Üretkenliğin Nörobiyolojisi: Yeni Bir Verimlilik Sistemi
Bilişsel Psikolojide Chunking (Bütünleştirme) Kavramı ve Görev Yönetimine Yansıması
Serinin ilk yazısını okumadıysanız sizi aşağıdaki linke alabiliriz. Bu makale öncekinin devamı değil ama genel olarak beyin, verimlilik ve üretkenlik konularına ışık tuttuğu için ilk makaleyi okumanız faydalı olabilir.
Çalıştığınız iş ve pozisyon ne olursa olsun, iş hayatımız birbiriyle bağlantılı veya bağımsız gelişen ardışık olaylar silsilesinden ibaret. İster cerrah olun ister sosyal medya uzmanı; ister freelance çalışın ister vergi dairesinde, iş hayatımız tekrar eden akışların bütünü.
İşlerimizi yapabilmek için hepimiz bir çeşit takip sistemi kullanıyoruz. Ajanda, önümüzdeki müsvedde kağıda not alma, to-do uygulamaları, excel, hafızamıza güvenme, vb.
Görevleri, akışı bozmayacak şekilde ve sınırlı enerjinizi doğru yönlendirecek şekilde kurgulayıp ele almak iş verimliliğinin temelini oluşturuyor. İşte tam bununla ilgili geliştirdiğim, kullandığım ve çok verim aldığım bir yöntemi sizlerle paylaşmak istiyorum.
Bilişsel Psikoloji’de, farklı bilgi tiplerinin anlamlı bütünler halinde bir araya getirilmesine “Chunking” deniyor. Beyin, nöronların paralel işlem ve çoklu bağlantı kapasitesi sayesinde, bütünleştirdiği bilgileri hafızada daha rahat muhafaza ediyor ve daha kolay hatırlıyor. (Neath & Surprenant, 2003; Tulving & Craik, 2000).
Buna en yakın örneği telefon numaralarından verebiliriz. Birine telefon numaramızı söylerken rakamları tek tek söylemek yerine (0–5–3–2–4–2–6 = Sıfır, Beş, Üç, İki, Dört, İki, Altı) yerine rakamları gruplayarak, bütünleyerek söylüyoruz ( 0532 426 = Sıfır BeşYüzOtuzİki DörtYüzYirmiAltı)
Kurguladığım görev formatı aslında “chunking” tekniğini temel alıyor. Yapılacak işleri bütünler şeklinde ele alıp küçük parçalarına bölüyoruz. Aşağıdaki tablo bunu açıklamamıza yardımcı olur:
Tabloyu kısaca açıklayalım.
<5 Dk: 5 Dakikada veya daha kısa sürede tamamlayabileceğiniz işler.
5–25 Dk: 25 Dakikada tamamlayabileceğiniz işler.
>25 Dk: 25 Dakikadan fazla zaman alacak işler.
Bağımsız İşler: Bu görevleri tamamlamak için kimseye ihtiyacınız yok. Birinin onayına, birinden gelecek bilgiye gerek yok. Kendi başınıza tamamlayabilirsiniz.
Bağımlı İşler: Bu görevler diğer kişilere bağımlı. İşi birine devredip takip yapmanız gerekebilir, işi birinin onayına sunmanız gerekebilir, başka birinden alacağınız yanıta göre işi tamamlamanız gerekebilir.
1. Bölge: Aksiyon
Yapın bitsin. Emaili gönderin. Cevap yazın. İşi tamamlayın. 5 dakikanın altında süreceği için bir an önce listenizden çıkarın.
2. Bölge: Odak
Yaklaşık 25 dakika sürecek bu görev için bölünmemeniz lazım. Açık ofiste çalışıyorsanız, kulaklığınızı takın, rahatsız edilmeyeceğinizden emin olduğunuz bir yere geçin. Tamamladıktan sonra 5–10 dakika ara vermeyi ihmal etmeyin.
3. Bölge: Proje
25 dakikanın üzerinde sürecek bu tip görevler için üst limit yok. İş yükü ciddi artabilir. Bu ölçekte işlere başlamadan önce mutlaka planlama yapın. İşi yaparken ihtiyacınız olacak doneleri toparlayın ve işi mümkün olduğu kadar küçük Aksiyon ve Odak parçalarına bölün.
4. Bölge: Delegasyon
5 dakikanın altında vakit ayırarak başka birine devredebileceğiniz, atayabileceğiniz işler. Günün ilk saatlerinde yapmaya çalışın. Delegasyon ve Takip kalemleri genelde size geri dönecek kalemlerdir. Yani mailinize yanıt geldiğinde bu organik olarak yeni bir delegasyon veya aksiyon kalemi yaratacak. Bunun için mümkün olduğu kadar net, mail trafiğini veya iletişim yoğunluğunu minimuma indirgeyecek şekilde işlerinizi delege edin.
