Olduğun Yerden Başla! Kanban
Kanban, 1956'da genç bir Toyota endüstri mühendisi Taiichi Ohno’nun, Toyota’nın iş verimliğini arttırmak için iş süreçlerini görselleştirerek çizelge haline getirmesine dayanır. 2000'li yıllarda ise Microsoft da bilgiye dayalı işlerde kullanılmak üzere David Anderson tarafından prensip ve ilkeler geliştirilerek günümüzdeki yaklaşım haline gelmiştir.
Kanban, mevcut bir süreçte görünmeyen işleri ve bu işlerin iş akışında nasıl hareket ettiğini görselleştirebileceğiniz bir metot veya yaklaşımdır. Ekipler içinde yaygın olarak aşırı iş yükünü hafifletmek ve ekip tarafından yapılan işin kontrolünü (yeniden) ele almak olarak bilinir.
Kanban, müşterilerinizin ihtiyaç ve beklentilerine veya iş ortamınızdaki değişikliklere zaman içerisinde daha iyi ve daha hızlı yanıt verebilme becerinizi geliştirme ile ilgilidir. Bu sebeple odağı müşteri olan çok farklı iş çeşitlerinde kanban kullanılabilir. Örnek olarak BT, yazılım geliştirme, reklam ajansları verilebilir.
Kanban Pratikleri
1- Görselleştirin
İşyerlerinde iş süreçleri kasıtlı olması da bazen gizli saklı kalabilir. Ancak biz kanban yaklaşımı ile görselleştirdiğimizde süreçler şeffaf hale gelir. Bu da gerekli işbirliğini ve iletişim fırsatlarını gün yüzüne çıkarır ayrıca tüm ekibin aynı noktada aynı amaç için çalıştığını hatırlatır. Ekiplerin kısa sürede tüm süreci özümsemesini ve işlemesini sağlar.
2- Devam Eden İşleri Sınırlandırın
Burada, belirli bir zamanda devam eden işlerin sayısından bahsediyoruz. Kanban kullanımının iş akışına daha çok tam kapasite kullanımına daha az etkisi vardır. Üzerinde çalıştığımız işleri sınırlandırmak işin verimini ve niteliğini büyük ölçüde arttırır. Bu sürecin iş akışına olumlu etkisi vardır.
3- Akışı Yönetin
Sürdürülebilir bir tempo yakalamak ve bunu korurken olabildiğince sorunsuz ve öngörülebilir bir akış sağlamayı hedefler.
4- Politikalarınızı Açık Hale Getirin
Her gün gerek bireyler gerekse ekip bazında birçok karar alınır. Ekibe veya projeye yeni başlayan birini düşünün, bu kadar değişim içerisinde akışı anlaması zor olacaktır değil mi? ancak politikalarımızı açık hale getirip getirdiğinizde ideal şartlardaki iş akışını daha rahat anlaşılacaktır. Bahsettiğimiz politikalar nedir? Örneğin kanban boarduna iş öğeleri kim tarafından alınacak? yeni işler ne zaman alınacak? mevcut kapasiteye ne kadar iş alınacak? işlerini çekme kriterleri nelerdir? wip sınırı nedir? gibi sorular ile politikalarınızı oluşturabilirsiniz.
5- Geri Bildirim Döngüleri Oluşturun
Politikalarımızı, ürünlerimizi veya süreçlerimizi kısacası mevcut durumumuzu gözden geçirmek ve iyileştirici geri bildirimlerde bulunmamız için uygun kadanslar belirleyin.
6- İyileştirmeyi Sürdürün
Kanban sürekli değişim için kullanılan bir metottur. Güvenli ortamda deneyler düzenleyip iyi sonuçlar elde edilirse muhafaza edilir. Böylece dinamik ve sürekli gelişim gösteren ekipler oluşturulur.
