Bulut Bilişim’den Bulut Yönetime — 1. Kısım

Artık bilişim kaynaklarına buluttan erişiyoruz ve buna bulut bilişim diyoruz. Yönetimi de buluttan yapamıyor muyuz ? Tabi ki yapıyoruz. Bulut- yönetim den aslında kastım uzaktan sanal ekipleri oluşturma ve yönetme…

Daha önce aynı ofiste kapalı bir alanda beraber çalışıyorduk. Ekip yöneten ve çalışanlar olarak yıllardır bu şekilde kendi üzerimizdeki görevleri yapmaya alışmıştık. Şimdi pandemi ile beraber herkes kendi izole ofislerini kurdu ve birbirimizi bize bağlayan tek şey internet oldu. İlişkiler sanal ortamdan, işler ve iş takibi de sanaldan olmaya başladı. Ekibe yeni başlayan arkadaşları bile yüz yüze görmeden ekibe aldık. Aylar sonrası bu arkadaşlar ile ilk defa karşılaştığımızda farklı konuşmaların, heyecanların yaşandığı bir ortam oluyor. Tabi bu çalışma ortamı heyecan dışında farklı korku ve çekinceleri de beraberinde getirdi.

• Acaba yöneticim benim yaptıklarımdan haberdar mı ?
• Acaba çalışanlar gerçekten çalışıyor mu, yoksa Netflix’ te dizi mi izliyor akşama kadar ?
• İşler yolunda mı, yolunda gitmeyen bir durum varsa nasıl bileceğim ?

Bunlar tabi birkaçı. Uzaktan çalışma ve uzaktan çalışan sanal ekipleri yönetme yıllardır vardı, biz de kısmen uzaktan çalışma şeklinde çalıştığımız da oluyordu. Uzaktan çalışmanın avantajları / dezavantajları da biliniyordu ama aniden denilebilecek şekilde çok kısa süre içinde buna mecbur kaldık ve çalışma şeklimizi bu şekilde evirdik.

Bütün süreç ekibe yeni bir arkadaş katmakla, ekip kurmakla başlıyor..

Ekip Kurma ve Yönlendirme

İş görüşmelerini fiziksel olarak yapamadığımız için kameranın açık olması önemli zira zoom, skype vb ile iş görüşmesi yaptığımız kişi ile bizi ruhen bağlayan tek şey kamera. Bu şekilde adayın ruh halini, tepkilerini görebiliyoruz. Görüşme esnasında karşılıklı beklentileri ve iş için gereksinimleri ölçtükten sonra, olmazsa olmazları, kırmızı çizgileri görüşmek daha önemli oldu bu dönemde. Bu şekilde çalışan da işe başladıktan sonra yeni çalışma ortamında “ne olursa işe devam edemem, ne olursa işten atılırım” sorusuna cevap bulmuş oluyor. Ama bu görüşme korku kültürüne atılan bir adım olmamalı. Ayrıca adaya beklenti kısmında şirketin değerlerini, amaçlarını da net şekilde ifade etmek lazım. Ben ekibe kattığım arkadaşların çoğuna ihtiyaç duyduğu ilgiyi ilk zamandan itibaren göstermeye önem gösteriyorum. Kimi zaman IK ile yapılan görüşmeler dışında arayıp konuştuğum oluyor. Bazen aday işe başlamasa dahil bir şekilde ilişkimi koparmıyorum.

