Ny i prosjektet?

I dette blogginnlegget vil jeg gi deg noen tips til hva du kan og bør gjøre når du kommer inn som nytt medlem i et allerede etablert team.

Jeg husker da jeg kom til Norge i 1993 og begynte på norskkurs. Boken vi brukte på kurset het «Ny i Norge». Boka startet med noen av de mest grunnleggende frasene man trenger for å klare å kommunisere på norsk.

“Hva heter du?”, “Hvor kommer du fra?”, “Hva er klokka?”

Etterhvert, når det mest grunnleggende, språklige, var på plass, lærte vi om det norske skolesystemet, arbeidslivet, styresystemet osv.

Å komme inn som nytt medlem i et etablert team, eller et prosjekt, kan på mange måter sammenlignes med det å komme som «ny» til Norge, eller et hvilket som helst annet land. Som «ny» i et nytt land må man lære seg det nye landets språk, kultur, lover og regler. Og hva er det første man må gjøre når man kommer inn som konsulent i et nytt prosjekt hos en ny kunde? Jo, man starter ofte med å lære seg kundens «språk». Her er det snakk om å lære seg kundens bransje, enten det er helsesektoren, bank og finans, energi eller noe helt annet. Alle bransjer har sine egne TBF-er (les: trebokstavsforkortelser) og dem tar det tid å lære…

Så skal man lære organisasjonen å kjenne. Hvem bestemmer, hvem er prosjekteier, hvem er kollegaene dine, hvem er sluttbruker osv.

Og så gjelder det å lære seg å forstå «spillereglene» i prosjektet eller i teamet. Mange team har etablert en «way of working», eller en såkalt «Team Agreement». Noen team har denne dokumentert tydelig, andre jobber bare på en bestemt måte og alle er innforstått med at «det er slik vi gjør det her». Uansett form, et team agreement og teamets måte å jobbe på er noe som er viktig å sette seg inn i.

I 1965 definerte psykologen Bruce Tuckman 5 faser som ethvert team går gjennom: forming, storming, norming, performing og, til slutt, adjourning.

Bruce Tuckman: 5 nivåer som alle team går gjennom

Jeg skal ikke gå inn på de ulike fasene her. Kun presisere at hver gang det skjer en endring i teamet, enten noen forlater teamet eller noen andre kommer inn, så vil teamet gå tilbake til startstreken igjen. Teamet må gjennom «Forming» fasen på nytt. Derfor er det viktig at du, som ny i et team eller et prosjekt, reflekterer litt over dette. Her er noen tips til hva du kan gjøre for at du raskest mulig skal komme inn i et team og bli en del av teamet.

En-til-en samtaler

Denne er selvfølgelig litt avhengig av rolle. Men kommer du inn som teamleder, prosjektleder, produkteier, lead developer eller arkitekt bør du definitivt kjøre en-til-en samtaler med alle i teamet. Hold samtalene uformelle. Hensikten med disse samtalene bør være å bli bedre kjent med hver enkelt, samt avklare hvilke forventninger den enkelte har til deg og den rollen du skal utføre.

Aktiv lytting

Vi snakker ofte om 3 nivåer av lytting. Her er de 3 nivåene kort presentert:

• Nivå 1 (indre lytting): Du lytter til den du snakker med, men filtrerer alt du hører gjennom dine egne verdier, erfaringer og interesser. Lyttingen din preges av hva du selv synes er viktig.
• Nivå 2 (konsentrert lytting): Du lytter til den du snakker med, med utgangspunkt i hans/hennes egne verdier og erfaringer. Du legger merke til tonefallet og måten vedkommende uttrykker seg.
• Nivå 3 (global lytting / Ikke-verbal lytting): Du fokuserer ikke bare på det vedkommende sier. Du oppfatter ikke-verbale signaler slik som kroppsspråk, ansiktsuttrykk, toneleie osv.