5. Bölge: Takip
Başkalarına bağımlı 25 dakikaya kadar sürebilecek işler. Yani siz bir iş üzerinde 25 dakika kadar çalıştıktan sonra işin hala bitmediği bir senaryo. Bu çalışma sonrası ya onay için birine gönderiyorsunuz, ya o aşamada başka birinden bilgi almanız gerekiyor ya da birinden fiyat bekliyorsunuz.
6. İş Birliği
Başkalarına bağımlı işler 25 dakikadan fazla sürecekse, bir araya gelin. İş birliği yapın. Toplantı yapın. Onayına, bilgisine, görüşüne ihtiyacınız olan herkesi bir araya getirip tek seferde işi tamamlamaya çalışın. Bu mümkün değilse burayı da delegasyon ve takip aşamalarına bölerek bütünü eritmeye çalışın.
Şimdi bu tablo özelinde görevlerin nasıl gruplandırılabileceğine dair önerilerde bulunacağım.
Yapılacaklar Listesi Uygulaması Kullanın.
İşinizi hafıza gücünüze emanet etmeyin. Hafıza veriminiz her gün sabit olamaz. Not defteri veya ajanda taşıyorsanız uygulamaya gerek yok. Özellikle dijital ortamda iş yapıyorsanız cross-platform uygulamalar tercih edin. Hem cep telefonunuzdan, hem iş laptop’ınızdan, hem ev tabletinizden kolayca erişilebilen uygulamalar size çok vakit kazandıracaktır. Bazı öneriler:
Ben bunu kullanıyorum. Cross platform. Açtığınız görevleri gruplayabiliyor, göreve alt görevler ekleyebiliyorsunuz. Görevler için hatırlatma kurma ve dosya ekleme fonksiyonları da var.
Gündelik işlerinizi de girebileceğiniz verimli bir uygulama. Zaman odaklı çalışarak deadline belirlediğiniz işler için size günlük veya haftalık program oluşturmada yardımcı oluyor.
Google Tasks
Sade arayüzü ve Gmail’den görev çekebilmesiyle kullanım kolaylığı sağlıyor.
Daha çok bir proje detaylandırma uygulaması olarak tasarlanmış. Büyük çaplı projeleri küçük alt parçalara bölmek için çok ideal bir gömülü hiyerarşik yapısı var. Bu nerede işinize yarar ileride bahsedeceğiz.
Güne 1. Ve 4. Bölgeden Görevlerle Başlayın
Hem yapılacaklar listenizi rahatlatır, hem sizi motive eder, hem de 5 dakikanın altındaki bağlı ve görevler için aynı gün dönüş/onay alma şansınızı artırmış olursunuz.
Öğleden Önce 2. ve 5. Bölgeleri Temizlemeye Çalışın
25 dakikalık görevler için Pomodoro tekniği uygulayabilirsiniz. 25 dakika çalışıp, 5–10 dakikalık aralar verebilirsiniz. Bu bölge odak gerektiriyor. Çeşitli yerlerden dokümanlar derlemek, okumalar yapmak, doneler toplamak gerekebilir. Ön hazırlık iyi yapılırsa iş aksiyona dönüşüyor. Burada delegasyon yaparsanız büyük ihtimalle sağlam takip yapmanız gerekecek.
Öğleden Sonra 3. ve 6. Bölgeleri “Chunk” Kabul Ederek Küçük Aşamalara Bölün
Eğer bir iş üzerinde 25 dakikadan fazla çalışmanızı gerektiriyorsa, pek çok küçük görevin bir araya gelmesiyle oluşmuş bir bütündür. Bu işi mümkün olduğunca fazla sayıda küçük basamağa bölerek 1–2–4 ve 5. Bölgelere taşımaya çalışın. Enerjinizin azaldığı öğleden sonra saatlerini iş yapmaya değil iş planlamaya ayırın. Bu noktada “Workflowy” benzeri, işi alt birimlerine bölmeye yardımcı olan uygulamalardan faydalanabilirsiniz.
Takip Gerektiren İşleri Kendi Haline Bırakmayın. Size Geri Yansır.
Delegasyon ayrı bir sanat. Sağlıklı devretmediğiniz işlerin büyüyerek size geri döndüğünü, işi tamamlamak adına hiç mesafe kat edilmediğini ve size extra yük çıkardığını göreceksiniz.
Bu yüzden delegasyon yaparken
· Mutlaka, işi atadığınız kişinin yalnızca ilgileneceği basamağı değil, tüm iş akışını anladığından emin olun.
· Mutlaka deadline koyun. Tarih belirlerken olası aksilikleri hesaba katın.
· Belirli aralıklarda (kendinize aksiyon görevleri oluşturarak) işin gidişatını takip edin. İşi atadıktan sonraki diyaloğunu deadline günü olmasın.
Sizin de kendi iş alanınızda ihtiyaçlarınıza göre modifiye ettiğiniz metotlarınız varsa yorum bölümünde paylaşın, hem öğrenelim hem de ilham alalım.
