【閱讀筆記】遠距團隊的高效領導法則
1 | 啟動遠端工作
- 共同的認同感
團隊中的認同感可以減少衝突，讓行為規範標準化，增加凝聚力和協作，並最終提高團隊績效。
刻意建立共同的認同感。指出 — 並且持續指出 — 團隊的最高目標，不僅可以建立團隊認同，還能建立團隊成員之間的聯繫。最高目標是影響團隊中每個人的目標，並且需要每位受影響的人參與才能實現。它可以是目標，但也可能是挑戰，一個除非團隊一起接受，否則就會威脅到團隊中每個人的挑戰。
最高目標是產生共同認同感的秘訣。當你在討論角色職責，或甚至只是檢查進度時，請確保你把個人努力和最高目標聯繫起來。提醒同仁，他們的個人努力正在朝著更大的宗旨前進，即使最小的成就也是朝著該宗旨邁進的里程碑。
- 共同的使命感
「我們為什麼而戰？」可以檢驗團隊是否已經把組織的既定使命在他們心中轉化為更大的目標，甚至視之為最高目標。最高目標使用簡單、精確的語言來定義組織存在的原因，而且為組織內部的人員提供了大多數人非常希望從工作中獲得的東西。
三種最能激勵個人的「奮戰」：
1. 革命性的奮戰：為了改變現狀，組織和個人努力改變業界或社會中的某些事物
2. 弱勢的奮戰：與業界知名企業對抗，並以更好的營運方式勝出
3. 盟友的奮戰：關於客戶或利害關係人的奮戰，你的工作如何幫助他們獲勝
2 | 遠端打造團隊文化
團隊文化的五個要素：
1. 可靠性：團隊成員對共同期望負責的程度
2. 組織結構和清晰度：團隊分工和參與得規則是否明確
3. 意義：團隊覺得他們的工作有多重要
4. 影響：團隊認為他們的工作帶來多大的影響
5. 心理安全：團隊覺得彼之間，可以表現出多少脆弱和真實的一面。
心裡安全是團隊文化蓬勃發展的核心要素；心理發展是建立在信任和尊重的基礎上的。
信任是互相的。建立信任意味著創造機會讓個人感到被信任。證明你相信的的團隊能夠在不受持續監控的情況下完成他們的工作。
尊重是一種經由學習而得來的行為。當有人意見和你不同時，要確保你表現出你確實傾聽並理解他們的觀點。即時對話中，請用心感受並專注於對話。
3 | 招聘遠距團隊的成員
人才來自團隊。如果想讓人員充分發揮能力，你需要確保他們與將加入的團隊合作得很好。
可以加入到面試的問題以了解應徵者在團隊中的情況：
- 你理想的團隊是什麼樣子？他們的互動頻率如何？他們如何對待彼此？
- 你認為自己在哪種文化中工作表現最好？
- 在你上一個團隊，工作情況是怎麼樣子的？
- 你是否曾經在合作不順利的團隊中工作過？是什麼樣的情況？
比較所有應徵者的答案，以及你當前團隊成員的回答。
團隊是否建立起溝通的節奏，實現最大協作和最大單獨專注時間，是影響團隊產生最佳品質工作可能性的關鍵因素。
應徵者在維持遠端溝通方面的能力，以及他們的溝通偏好與現有團隊的配合程度可以用以下問題來了解：
- 你希望如何與團隊成員保持聯繫？
- 你比較喜歡哪種溝通方式？
- 告訴我某次同事完全誤解你的經歷，你是怎麼解決的？
- 在上一份工作中，你主動聯繫團隊成員或主管的頻率如何？
積極主動的能力在遠端工作中格外重要。事實證明，只有當員工真的想在家辦公時，遠端工作才會提高他們的工作效率。
除了過去的成功經驗，以下題目也可以幫助了解員工和應徵者積極主動的能力有多強：
- 你如何安排你的日常工作？
- 你獨自工作時，如何保持幹勁？
- 告訴我一個你獨自負責的專案，結果如何？
- 你在工作時，如何限制周圍的干擾？
