En Üretken Olduğunuz Zamanı Nasıl Bulabilirsiniz?
Verimliliğinizi takip etmenin amacı nedir? Unutmayın ki, ne kadar hızlı hareket ettiğini bilmiyorsan, daha hızlı olmanın yolu yoktur. Verimliliğinizi izlemenin ana nedeni, nerede gelişmek isteyebileceğinizi ve hangi şekilde değişmeyi seçebileceğinizi bulmaktır. İzleme, hedefinize odaklanmanızı, daha verimli olmanızı sağlar ve sağlıklı bir dengeyi korumanıza yardımcı olur. Takip etmek aynı zamanda daha çok değil, daha akıllıca çalışmanıza yol açar.
En üretken olduğunuz zamanı öğrenmenin bazı ciddi faydaları var. Ayrıca, en yüksek üretim sürelerine ulaşmak için en iyi nerede çalıştığınızı bilmek isteyeceksiniz. Ancak, kişisel üretim zirvelerinizi nasıl öğrenebilirsiniz? İşte nasıl yaptığınızı ve nereye gittiğinizi öğrenmenin farklı yolları:
1. Zaman günlükleri: En yüksek üretkenlik saatinizi belirlemenin basit yolu.
İster inanın ister inanmayın, kişisel üretkenlik zirvelerinizi takip etmek o kadar da zor değil . Sadece bir kaleme ve bir ajandaya ihtiyacınız var. Takviminiz de takip etmek için harika bir yerdir. Evet, gerçekten bu kadar basit.
Tabii ki, burada daha fazla adım var. Ancak yine de zamanınızı nasıl harcadığınızı izlemek için kullanabileceğiniz en basit yöntemdir.
- Bir gün seçin ve zamanınızı takip etmeye başlamak için takviminizde işaretleyin. Sadece başlayın, yoksa bu taahhüdü asla yapmayacaksınız.
- Uyandığınız andan yatma saatinize kadar gün içinde olan her şeyi listeleyin.
- Enerjinizi etkileyebilecek faktörleri göz önünde bulundurun. Örnekler, kahve içmek veya yeni yürümeye başlayan çocuğunuzun diş çıkardığı için bütün gece uykusuz kalmak olabilir.
- Bir saat içinde başardığınız her şeyi kaydedin. İdeal olarak, performansınızı motivasyon, odaklanma ve enerji düzeyine göre derecelendirmek istersiniz.
- Mola sırasında veya günün sonunda olduğu gibi biraz boş zamanınız olduğunda, ne yaptığınızı düşünün. Örneğin sabahları mı yoksa öğleden sonraları mı daha enerjiksiniz? Genellikle hangi zamanlarda dikkatin dağılıyor? Ne zaman gitmeye hazır olduğunuzu veya dinlenmeye ihtiyacınız olduğunu hissediyorsunuz?
Bu zaman kaydını ne kadar süreyle tutmalısınız? Bazıları için bir hafta yeterlidir. Ancak, daha doğru bir bulgu istiyorsanız, ne kadar uzun olursa o kadar iyidir. Genellikle bir ay fazlasıyla yeterlidir. Bununla birlikte, bazı insanlar zamanlarını üç aya kadar takip etmeyi tercih ederler.
Daha derinlemesine bilgi edinmek istiyorsanız, burada zamanınızı takip ederken deneyebileceğiniz başka öneriler var.
- Belki bir saat erken uyanmak ya da uyumak. Zamanlamanızdaki görevleri değiştirin. Daha uzun molalar verin, meditasyon yapın, egzersiz yapın ve kafein alımınızı değiştirin. Bunların hepsi enerji seviyenizi etkileyebilir.
- Doğal olarak uyanın ve uykuya dalın bu, çalar saatin olmadığı anlamına gelir.
- Ekosisteminizin farkında olun. Personal Best’ten Vanessa Kettner, “Bunun anlamı, 2 yaşındaki çocuğunuzla yaptığınız uyku rutini, muhtemelen ertesi gün sabah 8'deki toplantınızdaki performansınızı etkileyecektir,” diye açıklıyor.
- Sıcaklığını kontrol et. Yorgun olduğumuzda vücut ısımız düşer. Bu nedenle, size enerjik zirveler ve durgunluklar hakkında daha iyi bir fikir vermek için gün boyunca bu dalgalanmaları kaydedin.
