Üretkenlik İçin Psikolojik Hileler Nelerdir?
Hepimiz daha az zamanda daha fazlasını yapabilmeyi istiyoruz. Ne kadar üretken olursak, o zammı alma olasılığımız o kadar artar, daha fazla kişisel zamanımız olur ve hedeflerimize ulaşmaya o kadar yaklaşırız. Aynı zamanda, kendinize baskı yaparsanız uzun vade de daha çok çalışmanız gerçekleşmeyecektir. Bir düğmeyi çevirerek kendinizi sihirli bir şekilde görev yürüten bir makineye dönüştüremezsiniz.
Ancak çeşitli psikolojik hileler ve oyunlar kullanarak sizi en iyi performansınızı göstermeye teşvik eden doğal bir ortam yaratabilirsiniz.
Yaptığınız çoğu şeyin önemli olmadığını kabul edin.
Yazar Sean Mize, “Son 40 saatlik çalışmanızda neler yaptığınıza bir göz atarsanız, muhtemelen bu saatlerin yaklaşık 30'unun planlanmamış, gereksiz ve hatta düpedüz verimsiz şeyler için harcandığını göreceksiniz” diye yazıyor. “Ve bu sadece çalışma hayatınızın son 40 saati değil, haftadan haftaya bir problem.”
Bunun sizin için doğru olduğuna inansanız da inanmasanız da, önümüzdeki 40 saat boyunca 15 dakikalık bir aralıklı günlük yapmaya zaman ayırın. Her 15 dakikalık süre boyunca, üzerinde çalıştığınız şeyi kaydedin. “40 saatin sonunda tüm dönemleri sayın” diye ekliyor. “Şu anda %80'den fazla üretken olduğunuza inansanız bile, meşgul olduğunuz verimsiz görevlere muhtemelen hayran kalacaksınız.”
Daha üretken olmanın, programınıza bir şeyler eklemekle ilgili olmadığını görebilirsiniz. Bunun yerine, gerekli olmayan her şeyi eleyerek başlamanız en iyisi olacaktır.
Mize, 40 saatlik çalışma haftanızı 10 saate indirdiğinizde, yarı sürede, stresin yarısı ve daha az tükenmişlik olasılığı ile iki kat daha fazla iş bitirirsiniz diyor.
Düşüncelerinizi düzenleyin.
Bir kişinin zihni düzensiz olduğunda, çevresi de genellikle düzensizdir. Bunun tersi de doğrudur. Tek gördüğünüz bitmemiş görevler yığını olduğunda kendinizi verimsiz hissetmektir.
Başladığın yer buysa, derin bir nefes almanı öneririm. Yani kısacası önce düşüncelerinizi organize edin ve kafanızı boşaltın.
Ulusal Yaşam Konseyi’ne göre, zihinsel düzensizlik üretken olmaya yardımcı olmayan daha fazla stres ve dürtüsel davranış yaratır. Düşüncelerinizi organize etmek için yapılacaklar listenize başlamadan önce düşünmek, günlük tutmak, dua etmek veya meditasyon yapmak için bir dakikanızı ayırın. Görevlerinizi netlik ve amaçla organize ederseniz, bir plan yapmak çok daha kolay olacaktır.
Zaman aralıklarını kısa tutun.
Birçoğumuz için başlamak, zor bir görevin en zorlu kısmıdır. Büyük bir projeniz olduğunu veya sevmediğiniz bir takım göreviniz olduğunu biliyorsanız, ertelemekle zaman kaybedebilirsiniz. Erteleme, çalışanlar arasında yaygın bir sorundur ve çalışanların %88'i günde en az bir saat erteme girdabının içine girerler.
Üç saatlik bir projeyi taahhüt etmek yerine, onu sadece beş dakikalığına başlatmayı taahhüt edin. Bu beş dakikayı tamamladıktan sonra muhtemelen üzerinde çalışmaya devam etmek için motive olmuş hissedeceksiniz.
Çalışma ortamınızı ihtiyaçlarınıza göre uyarlayın.
Genellikle farkında olmasak da çalışma ortamımız verimliliğimizi doğrudan etkiler. Örneğin, iş verimliliği ofis sıcaklığına bağlı olarak artar veya azalır. Ayrıca çalışanlar, ofis çok soğuk olduğunda sıklıkla hata yaparlar.