在員工遠端到職的情況下，入職培訓也是重要的一環。
優先建立聯繫而不是文件紀錄。你可以為整個團隊安排一次歡迎視訊聊天，與新同事見面和打招呼。如果不能選擇同步溝通，請讓每位團隊成員發送簡短的歡迎詞或歡迎影片。
可以的話，在入職過程中增加一個親臨現場的環節。計畫親自到場歡迎新員工，並與他們一起工作，或者把他們的到職日與實體召開的團隊全員會議安排在同一天。若是無法做到，可以考慮送新員工一個關懷包裹，裡面可以裝滿公司的贈品，或者更好的是，由每位團隊成員挑選有意義的物品。
最後，要確定新員工這一天是以與你一對一的方式開始和結束。大多數新員工在最初得幾週裡，為了避免在新團隊中看起來像個毫無頭緒的菜鳥，實際上會對問題自我審查，並不會讓別人知道他們有疑問。身為團隊主管，你有責任確保他們的問題得到解決。更重要的是，讓他們知道他們可以自在地表達任何新的問題。
4 | 建立遠距的情誼
如果沒有一個深思熟慮的策略，讓遠端成員身體和情感上聚集在一起，遠端工作可能會消耗更多不必要的經歷。孤獨是那些在任何地方工作的人最常說的情緒之一，如果不加以控制，它可能會對每名成員產生明顯的負面影響。
在隊友之間建立關係很重要。但是，在虛擬團隊中建立關係，是遠端領導者所承擔最困難的工作之一。以下是一些行動可以加強團隊的聯繫，並減少團隊中的孤獨感。
- 找時間「fika」：fika不光是喝一杯熱飲，而是在工作之餘，跟別人儀式性地放鬆歇息一會兒。在數位版本中，兩個人隨機配對，一起休息片刻，聊聊非工作的話題，效果最好。要確定照些活動是安排在工作時段，這樣就不會有人得干擾到他們的下班時間。
- 計畫一起線上吃飯：找整個團隊一起進行。當面對面的團隊休息吃午飯或用餐時，他們會透過人類幾千年來一起做的活而聯繫起來。
- 與同仁合作，進行工作衝刺：雖然有些人在獨自的工作中發展得有聲有色，但其他人需要感覺自己並不孤單。在工作衝刺中，兩個（或更多）人登入視訊會議，在互相打招呼後，就專注於工作。這不僅提供了一個與人聯繫和投入工作的小機會；研究顯示，當別人在觀看時，人們會受到激勵，以各種方式更加努力的工作。訣竅不是向團隊發出老大一直在關注的信號，而是邀請他們在團隊中尋找夥伴來承擔責任、互相影響。
- 維持辦公時間 (office hour)，並鼓勵其他人也這樣做：你可以用開放視訊通話的方式讓大家隨時加入，或者在行事曆上開放一個時段，讓大家都可以預約。
- 創造團隊儀式：在團隊中創造出一格特有的定期、具體的行動或小組活動。大多數高績效團隊定期參與共同的儀式，因為他們創造了群體認同感並建立了信任感，所以你的團隊也該試試。
遠距團隊能運作得好，只有在團隊真正感覺到他們是一個團隊的時候。個別工作的遠端工作者都會有孤獨和孤立的感覺，這是這類工作的性質，但是你的團隊不一定要是這樣。如果採取一些刻意的步驟，在團隊各個成員之間建立聯繫，你會發現你已經讓他們的感情更好，而更好的情誼將很快轉化為更多的團隊勝利。
5 | 以虛擬方式交流
內部溝通應該「有時候是即時的，但大多數時候是非同步的。」
【非同步溝通】：電子郵件、訊息
- 要有人們不會立即回應的心理準備。
- 制定溝通頻率與共同期望和規範，並遵守規範。
- 文字清楚簡潔。
- 不要想當然覺得大家都有共識，或以為事情大家都知道。
- 在文字中注入正面口吻，以免帶來誤解。
- 閱讀他人的資訊時，要假設對方的本意是正面的。
【同步溝通】：通話、視訊
- 語音優先，視訊其次。
