Бизнес-расходы и их списание

Изучение системы налогообложения в США все начинают с основного постулата: “Налогом облагается весь доход, откуда и как он не был бы получен… а списания — любезность законодателей.” И списания рассматриваются именно как любезность, а не подарок. К подарку не дается никаких условий. А вот по списаниям их несколько.

Прежде всего, они должны быть необходимыми для бизнеса (если сможете убедить налогового инспектора, что без списанного телевизора вам бы никак не удалось заработать такой доход — обязательно списывайте телевизор).

Они должны быть разумными. Если к вашим клиентам, кроме как на яхте, никак не добраться, не забудьте списать и яхту.

И они должны подтверждаться документами. Причем, просто копия чека или стейтмент от Визы — недостаточно. Эти документы подтверждают лишь сам факт расхода и его сумму. А списываем ли он — подтвердит, либо счет от поставщика, либо квитанция. Иначе, как налоговая узнает, что в “Нордстроме” была куплена настольная лампа для офиса, а не косметика. Косметика, конечно, для бизнеса необходима, но у налоговой на этот счет свое мнение. Спорить не будем.

Как неоднократно было утверждено в решениях судов различных инстанций, подтвердить сумму, разумность и необходимость расхода — это забота налогоплательщика. А забота налогового инспектора — согласиться с этим или нет.

Так что, утвержденного списка расходов нет, для каждого бизнеса — он свой, хотя, конечно, и есть категории расходов, которые необходимы практически для каждого бизнеса.

Автомобильные и грузовые расходы (Car and Truck Expenses)

Большинство предприятий используют транспортные средства для передвижения сотрудников или доставки товаров (автомобиль, грузовик или фургон). Существуют два метода списания расходов на транспорт. Первый — по километражу (“по милям”). Этот метод называется standard mileage (нормативный расход на пробег машины). Цена за милю зависит от цены на бензин и меняется каждый год (цифры даются Налоговой службой). В случае списания “по милям“ можно списать также парковку (parking) и деньги за проезд (tolls). Другой способ списания — действительная стоимость (actual cost). В этом случае списывается бензин, ремонт машины, страховка на машину, а также амортизация транспортного средства.

Любой метод списания может быть использован когда владелец компании, или ее работники предоставляют персональные транспортные средства для нужд компании.

В случае, когда транспортные средства принадлежат компании, только действительные расходы можно списать.

Ремонт (Repairs)

Стоимость ремонта и технического обслуживания полностью подлежит налоговым вычетам. Вы можете списывать расходы на ремонт и техническое обслуживание машин, оборудования или помещений, которые необходимы для бизнеса, если они не являются капитальными.

В эти расходы входит:

• покраска
• поддержание в исправности
• ремонт электроприборов
• замена сломанных частей ограждений или разбитого стекла в окнах
• ремонт техники

Заработная плата (Salaries and Wages)

Вы можете списывать вычеты за зарплату, которую вы выплачиваете своим работникам. Вычисления рассчитываются на основе типа вашего бизнеса. Если форма вашего бизнеса — партнерство, тогда вы не имеете права выписывать зарплату себе, поскольку вы являетесь партнером, а не сотрудником. Тоже самое происходит, если вы работаете как индивидуальный предприниматель, вы являетесь владельцем, а не сотрудником своего бизнеса, и поэтому не можете платить себе заработную плату, а значит и списывать ее.

Работа по контракту (Contract Labor)

Многие малые предприятия пользуются услугами независимых подрядчиков для удовлетворения своих трудовых потребностей. Стоимость такого контрактного труда вычитается. В случае, если ваш подрядчик не является корпорацией, и вы платили ему чеками или наличными, нужно выдать форму 1099-MISC любому подрядчику, которому вы заплатили 600 долларов США или более. Если оплата производится через кредитную карту или PayPal то Вы не должны выдавать форму 1099MISC, т.к. организация (банк), через которую вы производили выплаты, должна будет выдать форму 1099-K.

