仕事が遅い理由とその解決策

仕事が遅いと感じている人へ。

最近はどこか自分の仕事の速さに疑問が出てきたので、なぜ仕事が遅いのかを真剣に考えてみました。

以下、遅い理由と解決策を提示していこうと思います。まずは仕事が遅い理由に関して。

①情報処理能力が遅い
②機器の扱いに慣れていない
③無駄な時間が多い
④集中できていない
⑤PC周りの環境が悪い

以上の5つが挙げられましたが、一つずつ見ていきましょう。解決のしにくさについて、☆の数で難易度を示しました。星の数が多いほど、解決に時間がかかるという意味です。

①情報処理能力が低い☆☆☆☆

情報処理能力とは、情報を整理し、分析したことをアウトプットする力です。これが高い人は、仕事を覚えるのが早く、会議での意見をまとめたり、計画的に物事を進めます。

最適手段を選ぶので動きに無駄がありません。また、情報の選択が早いので、必要な情報だけを素早くキャッチします。

経験が物を言うと思いますが、解決策としては日頃から情報の選択を心がけることです。

例えば何か調べものをしていても、タイトルや抜粋で判断できるように日頃から意識しましょう。

本を読む時も1~10まで読むのではなく、目次を見て、自分が必要としている情報が書かれているページに直接アクセスするといった感じです。

②機器の扱いに慣れていない☆☆

PCやスマホ、コピー機やデジカメなどなどたくさんあると思いますが、そもそもこれらの機器の使い方に慣れていないことが原因です。

何をするにも説明書や使い方を調べていては作業が前に進みません。解決策はただひとつ、それらの機器に多くの時間触れて、慣れましょう。

また、ショートカットキーを覚えたり、タイピングを早くするだけでも作業スピードは大幅に改善されます。練習あるのみです。

③無駄な時間が多い☆

頻繁にメールをチェックしたり、スマホの通知をチェックしたり、休憩時間が無駄に長かったり、移動時間を無駄にしているパターンです。

メールやスマホであれば、1時間に1回しかチェックしないといったように習慣づけることが大切です。また、タバコを吸いに出たり、飲み物を買いに行ったりするのも、例えば10分以内に帰ってくるといったように時間を区切りましょう。

移動時間は、なんとなくスマホでゲームをしたり、Twitterを眺めるのではなく、スマホでできる仕事をささっと終わらせておくのが良いでしょう。メッセージのやりとりやメールの返信、その他情報のチェックはスマホでできます。

④集中できていない☆☆

環境が原因のパターンと自分が原因のパターンの両方が考えられますが、今回は自分が原因のパターンのみ言及します。

なぜ集中できないかに関しては、しっかり睡眠をとったり、適度な休憩、ガムを噛むなどの解決策が考えられます。

また、通知が来るものを避けておくのも一つの手でしょう。本当に必要な情報以外の情報が入るものは、通知をオフにしておくのが一番です。

⑤PC周りの環境☆☆☆

PCスペックが低かったり、ネット回線が遅かったりすると、本人の意思に関わらず自ずと仕事が遅くなります。

動作を軽くして作業を速くするためにも、PCを使う仕事の人は環境を整えることも重要でしょう。


いかがでしたでしょうか。今回少しだけ時間を使って考えたので、自分自身の振り返りもすることができました。まずは☆の数が少ないものから解決して行きたいと思います。

また、1点付け加えですが、仕事の優先順位の付け方も知っておくと良いでしょう。急ぐものと急がないものをしっかり区別することで、急な仕事にも対応できます。

常に自分の仕事の”効率”を振り返って、PDCAを回してみましょう。

ではでは。

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