- 在鏡頭後補上光源。
- 懂得進行眼神交流，請對著鏡頭說話。
【虛擬茶水間】
每個人三不五時需都需要放空休息。提供一個地方累的時候休息一下，讓每名團隊成員覺得自己從來不是非得出現在聊天室，不過隨時歡迎加入。控制權仍在每一個人的手上。
6 | 召開虛擬會議
八個簡單步驟舉辦有效的虛擬會議
- 開會要有目的
- 挑選適合的與會者，而且只選適合的人
- 訂定合適的議程
- 提前十分鐘開啟線上會議（培養氣氛、small talk）
- 做好會議記錄
- 扣緊主題
- 用總結收場
- 保持會議開通（主持人不要馬上結束會議）
讓虛擬會議變得更好的幾個技巧：
- 分擔苦差事（當團隊跨時區時，不要總是以某個時區為主）
- 大家都用視訊，不然就都不要用（不建議實體與線上混雜，以免線上出席者有次等公民感）
- 盡量減少簡報時間
- 經常提到人們的名字，並且鼓勵其他人也這樣做（同時也在發言前自報姓名）
- 以正面的態度開場（初始效應，定錨氣氛）
- 中場休息
- 分組討論
- 開著對話視窗
7 | 創意思考
透過視訊會議進行腦力激盪召開的三種會議：
- 問題會議：聚焦問題，用「我們如何_____」作為討論的核心
- 點子會議：發想各種可能性，再適度地縮小或合併選項
- 決策會議：回顧待解決的問題和限制，對點子進行投票限縮選項，討論點子的實務操作方式及優缺點
召開會議的幾個要點：
- 用熱身活動開場：幫助同仁更自在地相處，並尊重和回應彼此的想法。
- 開啟鏡頭和麥克風，關閉推播通知：全心投入這場會議之中
- 點子不會不好，但假設可能是錯的：批評點子背後的假設，而非點子本身。
- 讓大家靜一靜：給大家時間靜靜地發想點子和靜靜地思考
- 利用分組討論，把大型會議縮小
- 兩人小組討論，分享心得：讓他們分享夥伴的點子，而非自己的點子。這樣每個點子至少會有兩個支持者。
- 用排名選擇投票，快速消去選項
8 | 績效管理
- 注重結果，而不是行動 — 任何遠距團隊的績效管理都必須建立在信任上和自主的基礎上。
- 設定目標（選擇工作的內容）：共同設定目標、將意圖（大目標）達成共識、縮短時間範圍
- 追蹤進展（衡量員工的表現）：定期親自關切、對不同人用不同的關切方式、把進度分享給團隊知道
- 提供回饋意見（幫助員工做得更好）：把人的問題和流程的問題分開、提供明確有建設性的回饋意見、關注行動背後的影響、不光是說話，還要聆聽、在解決方法上通力合作
9 | 幫助成員投入工作
- 避免過勞：設定「上班」時間、養成下班儀式、切換模式時更換設備（不要用工作電腦或帳戶做個人的事）
- 限制干擾：建立工作/生活的界線、對人設立界線、分批處理任務（設置回信專用時間、專注時間等）
10 | 思考離職的事
向團隊成員說再見（遠端團隊有人要離職時）：
- 表現及感謝和（替他們感到）興奮
- 詢問他們希望如何處理公告的事情
- 準備自己的感想（公開傳達感謝和興奮）
- 計畫離職的細節
向團隊說再見（你自己離開遠端團隊時）：
- 準備好你的辭職信
- 直接進入對話：主動聯繫、進行必要的對話
- 弄清楚細節：交接、離職手續方面的細節
- 向團隊公佈消息：理想的情況是通知主管的同一天就和團隊公佈消息。留出時間感謝團隊為你做的一切。
- 讓你的主管或新任領導者參加會議
- 說明你想和大家保持聯繫的方式（LinkedIn, Facebook, etc.）
- 留下時間寒暄閒聊：好好說再見
