Hayali İş Yükünü Azaltmanın Yararları Nelerdir?
Kalabalık bir grupla bir odada olsaydık ve zamanın kısıtlı olduğunu hisseden herkesten ellerini kaldırmalarını isteseydim, büyük çoğunluğun ellerinin havaya fırlayacağını tahmin ediyorum. Tabi ki, zamanın kısa olduğunu hissetmenin birçok nedeni var, çünkü öyle. Buradaki mantık, organize olmamak veya çok fazla sorumluluk almamak kadar basit olabilir. Ancak daha yüksek üretkenlik için yapmak istediğimiz şey, hayali iş yükünü azaltmaktır.
Bazı kişiler için zaman eksikliği, doğru zamanda uygun faaliyetlere odaklanmamak gibi daha derin bir şeydir. Bu kadar çok insanın zaman yönetimi ile mücadele etmesinin en yaygın nedeni muhtemelen budur. Önceliklerinizi belirlememekten ertelemeye kadar her şey önde gelen suçlulardır. Ancak, “hayalet iş yükü” denen bir şeyi düşünün.
Hayali iş yükü kelimeleri Marilyn Paul, Ph. D. ve David Peter Stroh tarafından icat edildi. Hayali iş yükü, “insanlar uygun ancak etkisiz kestirme yollar kullandıklarında veya gerekli olanları üstlenmekten kaçındıklarında ortaya çıkan kasıtsız çalışmadır.” Örnekler, aşağıdakiler gibi zor görevleri içerir:
- Misyon, vizyon ve değerlerin netleştirilmesi
- Belirsiz veya gerçekçi olmayan şeylere meydan okuyan sorular sormak
- Çatışmaları belirleme ve çözme
- Karar verme süreçlerini netleştirmek ve kolaylaştırmak
- Samimi, yapıcı geri bildirim sağlamak
- İnsanları yaptırımlar ve ödüllerle ayırt etmek
- Yenilikçi projeler başlatmak
- Programlara veya projelere yatırım yapılmamasını gerektiren kararlar almak
Hayali iş yükü, ele alınmadığında yeniden çalışma, verimsiz toplantılar, organizasyonel çatışmalar ve parçalanmış ilişkiler gibi çeşitli sonuçlara yol açar. Aynı zamanda, “aynı sorun üzerinde tekrar tekrar çalıştığınız için” boşa harcanan zamanın da önde gelen bir kaynağıdır. Sonunda, hayali iş yükü “daha fazla strese ve zor görevlerle uğraşma konusunda daha fazla isteksizliğe veya yetersizliğe yol açar.”
Yani, evet, hayali iş yükünün bir an önce kabul edilmesi gerekiyor. Ancak, hayali iş yükünüzü tam olarak nasıl azaltabilirsiniz? İşte odaklanmanız gereken alanlar.
Sınırlı miktarda gerçekçi hedef belirleyin
Paul ve Stroh, “Yapmak istediğiniz benzersiz katkıyı netleştirmek, sınırlı sayıda hedef belirlemenizi sağlar” diye yazıyor. Amaca yönelik yöneticilerden hevesli girişimcilere ve çalışanlara kadar herkes “bir seferde bir ila üç hedef için çalışmalıdır”
Kulağa yeterince basit geliyor. Ancak, çoklu görevleri ortadan kaldırmanın denenmiş ve gerçek bir yoludur, şu anda doğru etkinliklere odaklanmanızı sağlar. Ek olarak, temel görevlerin neler olduğunu ve ne zaman biteceğini belirlemeniz gerekir.
En önemlisi, hedefler belirlerken SMART olması gerekenleri ve başarabileceklerinizi ayırın. Hedef çok büyükse, daha yönetilebilir görevlere bölün.
Davranışını değiştir
Zamanınızı daha etkili bir şekilde yönetmek istemeniz ilham verici. Hedefler, sadece bir hedef yapmak kadar kolay değildir. Hedefler, değişikliğin kalıcı olması için davranışınızı değiştirmeyi içerir.
