Gemba Nedir?

Bir önceki Asakai içerikli yazımızda gelecek hafta Gemba kavramını irdeleyeceğimizden bahsetmiştik.

Gemba, anlamı “gerçek bir yer, zemin, saha” olan Japonca bir terimdir. Japon dedektifler olay yerini tanımlarken “gemba” olarak adlandırır. Japon TV haber sunucuları kendilerini “olay yerinden bildiriyorum” yerine “gembadan bildiriyorum” şeklinde ifade edebilir. İş dünyasında ise gemba, değerin yaratıldığı yerdir. Genel literatüre baktığımızda, birinci anlamı olan “gerçek bir yer” kavramını, ana işin, ana olayın olduğu, ana unsurların bulunduğu saha, yer olarak gembayı tanımlayabiliriz.

Bugün birçok firma yalın ilkelerini benimsemeye ve bu doğrultuda çalışmalar yapmaya özen gösteriyor. Yalın ilkelerini uygulayan işletmelerde; süreci yerinde gözlemleme, işi anlama, soru sorma ve işi, o işi yapanlardan öğrenme -ki bu aynı zamanda o kişilere duyulan saygıyı da gösterir- eylemini tanımlayan “Gemba Yürüyüşü” olarak da bilinmektedir. Yönetim ve ara yönetimin (destek personellerinin), israfa neden olan faaliyetleri, durumları belirleyebilmesi için gemba ciddi anlamda bir fırsattır.

İşletmeleri gözümüzde canlandırdığımızda, genel olarak yönetimin ofislerde çalıştığını, organizasyon kurucuları olduğunu ve bu tür faaliyetleri daha çok kapalı alanlarda, konferans salonlarında ya da ofislerden yürüttüklerini görürüz. Amaç, ofislerden veya konferans odalarından çıkıp, sonuçları gözden geçirmek, değerlendirmek ve bu bağlamda nispeten yüzeysel yorumlar yapmak yerine, değer akışını ve sorunları anlamaktır.

Beş temel prensip üzerine gembayı inşa edebiliriz. Bunlar;

• Git ve Gör: Olay yerine, değerin olduğu alana fiziksel olarak gidip, sorunu bizzat kişinin kendisinin görmesini ifade eder.
• Dokun, Hisset ve Sorunu Anla: Burada problemin yaşandığı alandayken, o probleme dair yeteri kadar detaya inilmesinin gerektiğini anlarız. Problemin içine girmemizi ifade eder.
• Maliyet Kalemlerini ve İsrafı Yerinde Gör: İsrafın gözle görünüp benimsenmesini tanımlar. Burada personel ya da makine üzerindeki yorgunluk, fazla ya da gereksiz iş yükleri gibi diğer verimsizliklere yol açabilen faktörler de görülebilir.
• Birlik ve Saygı Ortamı Oluştur: Saha turuna çıkıldığında ya da olay yerindeyken, takım ruhunun oluşturulmasının ve saygı çerçevesinde faaliyet gösterilmesinin önemini vurgular. Problem ya da israf ile ilgili, o alanda bulunan tüm ekibin birlik olmasını, aynı bakış açısına sahip olmasını ve saygı ortamı oluşmasını nasihatler.
• Araştır, Veri Topla, Analiz Et ve Değerlendir: Problemi kalıcı olarak çözmenin en etkili yollarından biri, o problemi yaşayanın da sürece dahil olmasıdır. Bu sorunların tekrarlanmasının önüne geçecektir. Bu nedenle sorunu, o sorunu yaşanlarla birlikte çözmemiz daha faydalı olacaktır. Gerçekten sürece dair ciddi bir merakınızın olması, neler olup bittiğini anlamanızı da sağlayacaktır.

Tüm bunları şöyle bir toparlayacak olursak eğer;

İşin nasıl yapıldığını doğrudan gözlemleyin. Gembayı anlamak için gembanın içinde olmalısınız. gembanın amacı doğrudan bir gözlem yaparak gemba davranışlarını ve durumun mevcut gerçekliğini daha net anlamaktır. Sormak istediğimiz soruları mümkünse önceden düşünmeliyiz. Yürüyüş sırasında size katılacak ekip üyelerini önceden belirlemenin de ayrıca faydası olacaktır. Sahaya çıkmadan kısa bir önce ekip üyeleri arasındaki kısa bir ön bilgi konuşması da çok faydalı olacaktır.

Tüm bunları yaparken başkalarına saygı gösterin ve kültürü güçlendirin. Gemba, çalışırken çalışanlarla doğrudan etkileşim gerektirir. Bu durum, eğer yanlış yapılırsa ve çalışan gözlenmekten rahatsızlık duyarsa, bu durum yönetim -ya da bir diğer deyişle gemba yürüşünü yapan- ile çalışanlar arasında kolayca gerginliğe yol açabilir. Gembanın tam değerini elde etmek için uzaktan değil, doğrudan çalışan ile ilişki kurmalıyız.

Yürüyüş sonrası gözlenen problemler, verilen kararlar ve planlanan askiyonların raporlaştırılması da faydalı olacaktır. Hem geriye dönük kontrol edilebilmeyi kolaylaştırır hem de üst yönetime yapılabilecek bir raporlamada veri ile konuşmamızı ve yönetimi de sürece dahil edebilmemizi sağlayacaktır.

Vakit ayırıp buraya kadar okuduğunuz için çok teşekkür ederim. Gemba kavramı ve Gemba Yürüyüşü nedir konusunu, bilgim ve deneyimim dahilinde aktarmaya çalıştım. Bir sonraki içerikte görüşmek üzere.