Kim Değişmek İster?

Aslında yukarıdaki çizim, değişim kelimesini ilk duyduğumuzda yaşadığımız coşkuyla ilgili, değişim yönetiminin ne kadar zor olduğuyla ilgili ve değişim esnasında zorlanacağımız noktalarla ilgili bir çok ipucu veriyor.

*Peki gerçekten kimler değişmek istiyor?

*Değişime direncin üstesinden nasıl gelebiliriz?

*Etkin bir değişiklik yönetimi için neler gerekli?

Yukarıdaki soruları cevaplamadan önce, değişiklik / transformasyon girişimlerinin neden başarısızlığa uğradıklarını anlayabilirsek çözümleri bulmamız da daha kolay olacaktır.

Değişiklik yönetimiyle ilgili deneyimlediğim problemleri alttaki gibi sınıflandırabiliriz;

• Değişikliğin içeriğinin tam anlaşılmaması
• Değişikliğin neden yapıldığının ve nasıl yapılacağının aktarılmaması
• Değişikliğin müdahil olacak kişilere tam olarak aktarılmaması ve onların fikirlerinin alınmaması
• Değişikliğin etkinliğini ölçmememiz ve geri dönüşlerin göz önüne alınmaması
• Değişikliğin sonuca ulaşana kadar takip edilmemesi ve ilk uygulamadan sonra kontrol edilmemesi

Yukarıdaki başarısızlıkları en aza indirmek için, stratejik / operasyonel değişiklikleri etkin bir şekilde hayata geçirmek için önemli gördüğüm 4 adımı ve kendimize sormamız gerektiğini düşündüğüm önemli soruların altını çizmeye çalıştım.

1.Hedefi belirlemek

Değişikliğe neden ihtiyaç duyduğumuzu belirledikten sonra, nasıl bir fayda sağlamayı hedeflediğimizi belirlemeliyiz. İlgili hedeflerimiz S-M-A-R-T olacak şekilde belirlenmeli ve bu hedefleri belirlerken beklentinin ne olduğu, organizasyonda değişikliği ilgilendiren en alt seviyeye kadar yayılımı yapılmalıdır.

Alttaki soruların yanıtını alarak beklentilerimizi ve hedefimizi şekillendirebiliriz.

• Mevcut durumda nasıl bir işleyiş var?
• Bu değişikliğe neden ihtiyacımız var? Mevcut yöntem neden işe yaramıyor?
• Bu değişiklikle neyi başarmak istiyoruz?
• İstediğimiz değişiklik nasıl bir yol izlememizi gerektirecek?
• Benzer değişiklik girişimlerinden geçmişte öğrendiğimiz dersler var mı?
• Yapılacak değişikliğin başarılı olup olmadığını nasıl ölçeceğiz?
• İşler planladığımız gibi gitmezse B planımız var mı?

2. Oyuncuları belirlemek

Yapmak istediğimiz tüm değişiklikler, nihayetinde insanı ve insanın davranışlarını etkileyecektir. Bu yüzden insanı merkeze koymamız, davranış değişikliklerini kolay bir şekilde sağlamak için bir fırsat yaratacaktır.

Değişimin etkin bir şekilde gerçekleşmesi için organizasyon içerisindeki herkesin iş birliği içerisinde olması gerektiğini ve bu alt yapının hazırlanması gerektiğini de unutmamamız gerekiyor.

Tepe yönetiminin taahhüdünü almak ve değişikliği uygulayacak kişilerden ön bilgi toplamak her zaman işimizi kolaylaştıracaktır. “Tepe yönetimi” kavramını değişikliğin başlamasını istediğiniz en üst kademe olarak değerlendirebiliriz.

Alttaki soruları cevaplamak, değişikliğe müdahil olacak kişileri belirlemek ve değişikliğin içeriğinin aktarılması açısından, değişikliği yönetirken işinizi kolaylaştıracaktır.

