การจัดการการประชุม
ในทุกๆ การทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นการทำงานกับเพื่อนร่วมงานภายในองค์กร หรือการทำงานร่วมกับลูกค้าซึ่งเป็นแบรนด์หรือองค์กรภายนอกต่างๆ มีหนึ่งสิ่งที่อาจกล่าวได้ว่ามีความสำคัญและเป็นปัจจัยที่ขาดไม่ได้ นั่นก็คือ การประชุม (Meeting)
ซึ่งเชื่อว่าหลายคนอาจรู้สึกว่าเป็นสิ่งที่เราทำกันเป็นประจำ เป็นกิจวัตร แต่หากมองในแง่ของเราจะทำอย่างไรให้ทุกๆ การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพ และผู้ร่วมประชุมรู้สึกถึงความคุ้มค่าของเวลาที่ตนได้เสียไปกับการประชุมในแต่ละครั้ง โดย SUFFIX มีวิธีจัดการการประชุมที่เรียบง่าย และสามารถนำไปใช้ได้จริงกับทุกการประชุม ซึ่งเราแบ่งออกตามกรณีดังนี้
- การประชุมกับลูกค้า (Meeting with Client)
ทุกการประชุมกับองค์กรภายนอกหรือลูกค้าเราจะมีการเตรียมการเสมอ เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพสูงที่สุด ซึ่งในการประชุมแต่ละครั้งจำเป็นต้องแจ้งกรอบเวลาว่าจะเริ่มและจบการประชุมภายในระยะเวลาเท่าไรเสมอ พร้อมกับหัวข้อการประชุม (Agenda) ด้วยทุกครั้ง เพื่อตรวจสอบว่าต้องมีผู้รับผิดชอบส่วนไหนเข้าประชุมบ้าง ก่อนจะประสานไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แต่ละฝ่ายได้เตรียมข้อมูลหรือเนื้อหาที่จำเป็นในการประชุม โดยส่วนมากเราจะมีการประชุม 2 รูปแบบ นั่นก็คือ
- การประชุมออนไลน์ (Online Meeting)
เป็นรูปแบบการประชุมที่เราใช้กับลูกค้าที่มีความต้องการหรืออาจมีข้อจำกัดในการเดินทาง และลูกค้าจากต่างประเทศ รวมถึงด้วยผลกระทบจากโรค COVID-19 ส่งผลให้การประชุมในรูปแบบ Online Meeting เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่จำเป็นในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า โดยส่วนใหญ่เราจะใช้ Google Calendar เป็น Tools ในการจัดการเวลาร่วมกันทั้งการนัดหมายวันและระยะเวลาในการประชุมระหว่างทีมของลูกค้าและทีมของเรา
จากนั้นจะสอบถาม Video Communication Tools กับทางลูกค้า เพื่อเลือกใช้ให้เหมาะสมตามความถนัดหรือเป็น Tools ที่ลูกค้าใช้งานเป็นประจำอยู่แล้ว และแน่นอนว่าทางเราจะมีการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับการใช้งานในทุกๆ เครื่องมือเพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด ไม่ว่าจะเป็น Google Meet, Zoom, Microsoft Team และอื่นๆ ทั้งนี้ก่อนเริ่มประชุมทุกครั้ง ควรมีการแนะนำทีม ผู้เกี่ยวข้อง พร้อมทั้งแจ้งหัวข้อการประชุมทุกครั้ง เพื่อให้รับทราบและเข้าใจลำดับการประชุมร่วมกัน
- การประชุมปกติ (Offline Meeting)
การประชุมกับลูกค้าในรูปแบบปกติ สิ่งที่ทีมต้องเตรียมตัวจะแตกต่างไปจากการประชุมแบบออนไลน์คือ การตรวจสอบสถานที่ประชุม, การเผื่อเวลาในการเดินทาง, นามบัตร, การเตรียมคอมพิวเตอร์ที่จะใช้ในการประชุม และอุปกรณ์เชื่อมต่อต่างๆ, รวมถึงการจัดการไฟล์บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ให้เหลือเฉพาะไฟล์ที่จะใช้ในการประชุมเท่านั้นเพื่อลดความสับสนของทั้งจากทางลูกค้าและจากทีมเองก็ตาม - การประชุมภายใน (Internal Meeting)
การประชุมทีมก็เป็นอีกหนึ่งกระบวนการทำงานที่เราให้ความสำคัญ โดยที่ SUFFIX เราจะมีการประชุมภายในทีมเพื่ออัพเดทการดำเนินงาน สรุปหรือปรับความเข้าใจภายในทีมให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า ซึ่งเป็นสิ่งที่เราจำเป็นต้องอัพเดทกันทุกสัปดาห์ ปัจจุบันที่เราปรับรูปแบบเป็นการทำงานจากที่ไหนก็ได้ (Remote Work)
โดยเราจะใช้ Google Calendar เป็น Tools สำหรับจัดเตรียมการประชุม ภายใต้การกำหนดกรอบเวลาและหัวข้อการประชุมที่ชัดเจนเสมอ ผ่านการใช้ Video Communication Tools อย่าง Google Meet ที่สะดวกต่อการใช้งาน มีความเสถียร และเป็นเครื่องมือที่ทางทีมใช้เป็นประจำทำให้ช่วยประหยัดเวลาในการเข้าร่วมของทีมด้วย - การสรุปประชุม (Meeting Summary)
หลังจากจบการประชุมทุกครั้งเราจะทำสรุปการประชุม Meeting Summary อยู่เสมอ และส่ง Meeting Summary ให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง เพื่อเป็นการสรุปประเด็นหรือเนื้อหาที่สำคัญจากการพูดคุยกันในที่ประชุม เพื่อให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกันและมองเห็นภาพเดียวกัน รวมถึงยังเป็นการช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น จากความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนได้อีกด้วย
จะเห็นได้ว่า นอกจากการจัดการเรื่องหัวข้อ ระยะเวลาการประชุม รวมถึงผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว สิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเป็นลำดับต้นๆ คือ ประชุมเพื่อให้เกิดความเข้าใจร่วมกัน ทั้งในแง่ความต้องการของลูกค้า รวมถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของทีมต่องานที่ต้องมีการดำเนินการต่อ เพื่อส่งงานให้ลูกค้าได้อย่างถูกต้องและเป็นไปตามมาตรฐานที่ตกลงกันไว้
ดังนั้น วิธีการที่จะทำให้มั่นใจว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เกิดการรับรู้และเข้าใจที่ตรงกัน สามารถทำได้ผ่านการสรุปการประชุม และแจ้งให้ทุกฝ่ายตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน ก่อนส่งต่อให้ทีมดำเนินการทุกครั้ง
“และนี่ก็คือหลักการที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพที่เราใช้ทุกครั้งในการจัดการการประชุม”