Başlamak için önce neden değiştirmek istediğinizi sormanız ve yanıtlamanız gerekir. Çoğu zaman cevap, değişikliğin faydalarını listelemeyi içerir. Örneğin, hayali iş yüklerini azaltmak, toplantılarınızı daha kısa ve daha anlamlı hale getirir. Sonuç olarak, daha kritik faaliyetlere harcayacak daha fazla zamanınız olacak.
“Neden”inizi belirlemenin başka bir avantajı daha var. Neden, yaptığınız değişiklikleri takip etmek için sizi motive edecektir.
Ardından, bir vizyon oluşturmak isteyeceksiniz. Sıkışırsanız, bu sizin “uzun vadeli, büyük resim özleminiz”dir. Sporcular, hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak için her gün görselleştirmenin gücünden yararlanır. Hedefe ulaşmak için, şu anda üzerinde çalıştıkları şey üzerinde pratik yapmaları ve aşırı odaklanmaları gerekiyor. Bir örnek, bir sporcunun iki günde bir ağırlık odasına gitmesi ve tek günlerde sprint ve hız yapması olabilir. İş, tıpkı atletizm gibi, aynı gün ağırlıkları kaldırıp sahaya çıkamayacağınız anlamına gelir. Uzun hazırlık ve takip önemlidir.
Vizyonunuzu ve planınızı oluşturduktan sonra, zamanı kontrol etmenize gerçekten neyin engel olduğunu değerlendirin. Çünkü sebepler herkes için aynı olmayacaktır. Kendinize karşı acımasızca dürüst olduğunuzu düşünebilirsiniz ama emin olmak için başkalarından geri bildirim almayı düşünün. Kendinizi savunmasız hissedebileceğiniz için geri bildirim istemek kolay bir iş değildir, ancak kendinizden başka biriyle “düşünmek” çok önemlidir. Dışarıdan gelen geri bildirimlerle büyük olasılıkla temel soruna daha hızlı ve daha kolay ulaşırsınız.
Örneğin, başarılı olacağına inananmak için 24/7/365 çalışmak zorundasın. Gerçekte, en üretken insanlar dinlenmek ve şarj olmak için sık sık ara verirler. Ayrıca her zaman “açık” olmaları gerekmediğini de biliyorlar. Verimlilik uzmanları ve gerçekten de izlediğim bazı iş adamları ne zaman çalışıp ne zaman çalışmayacaklarına dair sınırlar koyuyorlar. Bu, enerji ayırmanın kanıtlanmış başka bir yolu. Enerji rezervi, daha kritik sorumlulukların üstesinden gelmelerine olanak tanır.
Gününüzü planlayın
Uyandığınızı ve güne yön veremediğinizi hayal edin. Ne kadar üretken olacağınızı düşünüyorsunuz? Bu stratejinin sizi zamanınızı akıllıca harcamaya teşvik edeceğine inanıyor musunuz? Tabii ki değil.
Yarın için planlamayı akşam rutininizin bir parçası yapın. Hayali iş yüklerini azaltmanın muhtemelen en iyi yollarından biridir, çünkü bu sizi tüm gününüzü doğru bir şekilde planlamaya teşvik eder. Dahası, somut bir plan, en üretken olduğunuz zamanlarda gününüzü en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacaktır.
Örneğin, en iyi zamanlarınız sabah sekizden öğlen bire kadar ve sonra öğleden sonra üçten altıya kadar ise, bu zaman blokları en önemli görevleriniz için ayrılmış olacaktır. Durgunluk sırasında ara verebilir, bir şeyler atıştırabilir, meditasyon yapabilir veya e-postalara yanıt vermek gibi daha az önemli görevlere odaklanabilirsiniz.
Zamanınız konusunda daha koruyucu olun
Zaman en değerli varlığımız olduğu için mümkün olduğu kadar korunmalıdır. Akıllı telefon bildirimlerini ve ofis kapınızı kapatmak gibi dikkat dağıtıcı unsurları azaltmak harika bir başlangıç noktasıdır. Bir amaca hizmet etmeyen zaman taleplerine hayır demek de öyle.
