Eine Anleitung für Online Design Sprints

Design Sprints in neuen Zeiten — eine Anleitung, um mit verteilten Teams Online Design Sprints durchzuführen.

Semih Aridogan
Apr 3, 2020 · 7 min read

COVID-19 stellt uns alle vor Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit. Wichtige Projekte werden auf Eis gelegt, die Suche nach neuen Arbeitsweisen im Home-Office gestaltet sich schwierig und herkömmliche Organisationsstrukturen greifen nicht mehr.

Wir bei Strive sehen die Krise als Chance, Beschleunigung statt Stillstand. Als Remote-Agentur setzen wir dafür auch auf Online Design Sprints. Dabei haben wir das bewährte Format verbessert. Dank Änderungen im Ablauf, moderner Tools und akribischer Vorbereitung, bleibt das Ergebnis innerhalb von 5 Tagen das Gleiche: eine validierte Lösung mit Hilfe eines Prototypen. Und das über physische Räume hinweg.

Falls du noch nicht viel über Design Sprints weißt und mehr erfahren willst, dann hier entlang.

Warum überhaupt Online Design Sprints?

Hier sind einige der Vorteile eines Online Design Sprints:

Größere Flexibilität. Nicht alle Teilnehmer*innen können reisen oder einen ganzen Tag für einen Workshop blockieren. Kürzere, ortsunabhängige Sessions ermöglichen daher eine viel größere Flexibilität. Die Teilnahme für das gesamte Team ist somit selbst in Zeiten von Home-Office einfacher.

Verändere deine Unternehmenskultur. Mit dem ersten Online Workshop zu starten erscheint den meisten wie eine Mammutaufgabe. Der Online Design Sprint gibt Teams aber Best-Practices und Strukturen an die Hand, die sie auch in der täglichen Arbeit mit verteilten Teams nutzen können.

Spare Kosten und Müll. Am Ende eines jeden physischen Workshops stehen wir vor einer Wand mit Post-Its, Skizzen, kleinen Klebepunkten und Papier. Nach dem Workshop verbringen wir dann viel Zeit mit der Digitalisierung der Ergebnisse — und werfen fast alle Überbleibsel in den Mülleimer. In einem Online Design Sprint ist bereits alles vollständig digitalisiert und kann leicht dokumentiert, aufgezeichnet und weitergegeben werden. Zudem entfallen Kosten für den Raum, Reisen und Verpflegung.

Die größten Herausforderungen

Eines Vorweg: die Durchführung eines Design Sprints bleibt auch online harte Arbeit. Denn der virtuelle Raum birgt ganz eigene Herausforderungen.

  • Geringere Beteiligung. Das Zusammenarbeiten in einem physischen Raum macht es allen einfacher, sich zu konzentrieren und zielgerichtete Ergebnisse zu produzieren. Alleine vor dem Bildschirm ist Facebook oder die E-Mail an die Kollegen*innen nur einen Klick entfernt. In verteilten Teams ist es damit deutlich härter die Konzentration auf einem hohen Level zu halten.
  • Technische Schwierigkeiten. Eine langsame Internetverbindung, stummgeschaltete Teilnehmer*innen, schlechte Mikrofone oder neuartige Tools machen jedes online Meeting zu einer Farce.
  • Ineffektive Zusammenarbeit. Klare Spielregeln im physischen Raum können schnell vermittelt werden, z.B. das Kleben von Post-Its, das Malen von Sketches. Im Vergleich dazu kann sich das Arbeiten im virtuellen Raum abstrakt anfühlen. Daher ist die Auswahl an richtigen Werkzeugen sehr wichtig.

Aber keine Sorge. In dieser Anleitung zeigen wir Dir, wie Du jede Herausforderung mit den richtigen Tools und Methoden elegant bewältigen kannst.