Doğru ışığı seçmek de önemlidir. Uzun vadede, floresan, çok loş ve sert ışıkların gözlerinize doğrudan zararı vardır. Bu yüzden doğal ışık alan bir alanda çalışmak en iyisidir. Bu bir seçenek değilse, floresan lambaları yerine gün ışığı ampulleri kullanın.
Farklı bir konumda çalışıyorsanız, yaratıcı bir monotonluğun içinde sıkışıp kaldığınızı fark edebilirsiniz. Çevrenizi değiştirdiğinizde beyniniz daha yaratıcı hale gelir ve bunun sonucunda daha üretken olursunuz. Araştırmacılar, beynimizin tekdüzelikten hoşlanmadığını, ortam ve görev değiştiğinde daha iyi tepki verdiğini bulmuşlardır.
Kolay bir şeyle başlayın.
Daha karmaşık, daha önemli görevleri kolay olanlara tercih etmek, daha üretken olmak için her zaman iyi bir strateji olmayabilir. Emory Üniversitesi’nde yapılan bir araştırma, önce büyük görevleri üstlenen kişilerin genellikle uzun vadede daha etkili olduğunu gösteriyor.
Her halükarda, üretkenliğinizi canlandırmaya çalışıyorsanız, kolay bir şeyle başlayın. Listenizden birkaç şeyi kontrol ettiğinizde kendinizi başarılı hissedecek ve başlamanıza yardımcı olacak kadar ivme kazanacaksınız.
Bu başarı telaşını bir kez deneyimledikten sonra, kolay şeylere takılıp kalmayın. Bunun yerine, bu enerjiyle önemli bir şey yapın.
Bir göreve faydalı, ekonomik ve anlamlı yollarla yaklaşın.
Bunu kendin mi yapıyorsun yoksa başka birinden/bir şeyden yapmasını mı istiyorsun? İşinizi başka bir şeye devretmek veya dış kaynak kullanmak ucuz ve verimli olabilir, ancak çoğu zaman kontrol kaybına yol açabilir. Yeni sistemlerin, yazılımların ve kişilerin uygulanması uzun zaman alabilir. Her zaman “Kendin Yap” insanı mısınız? İşi devrederek veya dış kaynak kullanarak iş yükünüzü azaltabilirsiniz, ancak süreçten rahatsızsanız, bu aynı zamanda stres seviyenizi de artırabilir.
Verimlilikle ilgili başka sorunlar var mı? Örneğin, yazmanız gereken çok şey olduğunu ve redaksiyona ihtiyacınız olduğunu varsayalım. Grammarly (bir redaksiyon uygulaması) size haftada üç saat kazandırıyorsa, ayda belli bir miktar ödemek mantıklı mı? Bu gerçekleştiğinde, üretkenliği artırmak bir muhakeme meselesidir. Kritik olduğunda kendinizi çabadan kurtarmak buna değer.
Yolu görmek için yardım isteyin ve kılavuzları/izlenecek yolları izleyin.
Sıkıştığınızı ve ihtiyacınız olan sonuçları üretemediğinizi hayal edin. Bu durumda iskele gerekli olabilir. Çoğu zaman, A noktasından B noktasına nasıl gideceğimizi bilmiyoruz. İskele, A noktasından B noktasına gitmenize yardımcı olan yarım yamalak bir çözümdür. Ancak, iskele yalnızca işi ilk etapta yapmanıza yardımcı olur. Bundan sonra, B’ye giden yol izlemeniz için yeterince açıktır.
‘B’ye geçmeden önce bir beceride uzmanlaşmanız gerekmez. Bunu anlamak için beyninin biraz yardımına ihtiyacın var. Bir yapı iskelesi yöntemi, üretkenliği artırmak için etkili bir araç olabilir. İskele zamanla daha az gerekli hale gelebilir.
Yaklaşımınız başarısız olursa, bakış açınızı, planınızı ve önceliklerinizi değiştirin.
Girişimleriniz art arda başarısız olursa, bakış açınızı (psikolojik ve fiziksel) ayarlamanız gerekebilir. Öncelikleri yeniden düzenleyin, planı yeniden düşünün. Önce kolayca tamamlayabildiğinizi tamamlamaya çalışın, sonra zor kısımlara geri dönün. Bir proje üzerinde lineer, adım adım veya paralel olarak çalışabilirsiniz.
