İş Hayatının Can Damarı : Zaman Yönetimi

İster profesyonel yaşamda olun, isterse okul hayatınızda olun zaman sizin en büyük düşmanınız ve aynı zamanda en yakın dostunuzdur. Evet ilk cümle karışık oldu, ne diyorsun diyorsunuz muhtemelen. Ancak yazının devamında zamanın nasıl bize hem dost hem de düşman olduğunu anlayacaksınız. O nedenle bence konuyu burada bırakmayın, gelin birlikte zaman yönetimi konusunda yapılabilecekleri inceleyelim. Yoksa zaman size düşman olmaya devam edecek.

Evet özellikle iş hayatınızda zamanla yarışır ve işleri tamamlamaya çalışırsınız. Bu nedenle sürekli olarak birlikte olduğunuz birinin düşmanlığı size zarar verirken dostluğu ise size yarar sağlayacaktır. Aslında zamanın sizin düşmanınız olması çok kolay, zaman yönetimi konusunda bir şeyler yapmazsanız düşmanınız olacaktır. Dolayısıyla gelin beraber zamanla barışmaya çalışalım. Çünkü iş hayatımızda onun desteğine ihtiyacımız var, kösteğine değil !

İş Hayatında Zaman Yönetiminin Önemi Neden Önemlidir ?

Evet öncelikle zaman yönetiminin önemini kavramak gerekir. Zamanı verimli kullanmak sizlere neler katacak, isterseniz konuyu ele alalım.

• Az zamanda çok iş yaparsınız
• İşleri tamamlamak için fazla mesai yapmanıza gerek kalmaz
• İşler kontrolünüzde olduğu için kafanız rahat olur
• Yöneticinize gerçekçi takvimler sunarsınız
• Kendinize daha çok zaman ayırırsınız

Aslında maddeleri okuduğunuzda muhtemelen zaman yönetiminin önemini algılamışsınızdır. Aslında kendinize uygulayabileceğiniz basit yöntemler sayesinde zamanınızı daha verimli kullanabilir ve başarılı bir iş hayatına merhaba diyebilirsiniz.

Başarılı Bir Zaman Yönetimi İçin Yapmanız Gerekenler

Aslında bu noktada herkesin kendine özel fikirler ve uygulamalar olacaktır. Ancak ben kendi hayatımda uyguladığım ve sizlere de yardımcı olacağını düşündüğüm uygulamaları sıralamak istedim.

1 — Güne erken başlayın

Evet konu zaman olunca yapabileceğiniz en basit uygulama daha fazla zaman yaratmaktır. Sabah erken kalkarak hem kendinize daha fazla zaman yaratırsınız hem de verimli çalışma saatlerinizi arttırmış olursunuz. “En Başarılı İnsanlar Kahvaltıdan Önce Ne Yapar? ” kitabının yazarı Laura Vanderkam‘ın 20 üst düzey yönetici ile yaptığı araştırmaya göre hepsi güne sabah 6’dan önce başlıyor. Tamam belki sabah beşte uyanmak da çok zor, ancak yine de sabah erken kalkmak ciddi anlamda işe yarıyor.

2 — Not alın !

Not almak herkesin bildiği ama artık kullanmadığı bir yöntem halini aldı. Evet herkes not almanın önemli olduğunu biliyor, ancak uygulayan yok. Siz siz olun not almaktan kaçınmayın. Her daim elinizin altında not alabileceğiniz bir şeyler olmalıdır. Not almak konusunda dikkate almanız gereken yöntemler;

• Yanınızda not defteri ve kalem gezdirme alışkanlığı edinin
• Notları alırken tarih, saat ve konu belirtin
• Not alırken anahtar kelimeleri kaydedin, hızlı ve hatırlatıcı olur
• Notlarınızı dijital ortama saklayın, Evernote can dostunuzdur onu sevin
• Notları düzenleyip rapor haline getirip acil durumlarda kullanılabilir hale getirin

3 — Haftalık ve günlük planlar yapın

Planlı ilerlemek zaman yönetimi açısından en önemli hususlardandır. Bu nedenle haftaya başlarken haftanızı planlamayı bir alışkanlık haline getirin. Haftanın günlerinde yapacaklarınızı belirleyin. Daha sonrasında da günlük olarak planınızı yaparsınız. Oluşturacağınız bu yapılacaklar listesi sizi daha verimli ve düzenli çalışmaya itecektir.

4 — Yapılacaklar listesi hazırlayın

Yapılacaklar listesi (to do list), sizi haftalık gündemle ve yapmanız gerekenlerle yüzleştirecek ve zamanınızı daha verimli kullanmaya itecektir. Bu amaçla kullanabileceğiniz bir çok uygulama veya araç bulunuyor. Ben size daha önce kullanımı hakkında bilgi verdiğim Trello aracını öneriyorum. Detaylarına aşağıdaki yazıdan ulaşabilirsiniz.

Tavsiye Yazı : Trello Nedir ? Nasıl Kullanılır ?

5 — İşleri önceliklendirin

Önünüzde yapmanız gereken onlarca iş olabilir. Bu durumda ne yapacağınızı bilememek ve sonrasında da karar verememek sizin için en kötü durumdur. Unutmayın kararsızlık en kötü karardan daha kötüdür. Bu nedenle elinizdeki işleri önceliklendirin. Ve sizin için en önemli işlerden başlayın ki işler yoluna girsin. Yoksa hiçbir şey yapamadan beklemek istemezsiniz değil mi ?

6 — Önemli işlerinizi sabah yapın

Sabahlar enerjinizin ve konsantrasyonunuzun en yüksek olduğu zamanlardır. Bu nedenle önemli ve zaman alacağını düşündüğünüz işleri sabaha yapmaya çalışın. Bu sayede daha az zamanda işinizi halledip diğer işlerinize geçebilirsiniz.

7 — Maillerinizi Gruplandırın

Maillerinizi kontrol etmek aslında gün içindeki zamanımızın büyük çoğunluğunu alabiliyor. Bu nedenle Outlook üzerinde klasörler oluşturun ve atayacağınız kurallar ile gelen mailleri ilgili klasörlere gönderin. Bu sayede önemsiz mailler ile uğraşmaktan kurtulur, zamanınızı boşa harcamazsınız.

8 — Odaklanma sürenizi belirleyin

Odaklanma sürenizin dışında yapacağınız çalışmalar sadece vakit kaybı olacaktır. Bu nedenle işlerinizi yaparken odaklanma sürenize göre parçalara bölmelisiniz. Bu konuda uygulayabileceğiniz tekniklerden biri de Pomodoro tekniğidir.

Pomodoro tekniği temel olarak bir insanın odaklanabileceği sürenin 25 dk olduğunu temel alan bir çalışma yöntemidir. Ben de tam olarak uygulamadığım için özet geçmem gerekirse;

Pomodoro Tekniği Özellikleri

• 25 dk çalıştıktan sonra 5 dk ara verin. Bu 30 dk’lık süreye bir pomodoro denir.
• İşlerinizi pomodorolara bölerek bu sürelerde yapılacak seanslar oluşturun
• Her 4 pomodorodan sonra kendinize 25–30 dk’lık molalar verin
• Günde 8–16 arası pomodoro yapmayı planlayın

Aslında Pomodoro tekniği ayrı başına bir yazı konusu gibi duruyor. Ancak detaylara hakim olamadan farklı bilgiler vermek istemedim. Ancak sizler araştırın. Belkide siz bu yazıyı okuduğunuzda ilgili yazıyı hazırlamış şu alta iliştirmişimdir, kim bilir ?

Aslında daha yapılabilecek bir sürü eylem bulunabilir. Aslında varsa yorumlardan desteklerinizi bekliyorum. Ancak bu yazıdaki eylemleri uygulamak sizlere fayda sağlayacaktır. Unutmayın zamanı yönetmek işlerinizi yönetmek anlamına geliyor. Bu es geçilecek bir konu değil, dikkate almak gereklidir. Sizlerin de zaman yönetimi için kullandığınız farklı hesaplar varsa yorumlardan iletmenizi bekliyorum. Diğer yandan da yazıyı elden ele yayarak daha fazla kişinin erişmesini sağlayabilirsiniz. Hadi daha fazla zamanınızı almayayım !

Kaynak : http://ayhankorkmaz.net/is-hayatinin-can-damari-zaman-yonetimi/