Die Online Design Sprint Timeline

Die Durchführung eines erfolgreichen Online Design Sprints ist von drei Faktoren abhängig: eine gute Vorbereitung, die richtige Auswahl der Tools und eine gute Moderation. Deshalb haben wir unsere Timeline für den Online Design Sprint angepasst:

Schritt 1: Vorbereitung

Einer der häufigsten Fehler, die bei Design Sprints gemacht werden, liegt in der Vorbereitung. Nebenwirkungen einer schludrigen Vorbereitung werden in einem Online Workshop deutlicher sichtbar. Während dieser zwei Wochen solltest Du daher das Problem mit Hilfe einer Problem-Präsentation spezifizieren, das richtige Team zusammenstellen, ein Design Sprint Briefing versenden und dein digitales Whiteboard vorbereiten.

Das Problem verstehen
Um das Problem mit Daten und Analysen zu belegen, müssen erstmal Gespräche mit Stakeholdern des Projekts geführt werden. Wichtige Fragen hier sind z.B. “Wer hat das Problem?”, “Worum geht es bei dem Problem?”,
“Wann tritt das Problem auf?”, “Warum ist es wichtig, das Problem zu lösen”
. Um diese Gespräche sinnvoll zu strukturieren, empfehlen wir einzelne Übungen aus einem Problem-Framing-Workshop. Im Anschluss erstellen wir die Sprint-Challenge und bereiten eine Problem-Präsentation vor, die zu Beginn des Sprints an Tag 1 vorgestellt wird. Ziel ist es ein einvernehmliches Problemverständnis im Team zu schaffen und Diskussionen zu verkürzen.

Das richtige Sprint Team zusammenstellen
Für einen Online Design Sprint empfehlen wir eine Teamgröße von 5 Personen. Wir haben die Teamgröße bewusst von maximal 8 reduziert. Zwar verringert sich dadurch die Anzahl an generierten Ideen, dafür ist die Moderation und der Flow vor allem für ungeübte Online Teilnehmer*innen angenehmer. Für die Zusammenstellung des Teams gilt weiterhin die Regel: Je diverser das Team desto besser das Ergebnis.

Ein Design Sprint Briefing erstellen
Sobald Du dein Traumteam zusammengestellt hast, solltest Du ein Design Sprint Briefing versenden. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das den Teilnehmer*innen zeigt, was sie während des Sprints zu erwarten haben. Es enthält einen Überblick über die Sprint Challenge, die grobe Agenda und eine Checkliste mit den zu erledigenden Aufgaben.

Das Online Whiteboard vorbereiten
Bereite dein Online Whiteboard mit Überschriften, Beispielen und Inhalten vor. Wir formulieren z.B. WKW-Fragen anhand der Problem Präsentation im Vorraus und lassen die Teilnehmer*innen ergänzen. Es ist viel einfacher für das Team, vorhandenes Material zu ergänzen als vor einer großen leeren (virtuellen) Wand zu sitzen. Das Team kann sich auf die Kernherausforderungen fokussieren ohne sich Gedanken über die perfekte Formulierung auf den Post-Its zu machen. Dies macht den Workshop-Ablauf reibungsloser und schneller.

Schritt 2: Warm-Up

Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer*innen wissen, wie die Tools funktionieren, gibt es das Warm-Up. Hier wird neben der Vorstellung des digitalen Whiteboards auch sichergestellt, dass die Technik korrekt eingerichtet ist. Das spart dir jede Menge Zeit und Ärger.

Wir führen dabei die Teilnehmer*innen durch das digitale Whiteboard und lassen sie schnell mit den wichtigsten Funktionen herumspielen. Dabei achten wir darauf, dass sie vor allem verstehen wie man durch den Arbeitsbereich navigiert, virtuelle Post-Its erstellt, kopiert und verschiebt und mit Hilfe von Dot-Voting abstimmt. Halte es dabei einfach.

Schritt 3: Durchführung

Für die Durchführung des Online Design Sprints empfehlen wir ein 5-tägiges Format. Montag, Dienstag und Mittwoch sind Workshop-Tage, an denen das Sprint-Team jeweils einen halben Tag lang verschiedene Übungen synchron und asynchron durchläuft.

