Şirket İçi Yüksek Verimlilik İçin, Toplantı Gündemi Oluşturmalısınız
Verizon Business tarafından yapılan bir araştırmaya göre, toplantılar iş yerlerindeki bir numaralı zaman kaybıdır. Bunun nedeni, çoğu toplantının organize olmaması, bir amacı olmaması ve toplantıların gereğinden uzun sürmesi nedeniyle konuşulması gerekenin konu dışı kalmasıdır.
Peki bu sorunu çözmenin en kolay yolu nedir? Bir toplantı gündemi oluşturmak. Bu, yalnızca zamanı ve kaynakları azaltmakla kalmaz, aynı zamanda konuşmacılara hazırlanmaları için zaman tanır, katılımı teşvik eder ve toplantının yolunda gitmesini sağlar. Araştırmaya göre, “6 milyondan fazla toplantıyı analiz ettik ve gündemli toplantıların, gündemsiz toplantılardan ortalama 8 dakika önce sona erdiğini gördük. Günde 5 toplantı yapan ortalama bir kişiyle, dahil olan her çalışan için haftada 3,3 saat tasarruf sağlanır.”
Ancak, daha önce hiç toplantı gündemi oluşturmadıysanız, muhtemelen tam olarak nereden başlayacağınızı bilmiyorsunuzdur. Neyse ki, gerçekten işe yarayan bir gündemin nasıl oluşturulacağına dair ipuçları bulabileceğiniz aşağıdaki satırlar sizi bekliyor. :)
Gündeminizi erkenden hazırlayın.
Toplantınız çarşamba günü öğleden sonra üç olarak planlandı. Çarşamba sabahı gündem üzerinde çalışmaya başlamanız gerektiğini düşünüyor musunuz? Umarım düşünmüyorsunuzdur!
Son dakikaya kadar beklemek yerine, ajandanızı önceden oluşturmaya başlayın. Burada kesin bir zaman dilimi yok, ancak en az üç gün önceden oluşturmanızı tavsiye ederim. Bu size profesyonel bir belge oluşturmak ve ekibinizden gelen geri bildirimlere dayalı olarak herhangi bir değişiklik yapmak için bolca zaman verir.
Ayrıca gündemi önceden oluşturduğunuz zaman toplantıya katılanlara da gönderebilirsiniz. Bu şekilde tam olarak ne bekleyeceklerini bilirler ve buna göre hazırlanabilirler.
Benjamin Franklin’in dediği gibi, “Hazırlanamayarak başarısız olmaya hazırlanıyorsunuz.”
Temel bilgilerle başlayın.
Gündeminizi oluşturmaya başladığınızda, aşağıdakiler gibi temel bilgilerle başlayın:
- Toplantı saat kaçta başlayıp ne zaman bitecek? Bu, mümkün olduğunca kısa, ideal olarak 20–30 dakika olmalıdır.
- Gerekli katılımcılar kimlerdir? Mümkün olduğunca az kişiyi davet edin.
- Toplantı nerede olacak? Tesis dışında buluşuyorsanız, uygun ve ihtiyaçlarınıza uygun bir yer düşünün. Bu sanal bir toplantıysa, arama bilgilerini ekleyin.
Bu size gündeminizi oluşturmak için temel sağlar. Sadece birkaç dakika sürmesi gerektiği için, sizin ertelemenize neden olacak bir iş değil. Aslında, bir kez yeni başladığınızda, bir sonraki toplantı gündeminizi ne kadar çabuk tamamlayacağınızı fark edeceksiniz.
Toplantı hedefinizi açıkça tanımlayın.
Şimdi gerçekten toplantı gündemini oluşturma zamanı. Bunu yaparken, toplantının amacının ne olması gerektiğini düşünün. Ayrıca neyin tartışılması gerektiğine ve istenen sonuçlara da odaklanmalıdır.
Örneğin, bir beyin fırtınası oturumu planlıyorsanız, amacınız ekibinizin iki potansiyel fikir geliştirmesini sağlamak olabilir. En iyi fikir seçildikten sonra ekip, fikri gerçeğe dönüştürmek için bir plan geliştirir.
Katılımcılardan öneri isteyin.