Bunlar büyük anlaşmalar gibi görünmeyebilir. Ancak, her e-postayı gelir gelmez yanıtlarsanız, öncelikleriniz yerine gelen kutunuza daha fazla odaklanırsınız. Aynısı, başkalarına yardım ederken veya her daveti kabul ederken de geçerlidir. Bunlar sizi tüm dikkatinizi hak eden faaliyetlerden uzaklaştırır.
Ertelemeye karşı alkışlayın
Ertelemenin üstesinden gelmek, inandığınız kadar karmaşık değildir. Belirli bir görevi neden ertelediğinizi anlamanız gerekir. Oradan doğru çözümleri bulabilirsiniz. Ayrıca farkındalık alıştırmaları yapabilir ve en zor görevlerinizi en fazla enerjiye sahip olduğunuzda planlayabilirsiniz.
Diğer teknikler, düşüncenizi, bir şeyi yapmak zorundayımdan, onu yapmayı seçtiğime çevirmek olacaktır. Ayrıca, beş dakika kuralına bir şans verin, bir görev beş dakikadan az sürerse, hemen bitirmeniz gereken yer burasıdır.
Motive ol
Hepimizin uyandığımız ve spor yapmaktan hoşlanmadığımız boş günleri vardır. Sonuç olarak, günlük işinizden başka her şeye gidiyorsunuz. Bunun gerçekleştiğini hissettiğinizde, uzun vadeli hedeflerinizi görselleştirerek motivasyonunuzu yeniden kazanın, kendi kendinize olumlu konuşma yapın ve ödüle dayalı bir sistem kurun.
Ayrıca, alıntılar veya Ted Talks aracılığıyla ilham alın. Momentum akışını sağlamak için basit bir görevi tamamlayın.
Başkalarının size yardım etmesine yardım edin
Yardım istemekte utanılacak bir şey yok. Bu öğrenmenin ve büyümenin bir parçası. Bu nedenle, ihtiyacınız olduğunda yardım isteme avantajından yararlanın. Bu beceriyi kariyerinizin başlarında öğrenin.
Örneğin, bir koç veya akıl hocasına zamanlarını nasıl başarılı bir şekilde yönettiklerini sorun. Aile üyelerinden ev işlerine yardım etmelerini isteyin. Ve iş yüklerinizin bir kısmını, işi yapmak için ilgilenen veya beceriye sahip kişilere devredin.
Yardımcı araçlar kullanın
Hayali iş yükünüzü azaltmanıza yardımcı olacak çeşitli araçlar vardır. Örneğin takvim, bir toplantı planlarken bu ileri geri iletişimleri ortadan kaldıran bir zamanlama aracıdır. Sizin için zamanlamanızı hemen hemen otomatikleştirir.
Ayrıca, tüm projelerinizi yönetmeyi kolaylaştıran bir çok farklı proje yönetimi araçları da vardır. Anahtar, tekrarlayan ve sıkıcı görevlerle nerede zaman kaybettiğinizi bulmaktır. Ardından, bu sorunu çözmenize yardımcı olacak doğru aracı bulabilirsiniz.
Sizin için en iyi olanı bulun
Son olarak, farklı zaman yönetimi ve stratejileri deneyin. Bazı deneme yanılmalar söz konusu olacaktır. Ancak, sizin için en iyi olanı keşfetmenin tek yolu budur.
E-BÜLTENİME ÜYE OLUN!
Her hafta iş hayatı, üretkenlik ve başarı üzerine yazdığım yazılarımın düzenli olarak mail adresinize gelmesi için bir “e-bülten” oluşturdum. Bundan sonra yayına alacağım her yazı ve bildirinin mail yoluyla size ulaşması için aşağıdaki linke mail adresinizi bırakmanız, böylelikle bültenime ücretsiz üye olmanız yeterli olacaktır. İlginize şimdiden teşekkür ederim.
Daha önceki yazılarımdan bazılarına göz atmak için; 👇