• Bu değişimi hayata geçirmek için kimlere ihtiyacımız var?
• Değişimin sponsoru kim?
• Bu değişimi organizasyonda uygulayacak kişiler kimler?
• Bu değişimden, değişimi uygulayanlar hariç kimler olumlu veya olumsuz etkilenecek?
• Olumsuz etkileneceğini düşündüklerimiz için ne gibi bir aksiyon planımız var?
• Değişikliği uygulayacak kişileri konfor alanından çıkartarak bu değişikliği uygulamaları için neler yapabiliriz?
• Davranış değişimi için nasıl bir motivasyon kaynağı yaratabiliriz?

Değişiklikte aktif rol oynayacak kişileri, karar verici ekibin içerisine belli görevlerle ilgili delege ederek;

• Değişikliğin önemini tekrar aktarma fırsatı bulabiliriz.
• Her kademede değişikliğin gerektiğini ekip içerisine daha kolay aktarabiliriz.
• Değişimin bir parçası olduğunu hatırlatarak değişime adaptasyonu hızlandırabiliriz.
• Davranış değişikliklerini sağlayarak, değişime direnç gösteren ekip arkadaşları için birer rol model olma fırsatı tanıyabiliriz.

3. Yol haritasını belirlemek

Her bir değişiklik için Planla — Uygula — Kontrol et — Önlem al / P-D-C-A döngüsünü takip etmemiz bizi başarıya bir adım daha yaklaştıracaktır.

Planla;

Planlanan değişikliğin kim tarafından / neden / nasıl / nerede / ne kadar sürede yapılacağının kararlaştırıldığı en kritik adımdır.

Uygula;

Değişiklik için planlanan faaliyetlerin gerçekleştiği kısımdır.

Kontrol et;

Değişiklik için planlanan hedeflere ne kadar yaklaştığımızı değerlendirdiğimiz aşamadır.

Önlem al;

Değişiklik için planlanan hedeflerle ile gerçekleşenler arasındaki sapmaların değerlendirildiği kısımdır. Bu sapmaların ortadan kaldırılması için ne gibi önlemler alınabileceğini belirlediğimiz aşamadır.

P-U-K-O yöntemine göre adımlarımızı belirlerken, ilgili değişiklikle ilgili alttaki ana planları döngüye katmamız fayda sağlayacaktır.

• Değişiklik için iletişim planı
• Değişiklikle ilgili gerekli olacak eğitimlerin planı
• Değişikliğin takibi için yapılacak koçluk/mentorluk planı
• Değişikliğe direncin yönetimiyle ile ilgili aksiyon planı & takviye takip planı

4. Geri dönüşleri almak

Değişikliği planlarken tüm riskleri ön görememiş olabiliriz. Bu durumda, değişiklikten etkilenen kişilerden geri dönüşler almak ve bunları iyileştirme fırsatı olarak görüp, süreci iyileştirmek olası krizleri önleyecektir.

Bu sayede ilgili değişikliğin uygulanabilirliğini takip etmenin yanında, ekibin bu değişikliğin üstesinden gelip gelmediğini doğrulama şansı yakalamış oluruz.

Alttaki metodlar bu bilgileri almak için fırsat olabilir.

• Organizasyonda anket yardımıyla geri dönüşler alabiliriz.
• Değişiklikle ilgili düzenli gözden geçirme toplantıları yaparak geri dönüşleri değerlendirebiliriz.
• Atölye çalışması yaparak sürece ne gibi katkılar sağlanabileceğini değerlendirebiliriz.
• Değişiklikten etkilenen kişilerden performans görüşmelerinde geri dönüşler alabiliriz.

Bu geri dönüşleri alırken alttaki sorular size yardımcı olabilir.

• Değişikliğin verimli olduğunu düşünüyor musun?
• Bu değişikliğe adaptasyonda en zorlandığın kısım neydi?
• Bu değişiklikte gereksiz bulduğun / olmasaydı dediğin noktalar var mı?
• Bu değişikliğin içeriğinde sence güncellenmesi gereken yanlar var mıydı? Varsa nelerdi?
• Bu değişikliği sen yönetseydin neleri farklı yapardın?
• Bu değişiklik iş yapma biçiminde / davranışlarında ne gibi olumlu değişimlere yol açtı?

Sürdürülebilir bir değişiklik yönetimi için takip ettiğiniz yöntemleri yorum kısmına yazabilirsiniz.

Teşekkürler