Paralel olarak çalıştığınızda, resmin tamamını parça parça gözlemlemek yerine zamanla oluştuğunu görebilirsiniz. Ayrıca, paralel çalışmak mümkün olan en kısa sürede yapabileceklerinizi gerçekleştirmenizi sağlar. Dağınık görünümüne rağmen çok daha akıcıdır. Aynı anda daha önemli ve daha küçük resmi gördüğünüzde haksız bir avantaj elde edersiniz.
Sadece sonuca değil, sürece de odaklanın.
Sonuçtan ziyade sürece odaklanmak faydalıdır. Erteleme, “sonuç odaklı” bir yaklaşım yerine “süreç odaklı” bir yaklaşım benimsenerek azaltılabilir. Hedefe değil sürece odaklanırsanız, daha az ertelersiniz. Örneğin, materyali inceler ve özümserseniz, daha az ertelersiniz. Sonuç olarak erteleme, görev sonuçlarıyla ilişkili kaygının bir sonucudur.
Süreç odaklı bireyler, daha az görevden kaçınma ve daha az başarısızlık korkusuna sahiptir. Ayrıca sürece odaklanarak zamanı, stresi ve kilometre taşlarını daha etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.
Bir görevi yerine getirirken verimsiz yöntemler yerine kanıtlanmış yöntemleri kullanın.
Bazı durumlarda, her zamanki stratejinizden ziyade belirli bir görev türü için tasarlanmış bir strateji kullanmak daha mantıklıdır. Örneğin çoğu insan var olan alışkanlıklarına göre ders çalışmaya devam eder ancak bu alışkanlıklar çoğu zaman verimsizdir.
Sakin olun.
Sakin kalmak, işteki psikolojik yorgunluğun üstesinden gelmenin anahtarı olabilir. Zaman içinde sakin kalmanın önemli faydalar sağladığı bilimsel olarak kanıtlanmıştır.
Stanford Üni. psikoloğu Emma Seppala, “Mutluluk Yolu” adlı kitabında, mutluluğun bir ruh hali olduğunu savunuyor.
Fiziksel yorgunluk genellikle uyku eksikliği, yoğun egzersiz veya uzun bir fiziksel çalışma günü ile ilişkilendirilir, ancak Seppala, psikolojik yorgunluğun da aynı derecede yorucu olabileceğini belirtiyor. Tükenmişliğe de yol açabileceğini söylüyor.
Seppala, “Sakinlik, verimsiz görünebilir,” diye yazıyor ve “pasiflik, tembellik, uyuşukluk veya beceriksizlik imajlarını gündeme getirir” diye ekliyor.
Ancak durum böyle değil. Seppala’ya göre “Bunun yerine, sakin olmak normalde yapacağınızdan daha az enerji harcarken işinizi halletmenize olanak tanır.”
Seppala’nın açıklamasında, üç psikolojik faktör nedeniyle kendinizi çalışmaktan tükenmiş hissedebilirsiniz: yüksek yoğunluklu duygular, özdenetim ve olumsuz düşünceler.
Son teslim tarihine yetişmek veya bir e-posta bildirimi almak gibi stresli veya heyecan verici zamanlarda heyecan ve neşe hissedebilirsiniz. Bu duygular, sizi harekete geçirerek savaş ya da kaç tepkisini tetikler.
Ayrıca Seppala, ister zor bir gün geçirin ister şikayet etmeyin, özdenetim göstererek işteki enerjinizi yanlış yönettiğinizi söylüyor.
Seppala, “Temelde aynı anda iki dürtüyle güreşiyorsunuz: hedefinize ve başarmak istediğiniz şeye odaklanıyorsunuz, ancak aynı zamanda rekabet eden arzuların, düşüncelerin ve dürtülerin aşırı farkındasınız” diye yazıyor.
Üçüncüsü, endişelenmek ve sadece yorgun olduğunuza inanmak da dahil olmak üzere, yüksek yoğunluklu olumsuz düşünceler yorgunluğunuza katkıda bulunur.
Aksine, sakinliği korumak için daha az enerji gerekir. Kalbiniz olması gerekenden daha hızlı atmaz, nefesiniz düzenli kalır ve vücudunuz rahatlar. Bu sakinlik duygusunu geliştirmenin bir sonucu olarak, daha az stres yaşayacağınızı, daha verimli bir şekilde odaklanabileceğinizi ve daha net bir zihne sahip olacağınızı keşfedebilirsiniz.
