Cómo estar preparado para lo peor sin trabajo adicional
La pandemia del COVID-19 nos ha afectado a todos de alguna manera, pero no por eso nos detiene.
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Muchas empresas en el mundo han tenido que recurrir al trabajo remoto y, para una parte considerable de estas, la transición no ha sido tan fácil. Uno de los principales motivos de esto es que un gran porcentaje de las empresas (y las personas) que están entrando en esta modalidad, lo hacen por primera vez producto de las cuarentenas en el país.
A lo largo de los años en Synaptic hemos hecho muchos experimentos con el trabajo remoto y siempre ha sido una parte fundamental de nuestra cultura.
Hace unos años, Héctor se fue por un par de semanas a Washington, EEUU y siguió trabajando desde allá sin inconvenientes. Manuel siempre está viajando a distintos lugares y a veces pasa a visitarnos. Todos en la oficina nos hemos tomado días para trabajar desde la casa porque no nos sentimos bien físicamente, porque tenemos que cuidar a algún familiar o simplemente porque no tenemos ganas de salir un día en particular, entre muchos otros motivos.
Encierro voluntario
Cuando las cuarentenas empezaron en Chile el 25 de marzo, nosotros en Synaptic ya llevábamos dos semanas con encierro voluntario. A pesar de esto, nuestros clientes son testigos de que la calidad de nuestro trabajo no disminuyó durante este tiempo y que pudimos seguir con todos los proyectos sin mayor problema.
Una de las cosas que más nos ayudó a llevar el proceso, fue que ya teníamos práctica: entre finales de 2018 e inicios del 2019 estuvimos más de un mes realizando 100% trabajo remoto, producto de una remodelación que se estaba llevando a cabo en nuestra oficina. Con esta experiencia nos dimos cuenta de varias cosas que era necesario cambiar en nuestro flujo normal y que influenciaron enormemente muchas de las decisiones que tomamos desde ahí en adelante y que generaron una transición mucho más amable a este nuevo “mundo” en el que vivimos.
Ahora: ¿Cómo nos pudimos adelantar a todos y cada uno de los problemas que íbamos a encontrar? ¿Cómo logramos ver el futuro para saber que la práctica de hace un año sería tan útil hoy día? La respuesta es: no lo hicimos, ninguno de nosotros es adivino y, si bien a algunos en la oficina les gustan las cosas más místicas, nadie tiene poderes especiales que pudieran ayudarnos (o eso creemos). Sin embargo, el por qué pudimos llevar este proceso sin mayores inconvenientes en ambas ocasiones se reduce a un solo punto: una mentalidad ágil y flexible ante cualquier situación. Adversa o favorable, el principal elemento a favor que tuvimos cuando llevamos a cabo todo este proceso fue que nos pudimos adaptar a cualquier cambio que necesitábamos hacer.
La tecnología al servicio de la pandemia
Esta flexibilidad a la que nos referimos no solo se traduce en una metodología de trabajo ágil, sino que en ciertas formas de enfrentarnos a los problemas de la oficina, personales de cada uno o problemas a nivel nacional. Tiene que ver también con las tecnologías que elegimos usar y que nos permitieron mantener esta estrategia: estas siempre nos deben ayudar y nunca entorpecer el camino. Esto va desde las aplicaciones que utilizamos para conversar entre nosotros, hasta las plataformas en que elegimos especializarnos y ofrecer para nuestros proyectos.
La verdad es que esta pandemia que estamos viviendo no es fácil para nadie, pero siempre podemos tomar acciones para estar más preparados en el futuro y que no impliquen un gran costo hoy. Por lo mismo, muchas de las cosas que nosotros usamos y proponemos (si no todas) son un beneficio en todo momento, incluso en los tiempos más “normales” que existían hace unos meses. El hecho de que sean excelentes para estas circunstancias solo son un beneficio extra dentro de todo lo que ofrecen.
Lo nuevo de adaptarse
Al hablar con conocidos de nuestra y otras áreas, al igual que con varios de nuestros clientes, nos hemos dado cuenta que la realidad ha sido bastante distinta para muchos de ellos, ya que han tenido muchos problemas derivados de este nuevo modo de vida. Si bien a lo largo del tiempo nos han contado un montón de problemas y anécdotas, estas se pueden resumir en tres puntos:
- Aumentó la carga laboral
- Existen grandes problemas de comunicación
- El estrés está más alto que nunca
Cuando comenzó el trabajo remoto, las empresas y personas que no estaban tan preparadas tuvieron que hacer un montón de trabajo extra para poder habilitar cierta normalidad en su flujo. Claro que no podían simplemente abandonar todo lo que estaban haciendo antes para realizar este cambio, sino que se vieron enfrentados a una carga adicional a la que ya tenían en su plato previo a ese momento. Además de lo anterior, muchos negocios han tenido que cambiar la visión que tienen de los consumidores y la manera en que se relacionan con ellos, lo que ha significado todo un trabajo adicional de investigación y una transformación basal de muchos de sus flujos antiguos.
Por otro lado, hemos notado cómo a las personas les cuesta cada vez más comunicarse con sus colegas. Esto va más allá de las fallas en la conexión a internet o el ruido ambiente, se refiere a un diálogo eficiente y de humano a humano. En repetidas ocasiones escuchamos cómo algunos clientes se quejaban de las muchas reuniones que tenían que tener día a día, conversando los mismos temas desde bien temprano hasta pasado el horario laboral, como si por vivir en el mismo lugar en que se trabaja, nadie necesitara tiempo libre. De cierto modo, hemos presenciado cómo se han ido perdiendo lazos entre colegas que antes existían: ya que no nos podemos ver cara a cara todo el día, resulta mucho más difícil hacer conversaciones livianas, preguntarnos cómo estamos y hablar de la vida más allá del trabajo.
Todo lo anterior, junto con muchas otras problemáticas del día a día, como un lugar poco apto para trabajar, sillas incómodas, mala conexión a internet, ruidos molestos, distracciones constantes, etcétera, hacen que el estrés aumente considerablemente. Al aumentar el estrés, disminuyen las ganas de trabajar o hacer cosas productivas y, de acumularse mucho, nuestro cerebro entra en modo "pánico", pudiendo generar o aumentar graves problemas sicológicos. Lo anterior puede, como una de sus muchas consecuencias, bajar la producción y aumentar la carga laboral percibida, volviendo al primer punto y creando una especie de circulo vicioso de causa y consecuencia que solo se puede romper realizando cambios radicales en la rutina.
La solución: una mentalidad flexible y la confianza
El cómo hemos solucionado estos problemas en Synaptic se reduce mucho a lo ya comentado: una mentalidad flexible y la confianza en el resto de tus colegas. Es muy importante entender que nadie tiene las respuestas a todo y que cada situación requerirá medidas distintas para lidiar con ella, por eso en Synaptic nosotros mantenemos una cultura donde la transparencia entre trabajadores es constante y el trato entre todos es de igual a igual.
La comunicación entre nosotros va a más allá de solo coordinar las entregas de un proyecto. Nos preocupamos de todos nosotros, mantenemos conversaciones constantemente para saber cómo están los otros, tiramos la talla por el chat de Telegram o las videollamadas que hacemos habitualmente y nos juntamos fuera del horario laboral a hacer distintas actividades recreativas.
Por otro lado, entendemos también que cada uno necesita sus tiempos personales, no andamos sacando en cara cuando alguien se demora más de lo "necesario" en prepararse almuerzo o si tiene que salir a hacer algo durante el horario laboral. Al confiar entre nosotros, podemos permitirnos tiempo de distensión, entendiendo que de todas maneras el trabajo va a ser realizado en los plazos estipulados.
Finalmente, con una mentalidad flexible, nos permitimos la posibilidad de equivocarnos. Esto nos permite probar herramientas, tecnologías y metodologías sin miedo de lo que podría pasar. De este modo podemos tener una mirada de primera mano a todo lo que pensamos usar y podemos escoger la mejor herramienta para cada situación. Lo más importante es que las herramientas sean un apoyo y no un inconveniente: utiliza las que se puedan adecuar a tu flujo de trabajo y no modifiques tu flujo para utilizar una herramienta en específico.
En un artículo futuro entraré en más detalle con respecto a las distintas herramientas que usamos para nuestro flujo usual. Estas van desde las plataformas que usamos para la organización de los proyectos y las tareas de la oficina hasta nuestra tecnología Cloud favorita.
Espero que hayan disfrutado este artículo y les haya quedado más clara nuestra cultura. Por favor dejen cualquier pregunta en los comentarios!