Nivå 2 og 3 definerer begge det vi kaller for aktiv lytting. Det er den type lytting du gjør når du er aktivt tilstede i en samtale, prøver å sette deg inn i den andres sko og virkelig prøver å forstå det de sier.

Når du først gjennomfører de nevnte en-til-en samtalene: prøv å lytte aktivt, få med deg tonefallet, kroppsspråket og hva de enkelte teammedlemmene prøver å formidle. Noen ganger er det ikke nødvendigvis hva de sier, men måten de sier det på og kroppsspråket deres, som vil hjelpe deg å stille de riktige oppfølgingsspørsmålene.

Still åpne spørsmål

På et coaching kurs jeg tok for et års tid tilbake snakket vi om viktigheten av å kunne stille åpne, kraftfulle spørsmål. Åpne, kraftfulle spørsmål er ikke-ledende spørsmål som følger interessebanen til den som blir coachet. De inviterer til ettertanke hos den som blir stilt spørsmålet og kan gjerne bidra til å generere andre svar og alternativer enn dem du selv ville ha foreslått eller valgt. Needless to say: Kraftfulle spørsmål er IKKE en type spørsmål som kan besvares med et «Ja» eller «Nei».

Du kan google «powerfull questions» og få en haug med forslag til hvordan du kan stille et slikt spørsmål. Jeg nøyer meg med å si at alle spørsmål som begynner med «Hva» eller «Hvordan» kan kvalifiseres som kraftfulle spørsmål.

Så: Når du sitter i den en-til-en samtalen. IKKE spør: Trives du her? Spør heller: Hvordan synes du det er å jobbe her? Og hvis vedkommende svarer: «Greit», kan du jo følge opp med å spørre: Hva er det du synes er så greit med å jobbe her? Hva er det du synes er mindre greit med å jobbe her? Hva tenker du at vi kan gjøre for å gjøre det enda bedre å jobbe her?

Lær deg spillereglene!

Skal du fungere i et team må du lære deg teamets spilleregler. Hvem gjør hva i teamet? Finnes det tydelige rollebeskrivelser? Hvordan prioriteres teamets oppgaver, har teamet etablerte prosesser for parprogrammering, code reviews, hvem tester det som skal leveres, hvordan er teamets release rutiner osv? Følg med på hvordan de andre gjør ting og prøv å gjøre som dem. I alle fall til du har kommet nok inn i ting til at du kan begynne å påpeke eventuelle svakheter og komme med forslag til forbedringer.

Psykologisk trygghet

En annen ting det snakkes mye om når man snakker om velfungerende team er viktigheten av psykologisk trygghet. Psykologisk trygghet handler om å ha en kultur i teamet som gjør at teammedlemmene kan føle at de kan uttrykke seg fritt uten å være redd for å bli straffet, ledd av eller på annen måte bli «uthengt». Som nytt medlem av et team er det ekstra viktig at du er med og bidrar til å sikre psykologisk trygghet i teamet. Vær nysgjerrig på hva de andre i teamet mener, still spørsmål og lytt aktivt, vær vennlig med hverandre, vis respekt og gi hverandre konstruktive tilbakemeldinger.

Oppsummert

Når du kommer inn som et nytt medlem i et etablert team eller et prosjekt må du huske at din ankomst vil gjøre at teamet må etablere seg på nytt, siden teamet går tilbake til «forming» fasen.

Du bør:

• kjøre en-til-en samtaler (i alle fall hvis du kommer inn i en ledende rolle)
• lytte aktivt
• stille åpne spørsmål
• lære teamets spilleregler
• bidra til psykologisk trygghet

De beste teamene er team som har høy grad av åpenhet og psykologisk trygghet, hvor tilliten mellom teammedlemmene er stor og medlemmene samarbeider godt i arbeidet mot et felles mål.

Din oppgave som nytt medlem i et team er å bidra til alle disse tingene.

Lykke til!

Kontakt oss gjerne hvis du trenger bistand med rådgivning eller prosjektledelse i din virksomhet.