Kanban Board
Bir Kanban sistemini görselleştirmenin en yaygın yolu Kanban board kullanmaktır. Temelde 3 kolondan oluşan kanban board, organizasyon ihtiyacına göre kolonlar düzenlenebilir. Tüm Kanban boardlarında ortak olan şey, işi Kanban board boyunca soldan sağa çekmektir: yeni iş öğeleri Kanban boarda sol taraftan giriş yapar. İş öğeleri sağ taraftan çıktıklarında ise değer müşteriye teslim edilmiş olur.
kart olarak adlandırılan ayrı notlara iş öğeleri denir. İş öğeleri; görevlere, yapı türlerine veya yüksek seviye projelere göre farklı tür ve boyutlarda belirtilebilir. Bu iş öğelerinin gerçekleştiği eylemler dizinine iş akışı denir. Tek seferde izin verilen maksimum iş öğesi sayısını (Work in Progress) şekil x deki gibi kolonların üst kısmında sayı ile belirtiriz.
KANBAN METRİKLRİ
Kanban bir dizi metrik içerir;
- İş teslim süresi, tek bir iş öğesinin başlangıçtan (söz verme noktası) tamamlanana kadar sistemden geçmesi için geçen süredir.
- Teslimat oranı; haftalık yeni işler, aylık eğitim sınıfları veya aylık yeni işe alımlar gibi birim zaman başına tamamlanan iş öğelerinin sayısıdır.
- Devam eden işleri sınırlama (WIP), zaman içerisinde belirli bir anda sistemdeki (veya sistemin tanımlanmış bir bölümündeki) iş öğelerinin miktarıdır.
Bu metrikler, sistemimizin davranışını anlamak ve bunu optimize etmek için grafiksel gösterimlerde kullanılır.
KANBAN KADANSLARI
Ekip koordinasyonunun sağlanması ve süreçlerin iyileştirilmesi için geri bildirim döngülerine ihtiyaç vardır. Verilen bağlama uygun olarak işleyen geri bildirim döngüleri, organizasyonun öğrenme yeteneklerini ve gelişimini denemeler yoluyla güçlendirir.
Kanbanı uygularken tüm öğeler gibi, kadansların da içinde bulunduğu organizasyon yapısına uyacak şekilde ayarlanması gerekir.
KANBAN İLKELERİ
Kanban pratiklerini uygularken benimsememiz gereken bazı ilkeler vardır. Kanban mevcut çalışma şeklini geliştirmek, geri bildirimlerden faydalanarak mevcut çalışmayı iyileştirecek yöntemleri aramak suretiyle evrimsel değişim yaklaşımını kullanır. Buradaki liderlik rolü, organizasyonel liderlik rolü olmayan bireyler tarafından gelişim için küçük gözlemler ve iyileştirme önerileri şeklinde olabilir. Kanban çekme sistemi olup görev atamaları direkt yapılmaz. çalışanların kendi kendine organize olmalarına imkan sağlanır. Müşterilerin ihtiyaçlarını anlamak ve sonuçları iyileştirmek için mevcut durumu gözden geçirme de bu ilkelerdendir.
Kanban vs Scrum
Scrum ve Kanban, hem geliştirme ortamlarında hem de BT hizmetlerinde sıkça kullanılır ve genellikle birbirleriyle kıyaslanırlar. Şekil 8 de farklarına göz atıp aslında, bunları birlikte kullandığınızda en fazla faydayı elde edebileceğimiz Scrumban dan bahsedelim.
Scrumban, çevikliği daha iyi benimsemek ve her birinde eksik olanı iyileştirmek için her iki yaklaşımdan da yararlanır. Her iki yaklaşımı kullanmak, özellikle insan bakış açısıyla birçok fayda sağlar: geri bildirim yoluyla işbirliğini ve iyileştirmeyi teşvik etmek ve dikkati iş değeri sağlamaya odaklamak örnek olarak verilebilir.
Yeni yazılarda görüşmek üzere :)
