การจัดการกับไฟล์งาน

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการทำงานในองค์กรธุรกิจนั้นจะต้องมีการทำงานผ่านไฟล์เอกสารต่างๆ มากมาย ทั้งการทำงานภายในองค์กรและส่งออกไปนอกองค์กร การจัดการไฟล์เอกสารที่ดีจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยลดปัญหาในการทำงาน และช่วยส่งเสริมให้การทำงานของคุณเป็นระเบียบ มีประสิทธิภาพ รวมถึงเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน ซึ่งการจัดการกับไฟล์งานที่ดีควรมีองค์ประกอบ ดังนี้

1. การจัดเก็บไฟล์งานในที่ต่างๆ (File Storage)
การทำงานด้วยไฟล์เอกสารต่างๆ คุณจำเป็นต้องจัดการเก็บไฟล์งานในที่ต่างๆ เช่น บนไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์, แล็ปท็อป หรือบน Cloud Storage เป็นต้น เพราะการที่คุณรู้ว่าไฟล์ของคุณจัดเก็บไว้ที่ไหน จะช่วยให้คุณหาไฟล์ทำงานได้ง่ายและรวดเร็ว รวมถึงช่วยลดปัญหาการปะปนกันของไฟล์ต่างๆ ที่ไม่ได้จัดหมวดหมู่ ซึ่งอาจเกิดปัญหาหาไฟล์งานไม่เจอ ไฟล์หาย หรือต้องทำไฟล์งานใหม่โดยไม่จำเป็น

2. สร้างโฟล์เดอร์ในการเก็บไฟล์ให้เป็นหมวดหมู่ (Document Categories)
เมื่อคุณจัดเก็บไฟล์งานอย่างเป็นระเบียบแล้ว การจัดหมวดหมู่ของไฟล์งานให้อยู่ในโฟลเดอร์หรือ Categories ต่างๆ จะทำให้คุณจัดเก็บไฟล์ได้เป็นระบบ โดยสามารถเก็บเป็นหมวดหมู่หรือแบ่งตามประเภทซึ่งจะช่วยค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้น ไม่ปะปนกับไฟล์งานอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกัน

ยกตัวอย่างเช่น การจัดหมวดหมู่เฉพาะภาพ โดยการสร้างโฟลเดอร์ภาพและจัดเก็บเฉพาะไฟล์ภาพในโฟลเดอร์นั้น หรือหมวดหมู่เอกสารที่สามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายยิ่งขึ้น เช่น โฟลเดอร์รายละเอียดของงาน (Project Background), โฟลเดอร์สรุปการประชุม (Meeting Summary), โฟลเดอร์แผนการนำเสนอ (Presentation Plan) เป็นต้น

3. การตั้งชื่อไฟล์ที่ดีต่อการใช้งาน (File Name)
การตั้งชื่อไฟล์งานหรือเอกสารที่ดีจะช่วยให้คุณทำงานได้ง่ายขึ้น หลังจากที่คุณจัดเก็บไฟล์อย่างถูกที่และจัดเก็บตามประเภทโฟลเดอร์อย่างเป็นระบบแล้ว การตั้งชื่อไฟล์ที่ดีก็เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กัน ซึ่งนอกจากจะช่วยให้คุณหาไฟล์ได้ง่ายแล้ว ยังดีต่อเพื่อนร่วมงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์งานนั้นที่จะได้รับประโยชน์จากการตั้งชื่อไฟล์ที่ดีด้วยเช่นกัน ซึ่งสามารถทำได้โดยตั้งชื่อไฟล์ตามโปรเจค ตามด้วยหัวข้องานที่เข้าใจได้ชัดเจน และระบุวันที่ทุกครั้งเพื่อให้รู้ว่าไฟล์นั้นมีการอัพเดทครั้งล่าสุดเมื่อไหร่ ซึ่งจะออกมาในรูปแบบ Project Name — Work Type — mm/dd/yy

ยกตัวอย่างเช่น
- Project Name — Meeting Summary — 10012021
- Project Name — Plan Presentation — 11022021
- Project Name — Website Design-Home-Desktop HD — 12032021
- Project Name — Wireframe — 01042022

เหตุผลที่เราตั้งชื่อไฟล์ในส่วนของวันที่ด้วย mm/dd/yy เนื่องจากโปรเจคของ SUFFIX ส่วนมากจะจบในหลักเดือน เราจึงยึดหน่วยเดือนเป็นหลักในการตั้งชื่อไฟล์ แล้วจึงตามด้วยวันที่ที่จะอัพเดทตามขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ต่างๆ เรียงตามการอัพเดทอย่างเป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา

4. จัดการไฟล์งานเพื่อลดพื้นที่จัดเก็บ (Reduce Cloud Storage)
แน่นอนว่าการจัดเก็บไฟล์ที่เป็นระเบียบเป็นสิ่งที่จำเป็น แต่คุณควรมีการเช็คและจัดการไฟล์งานที่ไม่จำเป็นออกไปจากไดรฟ์อยู่เสมอ เพื่อไม่ให้ไดรฟ์เต็มที่อาจส่งผลให้คอมพิวเตอร์ทำงานช้าลง หรือการต้องซื้อ Cloud Storage เพิ่มโดยไม่จำเป็น รวมถึงอาจมีบางไฟล์งานที่คุณจัดเก็บมาซ้ำและอาจไม่จำเป็นต้องใช้งาน เช่น ไฟล์งานเก่าที่ไม่ได้ใช้งาน ไฟล์ที่เกิดจากการเซฟซ้ำ หรือแม้แต่ไฟล์ที่ค้างในถังขยะ เป็นต้น

นอกจากนั้นการนำไฟล์ที่ไม่จำเป็นออกไปยังช่วยประหยัดเวลาในการเลื่อนค้นหาโปรเจค และลดเวลาการค้นหาไฟล์ในแต่ละโฟลเดอร์ เพราะจะเห็นเฉพาะโปรเจคหรืองานที่กำลังดำเนินการอยู่เท่านั้น

5. การเข้าถึงข้อมูลไฟล์งาน (Access and Permission)
หากคุณต้องทำงานที่มีการส่งต่อหรือแชร์ไฟล์ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง การกำหนดขอบเขตการเข้าถึงข้อมูลไฟล์งานถือเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งการกำหนดขอบเขตสามารถทำได้หลายระดับตามความต้องการของคุณ เช่น กำหนดให้สามารถดูไฟล์นั้นได้อย่างเดียว กำหนดให้สามารถคอมเมนต์ไฟล์นั้นได้ หรือกำหนดให้สามารถมีการแก้ไขไฟล์นั้นได้กรณีที่เป็นไฟล์เอกสาร ซึ่งการกำหนดขอบเขตการเข้าถึงมีความจำเป็นทั้งในแง่ของการแชร์ไฟล์ให้ผู้เกี่ยวข้องทำงานต่อได้ง่าย ไม่กระทบกับไฟล์งานต้นฉบับ รวมถึงความปลอดภัยของข้อมูลที่ต้องมีการอนุญาตการเข้าถึงไฟล์ (Permission) เพื่อให้ไฟล์นั้นเห็นเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

6. การจัดการเอกสารสำคัญ (Confidential Document)
เอกสารข้อมูลที่มีความสำคัญ หรือไม่สามารถเผยแพร่สู่สาธารณะได้เนื่องจากเป็นความลับทางธุรกิจ เช่น เอกสารสัญญาว่าจ้างงานและค่าบริการ ข้อมูลโครงการคอนโดใหม่ในอนาคต ไฟล์วิดีโอโฆษณาที่กำลังจะเปิดตัวสินค้า เป็นต้น ไฟล์งานเหล่านี้ควรมีการจัดเก็บที่ปลอดภัยและจัดเก็บเฉพาะที่ รวมถึงต้องมีการกำหนดการอนุญาตการเข้าถึงไฟล์ข้อมูล ซึ่งผู้ที่จะเข้าถึงได้ต้องเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องและรับผิดชอบในขอบเขตงานนั้นเท่านั้น

โครงสร้างการจัดเก็บไฟล์งานของ SUFFIX

การทำงานของ SUFFIX เราจัดการไฟล์งานบน Google Drive เป็นหลัก ซึ่งจะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงและแบ่งปันข้อมูลบนไดรฟ์นี้ได้ โดยไม่ว่าจะเป็นการทำงานที่ออฟฟิศหรือ Work from Home ก็จะสามารถเข้าถึงไฟล์งานที่มีการจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบได้อย่างง่ายดาย รวมถึงสามารถแชร์ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือลูกค้าได้เช่นกัน

อีกทั้งเรายังจัดแบ่งหมวดหมู่ไฟล์งานตามโฟล์เดอร์ด้วยชื่อบริษัทลูกค้า/ชื่อแบรนด์ แล้วแยกย่อยด้วยหมวดหมู่/ประเภทงานต่างๆ เช่น Artwork, Preview, Source, Document และ Presentation รวมถึงการตั้งชื่อโฟลเดอร์ตามวันที่บันทึกไฟล์งาน และตั้งชื่อไฟล์ที่ระบุหัวข้องานและวันที่เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา

จะเห็นได้ว่าการใส่ใจในการจัดการไฟล์งานอย่างเป็นระบบ ซึ่งจะช่วยเสริมให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และช่วยลดปัญหาและขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในการทำงาน