PDD: A Capa da Transformação — parte I — Herói ou Vilão?
A função do PDD (Process Definition Document) ou “Documento de Definição de Processo” na automação de processos é fornecer uma documentação onde descreve o processo atual de uma organização em detalhes. Através do mapeamento das etapas, atividades, fluxos de trabalho, inputs e outputs, regras de negócio, exceções e outros elementos relevantes do processo.
O PDD tem, portanto, a função de documentar de forma clara e completa como o processo é executado manualmente.
Através do PDD, os problemas nos processos de negócios podem ser claramente identificados e os objetivos de melhoria podem ser definidos. — “Então quer dizer que o PDD também pode ser utilizado para identificar lacunas e problemas do meu processo?” — Exatamente!
Os projetos frequentemente começam com problemas, o desafio é entender a natureza do problema e considerar qual tipo de intervenção pode ser necessária para resolvê-lo.
Paul Harmon em sua publicação “Business Process Change”, sugere formalizar isso um pouco com um modelo de resolução de problemas ou como é chamado “Modelo de Lacuna” (Gap Model — termo inglês).
Na prática, o modelo é representado com duas caixas. A caixa da esquerda é rotulada como o processo existente — como ele é atualmente (As-Is). A caixa da direta é rotulada como o processo redesenhado — processo como deve ser (To-Be). O modelo de lacuna (Gap Model) é utilizado para descrever a “lacuna de desempenho” (diferença entre As-Is e o To-Be).
Essa proposta não apenas auxilia na descrição dos processos, mas também cria uma oportunidade para a equipe do projeto identificar claramente o problema real e, assim, adequar o escopo do projeto de forma precisa, direcionando seus recursos de maneira eficiente.
Desvendar os segredos dos processos e buscar melhorias contínuas é um desafio constante para as organizações. O PDD, com sua função de documentar e mapear os processos existentes, torna-se uma ferramenta poderosa nessa jornada.
No entanto, é importante refletir se tudo isso faz sentido. Será que o PDD por si só é suficiente para impulsionar a melhoria de processos? Será que apenas descrever e redesenhar os processos é o bastante para alcançar resultados significativos? — A resposta está em como utilizamos essa documentação e como transformamos seus insights em ações concretas.
Ao adotarmos uma abordagem heroica para o PDD, enxergamos seu potencial como uma arma poderosa na batalha contra a ineficiência e a falta de produtividade. Ele se torna o escudo que nos protege contra a desordem e o caos dos processos mal definidos. ⚠️Mas cuidado!⚠️ — Pois assim como um herói solitário pode não ser capaz de salvar o mundo, o PDD também precisa de aliados para alcançar a vitória.
Através do engajamento das equipes, da cultura de melhoria e da implementação de soluções efetivas, transformamos os insights do PDD em mudanças reais.
Portanto, o PDD é apenas o primeiro passo rumo à excelência operacional. Vamos além da documentação e abracemos uma abordagem abrangente, envolvendo todas as partes interessadas. Transformado teoria em prática, alcançando resultados surpreendentes.