Toplantınızın verimli olmasını mı istiyorsunuz? Ardından, davetlilerin meşgul olduğundan emin olmanız gerekir. Bunu yapmanın en kolay yolu onlardan öneri istemektir.
Bir ekip toplantısı planlıyorsanız, ekip üyelerinizden gündem maddeleri önermelerini isteyin. Bu maddenin neden tartışılması gerektiğine dair bir neden de sunduklarından emin olun. Öğeyi dahil etmezseniz, kararınızı açıkladığınızdan emin olun. Ayrıca, öğeyi kişiyle bire bir de tartışabilirsiniz.
Gündem maddelerine öncelik verin.
Tartışılacak konuları sıralarken, önem sırasına göre gündeme ekleyin. Bu şekilde toplantı fazla mesai yapmayacaktır. Toplantının kısa ve öz olmasını sağlamak için gündemi yaklaşık beş konu üzerinde tutun.
Ayrıca bu konuları kilit noktalara bölün, böylece herkes kilit noktaları görebilir. Bu, toplantı sırasında daha odaklı bir tartışma yaratacaktır.
Gündem konularını soru olarak listeleyin.
Gündem maddelerinin rastgele ifadeler olarak listelenmesi alışılmadık bir durum değildir. “Müşteri projesi geliştirme” gibi bir şey olabilir. Eminim herkes şakayı anlar, ancak müşterinin proje geliştirmesi hakkında tam olarak ne tartışılıyor? Ekibiniz şüphesiz bunu merak edecektir.
Bunun yerine gündem konularını soru olarak sorun. Bu durumda, “Bir müşteri için bir proje geliştirmek adına hangi kaynaklara ihtiyaç vardır?” Daha spesifiktir ve katılımcıların toplantıya daha iyi hazırlanmalarına olanak sağlar.
Yeterli zaman tanıyın.
Bu zor. Ancak genel bir kural olarak, genellikle içerik tarafından yönlendirilir. Örneğin, tanıtımınız için 10 dakika harcamanıza gerek yok. Yaklaşık iki dakika olmalı. En önemli konunuza en az 10 dakika ayırmayı planlamalısınız.
Yine, toplantınız 30 dakikadan uzun olmamalıdır. Daha fazlaysa, işleri kısaltmak isteyebilirsiniz. Toplantı 20 dakika içinde sona ererse, bu gayet iyi ve toplantıdan erken çıkmaktan kim hoşlanmaz diye kimsenin şikayet edeceğini sanmıyorum.
Diğer ilgili bilgileri ekleyin.
Bu, katılımcılardan ekli bir belgeyi okumalarını istemek için dakikalar ayırmaktan sorumlu kişiyi adlandırmak olabilir. Bu şekilde herkes ne bekleyeceğini ve sorumluluklarının ne olacağını bilir.
Üyelerin toplantıya nasıl hazırlanmaları gerektiğini ve her konuyu kimin yöneteceğini belirtin.
Gündemi en az 24 saat önceden katılanlarla paylaşmalısınız. Bu şekilde herhangi bir arka plan materyalini okuyabilir ve her bir öğe için herhangi bir düşünce, soru veya endişe hazırlayabilirler.
Ek olarak, katılan herkesin rol ve sorumluluklarının bir listesini ekleyin. Bu, toplantının mümkün olduğunca sorunsuz çalışmasını sağlayacaktır.
Sonraki adımları tanımlayın.
Ana konuları tartıştıktan ve kararlar verdikten sonra, diğer adımları tartışmak için birkaç dakika planlayın, bunlar genellikle belirlenen hedeflerdir. Bu şekilde bir sonraki toplantınızın zaten bir amacı olacak, bu da bir dahaki sefere sonucu ve gündemi yazmanın daha kolay olacağı anlamına geliyor.
E-BÜLTENİME ÜYE OLUN!
Her hafta iş hayatı, üretkenlik ve başarı üzerine yazdığım yazılarımın düzenli olarak mail adresinize gelmesi için bir “e-bülten” oluşturdum. Bundan sonra yayına alacağım her yazı ve bildirinin mail yoluyla size ulaşması için aşağıdaki linke mail adresinizi bırakmanız, böylelikle bültenime ücretsiz üye olmanız yeterli olacaktır. İlginize şimdiden teşekkür ederim.
Daha önceki yazılarımdan bazılarına göz atmak için; 👇