İşe başladıktan sonra da bu ilgi kültürünü devam ettirmek için düzenli 1–1 lerin yapılması öneriliyor. Bu görüşmelerin amacı ilginin gösterilmesi, çalışanların işlerini daha iyi yapmaları, mesafelerin yakınlaştırılması için olmalı. Zira eskiden koridorda, ya da dışarda kahve içerken, bazen de yönetici odasında oturup çay içtiğimiz oluyordu. İş ya da farklı bir konuda görüşebiliyorduk. Bu planlı ya da plansız görüşmeleri artık fiziksel mekanda yapamıyoruz. Ama sanal ortamda kamera açık şekilde bunları yapmak, düzene koymak, çalışanların kendilerini işin, ilginin uzağında hissetmemeleri için önemli. Çalışanlara neyi iyi yaptığını ve nerelerde gelişime açık olduğunu net bir şekilde ifade etmek, karşılıklı olarak nerede durduğunuzu anlamak için önemli. Bu şekilde belirsizliğin de önüne geçeriz. Zira belirsizlik korkuya dönüşebilir. İyi yönlerin ya da zayıf yönlerinin yönetici tarafından bilindiği, iletişimin de bu şekilde olduğu samimi bir iletişim, güveni de beraberinde getirir. Yıllar önce beraber çalıştığım bir üst seviye yönetici, hatalı yapılan bir iş ya da istenmeyen bir durum sonrasında ekibindeki bir kişiye memnuniyetsizliğini yoğun şekilde aktardığında, o çalışanın keşke işten atsa dediğini hatırlıyorum. Ama bu serzeniş güven ile beraber gelen mutsuzluk ve pişmanlıktan ibaretti.

İletişim iyi olursa korkular azalır. İlgilenildiğini, değer gördüğünü hisseden çalışan daha iyisini yapmaya çalışır, daha fazla risk alır. Yönetici de çalışanların güçlü olduğu yönlerini bulup, o konularda daha fazla çalışmalarını sağlamalıdır. Güçsüz olan yerine güçlü olan yönlere odaklanmak gerekli. Bu şekilde çalışanın da başarısı artacaktır.

Amaç Odaklı Çalışma — OKR

Ekip olarak bir işe kanalize olmak için o amacı benimsemek, kabullenmek gerekli. Bunun için kullanılan bir yöntem OKR. Objectives and key results anlamına geliyor yani amaçlar ve anahtar sonuçlar. Bir ekibin — şirketin sahip olduğu, ulaşmak istediği ulvi amaca objectives deniyor.

Örneğin artan elektrik fiyatları sonrası “elektrik harcamalarını %25 azaltmak” ev halkının bir amacı olabilir. Bu bizim objective mizdir. Buna ulaşmak için göstermemiz gereken sonuçlar da anahtar sonuçlardır. Örneğin, “fırın yemeklerini haftada 1 e indirmek”, “buzdolabındaki yiyecekleri %20 azaltmak” gibi. Bunu iş hayatına vurursak “manuel işlerimizi %50 oranında otomatize etmek” konusunu ulvi amac edinirsek, “sunucu kurulumlarını uçtan uca otomatize etmek”, “x operasyonel işini ansible ile otomasyonunu sağlamak” bunlar anahtar sonuçlarımız olabilir. Anahtar sonuçları belli zaman içerisinde ölçmek lazım. Bu anahtar sonuçların çıktıları bizi amacımıza ulaştıracaktır.

OKR ler organizasyonel olarak üstten aşağıda belirlenebileceği gibi alttan üste de belirlenebilir.. Alttan üste olursa çalışan motivasyonu, verimliliği artar, üstten alta olursa herkes ne iş için çalıştığını bilir, gereksiz işler ile uğraşmaz.

Şirketin ya da ekibin alacağı bu ulvi amaçlar belirlenirse uzaktan çalışan ekip üyeleri ortak amaca ulaşmak için çalışmalarını daha doğru planlarlar. Uzaktan çalışmanın getirdiği başarısızlık korkusu da bu şekilde bir nebze azalmış olur. Üstten gelecek OKR ler için, daha ilk işe alma sürecinden itibaren ilgili OKR lerin çalışan adayına iletilmesi faydalı olacaktır. Örneğin bir şirketin ulvi amaçlarından biri aylık olarak ürünlerini up to date yapmak ise, bu şekilde çalışmak istemeyen birini ekibe almanız, baştan başarısız sonuçlar almanıza neden olabilir.