Bygg en tilbakemeldingskultur i dag!
Soft skills som differensiator
Varemerket til de aller fleste selskapene innen vår bransje er den faglige kompetansen og kunnskapen og arbeidet som gjøres her for å bli enda flinkere i hard skills. Vi arrangerer kurs, organiserer faggrupper og fagkvelder, gjennomfører sertifiseringer og mye mer, for å utvikle oss innen våre fagfelt. Det er intet å utsette på den faglige utviklingen og der nedlegges det store ressurser. Men der jeg mener det skorter er på den personlige utviklingen og soft skills. Med soft skills tenker jeg da på temaer som kommunikasjon, relasjonsbygging, tidshåndtering, problemløsning og lytting for å nevne noen. Jeg mener det er viktig for alle ansatte å ha en personlig utvikling, oppleve mestring og progresjon og bli flinkere innen ulike områder som ikke bare involverer fag.
Hva er hard skills og soft skills?
Hard skills og soft skills er to kategorier ferdigheter som det har blitt vanlig å skille mellom etter hvert. Hard skills omtales gjerne som ferdigheter som kan læres i de ulike formene for utdanning en tar. Dette er ferdigheter som kan kvantifiseres, måles, men også evalueres. Et eksempel på det kan være noe så banalt som å slå ned en spiker uten at den blir skjev. Er du en dyktig håndverker, vil du kunne gjøre dette om og om igjen. Vi kan måle hvor ofte snekkeren vil slå ned spikeren korrekt. Hard skills er altså ferdigheter som enkelt kan demonstreres på en praktisk måte for andre.
Det finnes mange definisjoner av soft skills, eller såkalte myke ferdigheter i litteraturen. Life skills , Transferable skill, Future work skills og Skills for social progress er bare noen av de. Patricia Wouters beskriver soft skills som følgende:
Soft skills er en kombinasjon av menneskers ferdigheter, sosiale ferdigheter, kommunikasjonsevner, personlighetstrekk, holdninger, organisatoriske egenskaper, sosial intelligens og emosjonell intelligens.
Hun skriver også i sin artikkel, noe som jeg er veldig enig i og som også belyser mitt tidligere poeng med viktigheten av soft skills, at man vil møte på store utfordringer som en flink fagperson i teknologi om man ikke har gode ferdigheter innen samarbeid og kommunikasjon. Det vil rett og slett ikke fungere.
Mitt arbeid med soft skills
I hele min yrkeskarriere har jeg vært konsulent og hatt ulike roller som faggruppeleder, personalleder, teamleder og nå sist avdelingsleder. Og har selv kjent veldig på behovet for å bli flinkere på soft skills. Som personalleder og teamleder er det viktig å kunne lytte til de rundt seg og skape gode relasjoner. Men det kan også være nødvendig å ta den litt mer utfordrende samtalen når et teammedlem ikke leverer på forventet eller ønsket nivå i prosjektet man er i.
Personlig utvikling og soft skills er så viktige temaer for meg at jeg i fjor fikk gleden av å være leder for en faggruppe som kun jobbet med soft skills gjennom hele året. Gruppen var en fin miks bestående av både ferske konsulenter og de mer erfarne, en blanding som bidro til gode diskusjoner og erfaringsutvekslinger. Det er fort gjort å tro at seniorkonsulenter ikke har mer å lære, og at yngre konsulenter ikke har noe å bidra med inn i diskusjoner angående temaer som kommunikasjon, lytting og smalltalk. Faggruppen ble sparket i gang med en aldri så liten kick-off. Vi brainstormet både rundt form og farge på faggruppemøtene, og hva vi hadde lyst å lære mer om. Deretter stemte vi frem det som var mest interessant og vi fordelte oss på de ulike områdene. At vi kunne bruke tiden på å dykke ned i noe som engasjerer, gjorde det hele mer lystbetont.
I felleskap la vi opp til møter med litt faglig input i form av en presentasjon innledningsvis, og med ulike diskusjonsoppgaver underveis. Det hele fungerte såpass bra at vi hadde et eget spor på vårens interne fagdag på Hurdalsjøen hotell. På den interne fagdagen på høsten hadde vi også innslag gjennom lyntale om relasjonsbygging.
