Başarısızlığı Hayal Edin: Premortem

Bir projeye başlarken ekipçe projenin iyi sonuçlanacağını düşünürüz. Kimse kötü sonuçlanacağı fikrini düşünmek bile istemez. Ne yanlış gidebilir ki? Eğer bu soruyu gerçekten sorarsak ne olacağına hep birlikte bakalım.

Premortem, yanlış gidebilecek şeylere odaklanarak sonucu daha iyi yapmanın peşinde olan düşünme tekniğidir. Amaç analizden ziyade projeyi geliştirmektir. Thinking Fast and Slow yazarlarından olan Dany Kahneman, Premortem’in “bir projedeki potansiyel sorunları ortaya çıkarabilecek etkili bir teknik” olduğunu söylemiştir.

Bir projenin başarısız olmasının farklı nedenleri olabilir ancak aşırı güven bunlardan birisidir. İnsanlar, yeteneklerini gerçekte olduğundan daha iyi değerlendirme eğilimlidir, bu da bazen iş başarısızlıklarına yol açar. Premortem toplantılar, insanlar arasındaki aşırı güveni ortadan kaldırmak ve istenmeyen sonuçların olasılığını en aza indirmek için değerli bir araçtır.

Projeyle ilgili olumsuz konuşmak, başarısızlıktan bahsetmek, konuşan kişinin olumsuz veya etkin takım oyuncusu olmadığını göstermez. Birçok olası sorunun önceden tanımlanamama nedeni olarak sebep gösterilebilir. Premortem kültürü bunun tam tersini destekler.

Premortem toplantısında:

1- Yönetici, takım lideri veya gruptaki en kıdemli kişi, toplantıyı yönetecek kişi olarak seçilir.

2- Toplantı yöneticisinden, yaklaşan projenin hedeflerini, kaynaklarını ve zaman çizelgelerini açıklamasını istenir.

3- Brifing adımından sonra toplantı yöneticisi, herkesin projeyi tam olarak anlamasını sağlamak için tüm katılımcılardan sorularını sormalarını ister.

4- Herkesten bu adımda olabileceğini düşündüğü olası riskleri/sorunları yazması beklenir.

5- Toplantı yöneticisi, katılımcılar tarafından sunulan fikirleri alaka düzeyine ve gerçekleşmesi durumunda neden olacakları başarısızlığın önemine göre gruplandırır.

6- Nihai listenin bir kopyasını, projeyi planlamaktan ve sorunları önlemek için olası fikirleri geliştirmekten sorumlu ekip üyelerine gönderilir.

Premortem toplantısı, olası risk/sorunları belirlemenize ve bu sorunları önceden yönetmenize fırsat sağlar. Proje başlangıcındaki aşırı özgüveni azaltarak, tedbirli olmaya teşvik eder. Proje hakkında ortak bir anlayış yaratarak, ekipler arası iletişimi güçlendirir. En önemlisi, projede başarısızlıktan ve sizi de postmortem toplantısından kaçınmanıza yardımcı olur.

Unutmayın önlemek, düzeltmekten iyidir.

Hoşça kalın.