Аренда коммерческой недвижимости (Rent on Business Property)

Стоимость аренды помещений — офиса, витрины, магазина или другого объекта полностью списывается.

Коммунальные услуги (Utilities)

Электричество, водоснабжение, пополнение счёта мобильного телефона и другие расходы такого типа полностью списываются.

Поездки (Travel)

Предприниматель может списывать расходы на поездки по бизнесу (свои и сотрудников компании), например, авиабилеты, билеты на поезд, автобус, поездки на такси, а также проживание (lodging) и питание. Вы можете дополнительно отдыхать еще 5 дней за свой счет, не потеряв при этом права на списание расходов на транспорт, так как расходы на транспорт списываются полностью, если больше половины дней поездки были бизнес днями. Не списываются расходы на билет и питание детей и жены/супруга. Возможны исключения, например, если Ваша супруга (супруг) работает в вашем бизнесе, и вы сможете доказать, что ее поездка также была необходима. Еда может списываться 100%, если не относится к представительским расходам (meals & entertainment), которые списываются 50%. Проживание списывается 100%.

Представительские расходы (обеды в ресторанах, бизнес-ланчи и т.д.). Только половина этих расходов списываются с дохода. Следует также помнить, что закон предусматривает, что во время обеда (ланча или ужина) должен обсуждаться бизнес. Полезно поэтому вести дневник — с кем, когда, что обсуждали, и лучше хранить все чеки. Хотя чеки до $75 и не обязательны.

Юридические и бухгалтерские сборы (Legal and accounting fees) и деловая задолженность (Credit) полностью вычитаются.

Программы пособий сотрудникам и утвержденные пенсионные планы (Employee Benefit Programs and Qualified Retirement Plans)

В некоторых случаях, могут быть списаны расходы на помощь работникам в области образования и по уходу за пожилыми и инвалидами, а также взносы на пенсионные счета сотрудников. Однако, такие списания часто ограничиваются и зависят от правильности оформления. Кроме того, они могут существенно отличаться в зависимости от формы компании.

Проценты по ипотеке (Mortgage Interest)

Предприятия, владеющие недвижимостью, могут полностью вычесть проценты по ипотечным кредитам.

Медицинская страховка (Medical insurance)

Списать можно (при соблюдении определенных условий) 100%. Но расход на медстраховку частного предпринимателя уменьшает только подоходный налог, но не социальные, которые рассчитываются тоже от налогооблагаемого дохода частных предпринимателей.

Прочие расходы, которые подпадают под списание:

• расходы на рекламу
• банковские сборы
• расходы на спец.одежду (униформа, специальная и защитная одежда)
• страховые взносы, покрывающие, в том числе, несчастные случаи или инвалидность, пожар, кражу, профессиональное возмещение, автотранспортные средства, страхование упущенной выгоды или компенсация работникам (в определенных случаях эти страховки могут быть существенно ограничены)
• судебные издержки (списания на судебные издержки и штрафы могут быть запрещены, если компания признана виновной)
• затраты на запуск коммерческого веб-сайта, а также обслуживание сайта, обновления контента и оплата услуг интернет-провайдера
• расходы на подписку на деловые или профессиональные журналы, информационные услуги
• расходы на солнцезащитные очки и солнцезащитный крем, когда ваша деятельность требует наружной работы
• получение налоговой консультации для вашей компании
• плата за кредитную карту/ платежную карту, если карта используется для оплаты бизнес расходов.
• тендерные издержки, даже если тендер не увенчался успехом

Все вышеизложенное относится только к федеральному налогообложению. Компании же должны быть зарегистрированы в каком-то определенном штате. Каждый штат имеет свои правила регистрации и, зачастую, свои налоги, которые могут существенно отличаться от федеральных.

Статья была написана при содействии специалистов по налоговым вопросам: Татьяны Дадли (EA, MBA, MsT, TDX Consulting LLC) и Владимира Раскина (CPA/Sole Proprietor у Vladimir Raskin, CPA).