trimestre corrente, busque já fazer uma retrospectiva do que deu certo e errado e já comece a definir os OKRs para o próximo período para que você não comece atrasado.

Para usufruir os benefícios do método é importante não deixar essas fases atrasarem muito, pois é muito valioso aprender com o último ciclo e já colocar melhorias imediatamente. Se você demorar a fazer isso, provavelmente perderá o timing ou diminuirá o engajamento das pessoas que voltarão a se lembrar de como era trabalhar num mundo sem uma ferramenta que as ajudasse a provar direcionamento e alinhamento.

Quer saber mais ou dividir experiências? Me mande uma mensagem ;)

PS: Atualmente, estamos iniciando um processo de implementação de OKRs na tecnologia da StoneCo de forma mais estruturada. Sabemos que não será da noite para o dia, mas estamos ansiosos em ver o time adquirindo novos aprendizados sobre o assunto para ajudar a impactar positivamente a vida de nossos clientes.