Das Prototyping-Team übernimmt am Donnerstag, am Freitag werden die Benutzertests durchgeführt, um die Ideen zu validieren. So sieht unser Online Design Sprint aus:

Halte Online Design Sprints kürzer
Wir empfehlen die Dauer der Workshops kürzer zu halten. Es ist unheimlich anstrengend vor einem Bildschirm konzentriert zu bleiben — vor allem für Anfänger*innen. Wir begrenzen die Workshops daher auf 4 Stunden einschließlich Pausen und Puffer. Selbst mit Warm-Up, sorgfältiger Vorbereitung und mit erfahrenen Teilnehmer*innen, solltest Du 5–10 Minuten für das Einwählen einrechnen.

Übungen wie Lightning Demos oder das Storyboard können für den nächsten Tag asynchron vorbereitet werden, ohne dass jede*r gleichzeitig in der Videokonferenz anwesend sein muss.

Nutze die richtigen Tools
Zum Glück gibt es bereits eine große Auswahl an Tools. Hier unsere Favoriten und Alternativen:

Mural. Das Online Whiteboard unserer Wahl. Mural ermöglicht das Erstellen und Verschieben von Post-Its, das Hochladen von Sketches, die Abstimmung per Voting. Hier findet ihr ein Design Sprint Template, das auch wir gerne nutzen. Alternative: Miro.
Zoom. Video-Telefonie, Chatten, Bildschirme teilen und Sitzungen aufzeichnen. Wir haben mit Zoom, trotz einiger Privatsphärebedenken, die besten Erfahrungen gemacht. Alternative: JitsiMeet.
Basecamp. Das Tool, um die Projekte zu managen. Hier werden alle Notizen, Aufgaben und Fortschritte festgehalten. Alternative: Notion.
Figma. Prototyping live und mit dem gesamten Team. Alternative: Sketch.

Das Set-Up und die Moderation
Als Moderator*in (und falls möglich als Teilnehmer*in) ist es sehr hilfreich zwei Bildschirme zu haben: einen für das digitale Whiteboard (Mural) und einen weiteren für den Videoanruf (Zoom). Auf diese Weise kannst Du alle Teilnehmer*innen sehen und beurteilen, ob jemand verwirrt oder abgelenkt aussieht aussieht. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass die Teilnehmer*innen Ihre Videokamera eingeschaltet haben. Für einen Online Design Sprint ist das Pflicht.

Niemals ohne Co-Moderator*in
Ein Online Sprint bedeutet Sortieren, Aufräumen, Chats lesen, das Motivations-Level hochhalten, Übungen anmoderieren, Diskussionen leiten und vieles mehr. Das alles alleine zu koordinieren ist möglich, endet jedoch meist in einem Chaos. Um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu garantieren, nutzen wir deshalb eine zweite Person, die bei der Moderation unterstützt.

Schritt 4: Nachbereitung

Fast geschafft! Um das Sprint-Momentum nicht zu verlieren, solltest Du zeitnah die Ergebnisse aufbereiten und vor wichtigen Stakeholdern präsentieren. Die Ergebnispräsentation erfolgt gesondert in einer Videokonferenz und enthält eine Übersicht der Ergebnisse und konkrete Empfehlungen.

Probiere es aus!

Das sind die besten Tipps und Ratschläge, die wir in zahlreichen Online Design Sprints getestet und gelernt haben. Wir hoffen, dass dich dieser Artikel ermutigt, deinen ersten Online Design Sprint zu starten.

Noch unschlüssig? Hier findest du einen Erfahrungsbericht der EnBW zum Online Design Sprint.

✌️ Semih

Semih ist Gründer von Strive, einer Agentur für Digitale Innovation und Produkt-Design. Folge ihm auf Twitter, oder erfahre mehr auf www.strivestudio.de

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Written by

Design Sprint coach and founder of Strive, a new work studio.

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