Seppala, zihinsel enerjiyi geri kazanmak ve sakin kalmak için aşağıdaki yöntemleri öneriyor:
- Kendinizi iyi hissettiren bir aktivitede yer alın
- Yaptığınız şey hakkında tutkulu olun
- Büyük resmi unutma
- Minnettarlığı alışkanlık haline getirin
- Çalışmadığın zaman iş hakkında endişelenmeyin
Her seferinde tek bir şey yapın.
Ne kadar odaklı ve verimli olursanız, o kadar üretken olursunuz.
Çoklu görev stratejisi, aynı anda birden fazla görevi gerçekleştirmeyi kolaylaştırabilir. Ancak araştırmalar, beyninizin birden çok görevi sandığınız kadar iyi yönetemediğini gösteriyor. Gerçek şu ki, çoklu görev üretkenliğinizi %40 oranında azaltır.
Aynı anda birden fazla görevle uğraşıyormuşsunuz gibi görünebilir. Ancak gerçekte, dikkatinizi ve konsantrasyonunuzu bir şeyden diğerine hızla değiştiriyorsunuz. Görevler arasında geçiş yaptığınızda dikkat dağıtıcı unsurları göz ardı etmek zor olabilir ve bu da üretkenliğinizi engelleyebilecek zihinsel blokajlara neden olur.
Ancak her seferinde tek bir şeye odaklandığınızda üretkenliğiniz gerçekten artacaktır.
Kendinizin ve başkalarının sınırlarının farkında olun.
Dikkat dağıtıcı şeyler, günümüzün çalışma ortamının düzenli bir parçasıdır. Açık iş yeri tasarımları ve dijital iletişim araçları nedeniyle çalışma arkadaşlarımız bizden her zaman ulaşılabilir olmamızı bekliyor. Bununla birlikte, üretkenlik bu sürekli kullanılabilirlikten ciddi şekilde etkilenebilir.
California Üniversitesi tarafından yürütülen bir araştırmaya göre, basit dikkat dağıtıcı şeyler bile maliyetli olabilir. Yapılan çalışma, dikkati dağıldıktan sonra yeniden odaklanmanın ortalama bir çalışanın 23 dakikasını aldığını buldu.
Bundan öğrenebileceğimiz bir şey var mı?
Üretken olmak söz konusu olduğunda, dikkati dağıtan unsurları en aza indirmek, odaklanmayı en üst düzeye çıkarmanın anahtarıdır. Bunun olması için bazı sınırlar belirlemeniz gerekir. Takviminizi paylaşarak, bildirimleri kapatarak, sosyal medyadan ve e-postanızdan çıkış yaparak iş arkadaşlarınıza müsait olmadığınızı bildirin.
Bunu bir hafta boyunca yaparsanız ne kadar çok şey başarabileceğinize şaşıracaksınız.
Önemli görevleri tamamlayın ve kendinizi ödüllendirin
İnsan üretkenliği ile dış ödüllerin kullanımı arasındaki ilişkiye dair kapsamlı araştırmalar yapılmıştır. Davranış psikolojisinin edimsel koşullanma ilkeleri, ödüllerin olumlu pekiştirme sağlayarak istenen davranışları pekiştirdiğini belirtir.
Ödülünüzü beklerken, her önemli görevden sonra daha verimli çalışmak için kendinizi motive edersiniz. Ayrıca, anında sonuç vermeyen görevlerin tamamlanmasına yardımcı olur. Örneğin, hizmetlerinizi elinde tutmaya karar verebilecek veya vermeyebilecek bir müşteri için bir teklif taslağı hazırlamak yararlı olacaktır.
Kendinizi birçok şekilde ödüllendirmek mümkündür, ancak ödülün sizin için kişisel önemi olduğundan emin olun.
E-BÜLTENİME ÜYE OLUN!
Her hafta iş hayatı, üretkenlik ve başarı üzerine yazdığım yazılarımın düzenli olarak mail adresinize gelmesi için bir “e-bülten” oluşturdum. Bundan sonra yayına alacağım her yazı ve bildirinin mail yoluyla size ulaşması için aşağıdaki linke mail adresinizi bırakmanız, böylelikle bültenime ücretsiz üye olmanız yeterli olacaktır. İlginize şimdiden teşekkür ederim.
Daha önceki yazılarımdan bazılarına göz atmak için; 👇