Et tema som var populært og som det blir kontinuerlig jobbet med, er å bygge en tilbakemeldingskultur.
Vanskelig å be om tilbakemelding
I følge en stor undersøkelse fra Simployer melder mange unge arbeidstakere at de får for lite tilbakemeldinger på jobben de utfører i det daglige. Å gi tilbakemeldinger er å anse som en del av den myke ferdigheten kommunikasjon. Artikkelen belyser også at over halvparten av respondentene etterlyser mer tilbakemelding fra sine kollegaer og team de er en del av.
Som personalleder i et konsulentselskap, har jeg dessverre ikke gleden av å se de ansatte jeg leder i det daglige. Jeg skal være den første til å erkjenne at jeg har forståelse for at det kan føles ut som det er en distanse mellom oss. En avstand som kan gjøre det vanskelig å be meg om tilbakemeldinger. Den distansen jobber jeg som leder stadig med å minske, og det er heldigvis lettere å være i daglig dialog med verktøy som for eksempel Slack. Framfor alt de yngre (men også de mer erfarne), får tilbud om hyppigere oppfølging gjennom ukentlige møter. Dette minsker avstanden og senker terskelen både for å stille spørsmål og for å be om tilbakemeldinger. Det å bygge en kultur for tilbakemeldinger tar tid, og vi trenger også å jobbe med verktøyene som skal til for å gi gode tilbakemeldinger.
Konkrete tilbakemeldinger er et felles ansvar
Rådgiver Arne Andreas Opheim i kommunikasjonsbyrået WergelandApenes mener i følge denne artikkelen at man skal fokusere mer på det gode og dermed mindre på det dårlige. Han peker videre på at en tilbakemelding må gi noe mer enn å bare si at noe var bra. Man må utdype det i større grad og utdype hva som var bra samtidig som tilbakemeldingen må være konkret. Noe som jeg tok til meg etter å ha lest den artikkelen er at det ikke bare er mitt ansvar som leder å gi tilbakemeldinger, men snarere et felles ansvar i selskapet man jobber i. Jeg forsøker ved anledning å gå fram med et godt eksempel ved å gi min sjef tilbakemeldinger, men jeg vedgår gjerne at det tar både mye tid og krever øvelse på å få det bra. Som Arne Andreas Opheim kommenterer i artikkelen, så vil det gi mye verdi for kulturen i selskapet, og det er et synspunkt jeg deler.
Verktøy for å gi og få tilbakemeldinger
For å bli bedre til både å gi og ta i mot tilbakemeldinger, må vi øve. Men hvor starter man? Det finnes flere ulike modeller å trene seg på. Et godt råd er fokusere på én modell og lære den godt, framfor å gape over for mange samtidig. Med øvelse så mener jeg at tilbakemeldinger kan bli et nyttig verktøy som kan brukes både i ditt private liv så vel som i det profesjonelle.
Det finnes mye materiale, tips og veiledning på nettet og mitt mål er å gi deg som leser et lite innblikk innen temaet og inspirere deg til å søke og lære mer andre steder. Under her får du presentert tre modeller som er mye brukt, og jeg går nærmere inn på én av de.
1. SBI-modellen — situasjon, oppførsel og innvirkning
SBI (Situation, Behavior, Impact) feedback-modellen som er utviklet av Center for Creative Leadership, er kanskje den mest populære modellen som er i bruk, og en modell jeg har forsøkt å tilegne meg som min primære måte å gi tilbakemeldinger på. Den er en enkel modell for tilbakemeldinger som er strukturert inn i tre ulike deler: situasjon, oppførsel og innvirkning. Modellen fungerer like godt for positive som for negative beskjeder, og blir brukt for å levere én beskjed om gangen. For å bruke modellen er det anbefalt å ha en åpen samtale, fortell vedkommende at du skal gi de en tilbakemelding. Når det er gjort, leverer du beskjeden ved å bruke de tre stegene:
Det første steget er situasjon. Her skal du fortelle om situasjonen hvor oppførselen tok plass. Vær så konkret som mulig. Hold deg til fakta og unngå følelsesladede ord eller rykter i tilbakemeldingen. Tilbakemeldingen bør være på noe som hendte nylig slik at situasjonen er friskt i minnet for begge parter.
