การทำงานที่ไหนก็ได้

COVID-19 ได้เปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตของเราทุกคนซึ่งหากย้อนกลับไปในช่วงแรกของการแพร่ระบาดในไทย

ออฟฟิศของเราตั้งอยู่ในซอยทองหล่อ ซึ่งถือเป็นจุดแรกๆ ที่มีการแพร่กระจายของไวรัส ทำให้เราต้องปรับมา Work from home หรือ Remote working 100% ก่อนที่อื่นพอสมควร

เราแบ่งการทำงานออกเป็นสองส่วนคือการทำงานภายในทีม และการทำงานร่วมกับบริษัท/แบรนด์ โดยที่บทความนี้เราจะเน้นไปที่การทำงานภายในทีม

ในการทำงานหลักๆแล้วเราใช้เครื่องมือในการสื่อสาร (Communication Tool) คือ Basecamp (ก่อนหน้านี้เราใช้ Slack,Teamwork และอื่นๆ)

สาเหตุหลักที่เราใช้เครื่องมือสื่อสารนี้คือ
1.สามารถแชทคุยได้
2.สามารถแยกระหว่างทีม และโปรเจคได้ (เรามีทีมหลักๆอยู่ 4 ทีมคือทีมประสานงาน ทีมการตลาด ทีมออกแบบ ทีมพัฒนาโปรแกรม และเรามีลูกค้าหลายโปรเจค)
3.สามารถบันทึกข้อมูลที่คุยกันเก็บเป็นรูปแบบบอร์ดข้อความได้
4.สามารถตั้งเวลาต่างๆได้ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการประชุมหรือการส่งงาน
*และทุกอย่างนี้รวมอยู่ในที่เดียว

การสื่อสารและการจัดการงานต่างๆจะแบ่งออกเป็นรายวันและรายสัปดาห์ รวมถึงเรื่องการลา

การจัดการงานรายวัน (Daily task management)

จุดประสงค์หลักคือสื่อสารว่าวันนี้ทำงานอะไร เสร็จหรือไม่ หรือมีปัญหาอะไรรึเปล่า
โดยเราจะใช้รูปแบบในการสื่อสารในตอนเริ่มและเลิกงาน โดยการแจ้งใน Basecamp ด้วยรูปแบบนี้

Work from home วัน/เดือน/ปี (เป็นตัวเลข)
Project (ชื่อโปรเจค)
-Task (งานที่รับผิดชอบ)

ตัวอย่างเช่น
Work from home 16/09/21

SUFFIX
-Design Landing Page

และใช้ข้อมูลชุดเดียวกันนี้แจ้งในตอนเลิกงานว่ามีสถานะยังไงบ้างด้วยการเติม
[Status]-Task (งานที่รับผิดชอบ)
ตัวอย่างเช่น
Work from home 16/09/21

SUFFIX
[Struct]-Design Landing Page

โดย Status ของงานจะแบ่งออกเป็น
[Done] เสร็จ
[In-Progress] ยังไม่เสร็จ
[Struck] ติดขัด

หากงานติดขัด [Struct] ก็สามารถขอความช่วยเหลือทีมงานคนอื่นๆได้ด้วยการคุยกันหรือการ Mention ซึ่งการที่เราแบ่ง Status ออกเป็น 3 รูปแบบนี้ ถือเป็นมาตรฐานที่สามารถเข้าใจร่วมกันได้ทุกคน
*หากคิดเป็น % ว่างานที่รับผิดชอบมีความคืบหน้าเท่าไหร่ ก็อาจเกิดปัญหาการวัดค่า % ที่ไม่เท่ากันได้ จะทำให้การสื่อสารสับสนเปล่าๆ

การอัพเดทงานต่างๆโดยแบ่งตามทีม (Team’s weekly project and process update)

ในทุกๆ สัปดาห์เราจะมีการอัพเดทการทำงานของแต่ละโปรเจคที่ทีมรับผิดชอบอยู่
เพื่อให้เกิดการรับรู้ร่วมกันในทีม หรือการนำเสนอแนวทางแก้ปัญหาใหม่ๆ ที่สามารถนำมาปรับใช้ได้ และปัญหาที่เกิดขึ้นรวมถึงวิธีการแก้ไขก็จะถูกบันทึกไว้ใน WIKI ของบริษัท เพื่อที่ว่าหากเกิดปัญหาคล้ายๆกันในอนาคตจะได้มีวิธีการหรือรูปแบบในการแก้ปัญหาไว้ใช้อ้างอิงต่อไปได้

การประชุมกันเราจะใช้ Google Meet และเปิดกล้องเพื่อพูดคุยกัน
ตารางการประชุมทีมในปัจจุบัน (2021)
วันจันทร์จะเป็นการประชุมของทีมประสานงาน
วันอังคารจะเป็นทีมออกแบบ
วันพุธจะเป็นทีมพัฒนาโปรแกรม
วันพฤหัสจะเป็นทีมการตลาด
*เราเลือกการประชุมเป็นทีม แทนที่จะเป็นตามโปรเจค เพราะเราเน้นการแลกเปลี่ยนข้อมูล เช่นทีมออกแบบจะรู้ปัญหาของการออกแบบจากโปรเจคอื่นๆ รวมถึงวิธีการแก้ปัญหาเพื่อมาพัฒนาต่อได้ และสามารถคิดวิธีการกันไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำได้

การลา (Leave request)

เราใช้เว็บแอปพลิเคชั่นชือ Happywork
การ Work from home ก็สามารถที่จะลาได้ เช่นลาไปฉีดวัคซีนเป็นต้น

สรุปภาพรวมของการทำงานจากที่ไหนก็ได้ในเกือบ 2 ปีที่ผ่านมาของ SUFFIX
เราคิดว่าหลังจากนี้ เราจะใช้วิธีการสื่อสาร การประชุม ผ่านเครื่องมือออนไลน์เป็นหลักและลดทอนการเข้าออฟฟิศแบบเดิมๆ

เพราะประเด็นในการทำงานก็คือ ทำงานอะไร เสร็จแล้วใครเป็นคนรับผิดชอบงานต่อ รวมไปถึงการสื่อสารต่างๆ ถูกแทนที่ได้ด้วยเครื่องมือไม่ว่าจะเป็นเว็บหรือแอปเกือบหมดแล้ว