- Zaman ve aktivite izleme uygulamalarından yararlanın. RescueTime ve Toggl gibi bu araçların çoğu, bilgisayarınızın veya akıllı telefonunuzun arka planında çalışır. Daha sonra uygulamalarda, web sitelerinde ve projelerde harcadığınız zamanı takip ederler, böylece çevrimiçi zamanınızı nasıl geçirdiğinize dair bir raporunuz olur.
2. Ultradian Ritimlerinizle çalışın.
Zamanını takip ederken fark etmeni umduğum bir model varsa, o da enerji patlamaları yaşadığın zamandır. Örneğin, çökmeden önce en fazla bir saat kadar üretken olabilirsiniz. Bunun nedeni ultradian ritimler denilen biyolojik döngülerdir.
Inc.com’da Wanda Thibodeaux, “ Ultradian ritimler öncelikle bir uyku çalışmasıyla ünlendi” diye açıklıyor. Uyku araştırmacısı Nathaniel Kleitman, insanlar gözlerini ne zaman kapatsalar ultradian döngülerden geçtiklerini söyler.
Bununla birlikte, Kleitman ayrıca “hızlı göz hareketini (REM) keşfetti ve uykunun aktif beyin süreçlerini içerdiğini öne sürdü.” Thibodeaux, “İnsanlar uyanıkken de bir Temel Dinlenme Aktivite Döngüsünün (BRAC) bulunduğunu keşfetti” diye yazıyor. “Genel olarak, bu günlük ultradian döngüleri, yüksek frekanslı beyin aktivitesinin (yaklaşık 90 dakika) değişen periyotlarını ve ardından düşük frekanslı beyin aktivitesini (yaklaşık 20 dakika) içerir.”
Burada sizi çok fazla bilimle boğmak istemiyorum. Ama işin özü şu. Zamanınızı takip ettiğinizde, bu döngüleri yakalayabilmelisiniz.
Onlara karşı savaşmak yerine, ultradian ritimlerinizi kendi avantajınıza kullanın. Herhangi bir kalıp veya ritim kullanmak, bu yüksek frekanslı beyin aktivitesi dönemlerini en zorlu ve temel görevlerinize harcamak anlamına gelir. Örneğin, günün en uyanık, uyarı saatiniz sabah 9 ile 10:30 arasındaysa, günün en önemli önceliği için bu zaman aralığını engelleyin.
Düşük frekanslı beyin aktivitesi dönemlerine gelince? Bu 20 dakikalık bloklar, çok fazla enerji tüketmeyen veya yeniden şarj olmanıza yardımcı olan aktivitelere harcanmalıdır. Örnek olarak, gelen kutunuzu temizlemek, dışarıda yürüyüşe çıkmak veya bir sonraki toplantınız için hazırlanmak olabilir.
3. “Biyolojik Prime Time”ınızı hesaplayın.
Sam Carpenter tarafından “Work the System” adlı kitabında ortaya atılan, Chris Baily’nin tanımladığı gibi “biyolojik asal zamanınız, günün en fazla enerjiye sahip olduğunuz ve dolayısıyla üretken olmak için en büyük potansiyele sahip olduğunuz zamandır.”
Açıkçası, en yüksek potansiyel enerji zamanınız muhtemelen ultradiyen ritimlerinizle bağlantılıdır. Ancak biyolojik asal zamanınızın (BPT) ne olduğunu hesaplamak için daha sistemik bir yaklaşım kullanacaksınız.
Baily, BPT’sini hesaplamak için “21 gün boyunca sabah 6 ile akşam 9 arasında enerji, odaklanma ve motivasyon düzeylerini” çizdi. Baily, “Herhangi bir yabancı değişkeni kontrol etmek için kafein veya alkol tüketmedim, her gün farklı zamanlarda çalıştım ve doğal olarak uyandım ve uykuya daldım” diyor.
Baily, “Belirli sonuçlarım çok önemli değil, çünkü sizinkiler biyolojinize bağlı olarak çok fazla değişiklik gösterecek” diye yazıyor. “Ancak tipik bir gün boyunca enerji seviyelerinizin grafiğini çıkarmanın çok büyük üretkenlik faydaları var.”
Muhtemelen buradaki en kolay ve en hızlı yöntem, zaman günlüğü yöntemini kullanmaktır. Temel fark, bir elektronik tablo kullanmak isteyecek olmanızdır.
Make Use Of için yazan Rob Nightengale, “Uyandığınız veya çalışmaya başladığınız andan itibaren (bu size kalmış), enerjinizi, odaklanmanızı, motivasyonunuzu ve yaratıcılığınızı her saat başı takip etmeye başlayın” diye belirtiyor. “Bunu yapmayı kendinize hatırlatmak için bir alarm kurun.”
Nightengale, “Yalnızca sabah 9'dan itibaren takip etmeye karar verirseniz, girişleri sabah 9'dan önce boş bırakabilirsiniz” diye ekliyor. “Aynı şey, saat 17.00'de izlemeyi bırakırsanız da geçerli.” Bunu akılda tutarak, “her gün yalnızca aynı saatlerde takip etmeye çalışın. Aksi takdirde veriler çarpık olabilir.”
Bundan sonrası oldukça basit. Nightengale, “Her alanda 10 üzerinden nasıl hissettiğinizi” kendinize bir puan vermeniz yeterli. “Burada kendinize karşı tamamen dürüst olun ve sadece kendinizi daha iyi hissetmek için puanlarınızı artırma isteği duyabileceğiniz Hawthorne Etkisinin kurbanı olmayın.”
Nightengale, “Veri girmeye başladığınızda, toplamlar ve ortalama sütununun otomatik olarak dolacağını göreceksiniz,” diye devam ediyor.
Ancak, 7 yerine yalnızca 5 günü takip ederseniz, “Ortalama sütunundaki formülü 7 yerine 5'e bölmek için değiştirmeniz gerekeceğini” unutmayın.
Baily, “Enerji seviyelerinizi (ve merak ediyorsanız, odak ve motivasyon seviyelerinizi) çizerek, her günün görevlerini en fazla enerjiye, odaklanmaya ve motivasyona sahip olduğunuz zamana göre planlayabilir ve tüm gününüzü buna göre ayarlayabilirsiniz” diyor. “Ayrıca, gününüzde ne kadar sabah kuşu veya gece kuşu olduğunuz gibi ilginç eğilimleri görsel olarak görebilirsiniz.”
4. Zirve, dip, toparlanma döngüsünü takip edin.
“Mükemmel Zamanlamanın Bilimsel Sırları” kitabının yazarı Daniel Pink’e göre, gün boyunca üç öngörülebilir aşamadan geçme eğilimindeyiz; bir zirve, bir çukur, bir toparlanma. Zamanınızı izlemeden veya biyolojik ilk zamanınızı hesaplamadan bile, muhtemelen bu kalıplar hakkında bir fikriniz vardır.
Ancak, ne olduklarını biraz daha ayrıntılı olarak inceleyelim.
İlk aşama zirvedir. Pink, bir Facebook Live kitap tartışması sırasında Sheryl Sandberg’e “Araştırma, analitik çalışmamızı zirve sırasında yapmamız gerektiğini gösteriyor” dedi. “Bu, tepeden tırnağa odaklanma, dikkat gerektiri. Anahtar kelime: teyakkuz gerektiren bir iş” dedi.
Çukur, enerjimizin sınırlandığı yerdir. Bu nedenle, daha fazla hata yaptığımız zamandır. Pink, “O zaman yapmamız gereken şey idari işlerimizdir, rutin e-postalar, gün içinde yapmamız gereken tüm basit işler.”
Daha düşük üretim süresini, yeniden enerji dolu hissettiğimiz bir toparlanma izler. “Yükselen bir ruh halimiz var, bu iyi ama daha az temkinliyiz. Beyin fırtınası, biraz daha gevşek olmanız gereken şeyler gibi yaratıcı işler için iyi bir zaman” diyor Pink.
Çoğu birey bu sırayla hareket edecektir. Bunun istisnası, güçlü bir gece kuşu olmanızdır. Bir gece kuşu iseniz süreç tersine çevrilir.
Bu kalıplar herkes için farklıdır. Ancak, Priceonomics’ten yapılan araştırmalar, “çoğu insanın gerçekten sabah 7'ye (tipik bir başlangıç saati) kadar gitmediğini ve 17:00'den (tipik bitiş saati) sonra işin hızla azaldığını” gösteriyor. Dahası, çoğumuz için günün en verimli saati sabah 11'dir ve bu durum öğle yemeğinden sonra düşer.
5. Çalışmanızı zihinsel enerjinizle eşleştirin.
Hâlâ kişisel üretim zirvelerinizi takip etmeye çalışıyorsanız, işte The Simple Dollar’ın kurucusu Trent Hamm’ın kullandığı bir teknik:
Günlerinizin bir enerji haritasını yapın.
“En sevdiğiniz elektronik tablo programını çalıştırın ve günleri üstte ve saatleri solda olan, on beş dakikalık veya yarım saatlik artışlarla bölünmüş haftalık bir planlayıcı elektronik tablosu açın” diye yazıyor. “Bunlardan birkaçını yazdırın (sizinle kolayca seyahat etmeleri için)”
Planlama için kullanmayın. Bunun yerine, “ne yaptığınızı yazın ve ne kadar üretken hissettiğinizi açıklamak için bir sayı kullanın, 10'un olabildiğince üretken ve 0'ın uykuda olması gibi.”
Birkaç hafta sonra, doğal enerji seviyeleriniz hakkında bazı görsel verilere sahip olmalısınız.
En üretken olduğunuz zamanı bildiğiniz için Hamm, enerjinizi şu yollarla yönetmenize önerir :
- Tüm rutin görevlerinizi kataloglama. Buradaki fikir, “düzenli görevlerinizden hangilerinin odaklanma ve konsantrasyon gerektirdiğini ve hangilerinin gerektirmediğini” belirlemektir.
- Önümüzdeki haftanın kaba bir çerçeve programını önceki hafta yapmak. Ancak dilerseniz hafta sonları da yapabilirsiniz. Tüm önceliklerinizi listelediğinizden ve bunları belirli bir güne atadığınızdan emin olun.
- Hamm, “Her akşam, ertesi gün yapmayı planladığım şey için bir plan yapıyorum” diye yazıyor. “Haftalık planımdan elde etmek istediğim şeylerin genel bir listesine zaten sahip olduğum için, bu öğeleri belirli bir gün boyunca enerjimin doğal gelgitlerinden yararlanan bir düzende düzenliyorum.”
- Belirli görevler için “randevular” yapın. Hayati görevleriniz için onlara odaklanmak için kesin bir zaman planlayın. Trent için bu, kitabını yazmaktı. “Her gün sabah 8, bir saat, ardından 10:30, her gün yarım saat,” diye yazıyor. “Bu, önce kitabın ayrıntılı bir taslağıyla, sonra da ilerledikçe parçaları doldurarak, ileriye doğru istikrarlı bir ilerleme kaydetmeme izin verdi.”
- Kendinizi bir enerji vadisinde çalışmaya zorlamayın. Önemli bir şeyin ortasında olsanız bile, yeniden şarj olabilmek için durup biraz nefes almak en iyisidir.
6. Takviminizi kendi kendini izleme aracı olarak kullanın.
Takviminize göre yaşayıp nefes almasanız bile, en üretken olduğunuz zamanı anlamanıza yardımcı olmak için yine de kullanışlı olabilir. Örneğin, geçen yılın takvimini incelediyseniz, bazı kalıpları fark etmiş olabilirsiniz. Toplantılar belirli zamanlarda mı gerçekleşti? Öyle ise gerekçesi neydi? Büyük bir projeyle mi uğraştınız?
Geçmiş verilere nasıl bakıyorsunuz?
Son tavsiye sözleri.
Kişisel üretim zirvelerinizi takip ettikten sonra bunları uygun şekilde yönetin. Bu, en zorlu veya önemli görevlerinizi en yüksek zirveleriniz sırasında ayırmak anlamına gelir. Çok fazla enerji gerektirmeyen faaliyetlere gelince, durgunluk sırasında onları aradan çıkarın.
En önemlisi, daha sık “hayır” diyerek, tek bir görevle, sağlığınıza ve ruhunuza dikkat ederek zamanınızı koruyun.
E-BÜLTENİME ÜYE OLUN!
Her hafta iş hayatı, üretkenlik ve başarı üzerine yazdığım yazılarımın düzenli olarak mail adresinize gelmesi için bir “e-bülten” oluşturdum. Bundan sonra yayına alacağım her yazı ve bildirinin mail yoluyla size ulaşması için aşağıdaki linke mail adresinizi bırakmanız, böylelikle bültenime ücretsiz üye olmanız yeterli olacaktır. İlginize şimdiden teşekkür ederim.
Daha önceki yazılarımdan bazılarına göz atmak için; 👇