Det neste steget er å beskrive den konkrete oppførselen eller handlingen som du ønsker å gi tilbakemelding på. Også her er det viktig å holde seg til fakta, være presis og ikke ta noen snarveier eller bruke et tvetydig språk. Dette kan i verste fall føre til misforståelser eller mangelfull kommunikasjon.
Det siste steget er å gi en tydelig forklaring på innvirkningen som oppførselen hadde på deg. Hvis du gir en positiv tilbakemelding, så forklar tydelig hvordan oppførselen hadde en positiv innvirkning. Om det derimot er en negativ tilbakemelding, så forklar tydelig hvordan oppførselen hadde negativ innvirkning. La meg oppsummere det hele med et konkret eksempel mellom meg som leder og en ansatt i min avdeling:
Situasjon: I avdelingsmøtet mitt i dag spurte jeg om noen ville hjelpe til med å bidra inn mot faglige intervjuer.
Oppførsel: Du rakk opp hånda og meldte interesse for det.
Innvirkning: Det viser meg at du har engasjement, viser deg fram og er villig til å bidra inn i avdelingen og hjelpe til, det liker jeg veldig godt.
Dette var et enkelt eksempel for å illustrere hvordan modellen fungerer. Den viser de tre delene SBI består av: den forklarer på en konkret måte hvor hendelsen tok plass, hva oppførselen gikk ut på og avrunder med å si hva innvirkningen hadde på meg. Jeg anbefaler å prøve ut modellen selv neste gang du skal gi en tilbakemelding til noen.
2. CEDAR — den ansatte styrer samtalen
En annen modell som er verdt å nevne er CEDAR. Den ble utviklet i 2003 av Anna Wildman da hun jobbet som konsulent. Hun er nå direktør i selskapet Oil in the Engine som har som mål å gjøre mennesker flinkere i dialog og kommunikasjon på arbeidsplassen. CEDAR er et strukturert rammeverk med fokus på gi tilbakemelding ved at den ansatte, framfor lederen, tar styringen i samtalen. CEDAR er en forkortelse for Context, Examples, Diagnosis, Action og Review.
3. Feedback sandwich — start og avslutt med det positive
Den siste modellen som jeg syns det er verdt å nevne er kanskje den eldste av de alle: feedback sandwich. Poenget med modellen er å dekke til den negative tilbakemeldingen. Det gjøres ved å starte med en positiv tilbakemelding før du gi den negative, for så å avslutte med en positiv tilbakemelding igjen. Da avsluttes samtalen i en god tone. Ulempen her er at mottaker av tilbakemeldingen kan føle seg forvirret om man faktisk fikk en positiv tilbakemelding eller ei.
Bygg en tilbakemeldingskultur allerede i dag
For å oppsummere så finnes det mange soft skills som kan være nyttige å lære seg og ta i bruk. Tilbakemeldinger er bare én av flere ferdigheter du kan lære deg og utøve i det daglige. Det kan utgjøre den ekstra forskjellen for å skille seg ut i et allerede tøft arbeidsmarked. Jeg har selv tatt i bruk SBI-modellen med stort hell, men det finnes mange andre modeller der ute også. Det viktigste er å finne sin modell, lære den godt og ta den i bruk ofte. Ved å gjøre det kan man være med på å bygge en tilbakemeldingskultur på akkurat din arbeidsplass — og er det noe man ikke får nok av så er det tilbakemeldinger. De bidrar til utvikling på det personlige plan, og du får oppleve progresjon og mestring. Mitt råd er å starte med å bygge en tilbakemeldingskultur allerede i dag!
Send meg gjerne en mail på anders.hefre@systek.no hvis du ønsker å dele dine tanker rundt dette, eller lurer på hvordan det er å jobbe i Systek.
Du kan også gå inn www.systek.no for mer informasjon om våre tjenester og ledige stillinger.
