Nasıl Mail Yazılır?
Günlük hayatta sık sık mail gönderiyoruz. Peki, mail nasıl yazılmalı gerçekten biliyor muyuz? Çok kolay görünse de dikkat edilmesi gereken çok fazla nokta var. Bende bu yazımda mail yazarken dikkat edilmesi gerekenleri anlattım. Umarım faydalı olur.
Maile Nasıl Başlanır?
Kime: Asıl iletişimde olduğunuz kişileri yazmanız gereken kısımdır.
CC: Bilgilendirme amaçlı göndereceğiniz kişilerin e-posta adreslerini bu kısma yazmalısınız. Karşı taraftan bir geri dönüş beklenmeyen maillerde kullanılan kısımdır. Eğer siz mailinize bir yanıt bekliyorsanız bunun için kime(to) kısmını kullanmalısınız.
Bcc: Kalabalık alıcılara mail gönderirken kullanılan bir kısımdır. Etik olarak kişisel gizliliğin korunması için kullanılan bir alandır. Bu alanda sadece gönderen kişi mail adreslerini görmektedir.
Konu: Maili gönderdiğiniz ilgili kişinin ilk okuyacağı yer konu kısmı olduğundan bu kısma ayrıca özen gösterilmelidir.
Konu kısmına iletinizi özetleyen ve konusuna uygun bir başlık belirleyin. Belirleyeceğiniz bu başlık, 3–4 kelimeden oluşmalıdır. Konu başlığının her kelimesinin baş harfini büyük ve sonuna hakkında anlamına gelen Hk. kısaltması eklemeyi unutmayın.
Konu kısmında dikkat, acil, kritik gibi karşı tarafın ilgisini çekmek için kullanılan ifadeler kullanılmamalıdır.
Örn: Medium Yazısı Hk.
Mail İçeriği Nasıl Olmalı?
- Mailinize bir hitap sözcüğüyle başlamalısınız. Örn: Ecem Hanım Merhaba,
- Mailinize yazmış olduğunuz metin çok uzun olmamalıdır. Kimsenin maillerine ayıracak uzun vakitleri yok.
- Seviyeli (resmi) bir dil kullanmanız doğru olacaktır.
- Mailinizin içerisine bir doküman, resim vb. ekleyecek iseniz mailinizde mutlaka “İlgili doküman ektedir.” veya “İlgili belge ekte mevcuttur.” cümlelerinden birini eklemelisiniz.
- Maillerinizi büyük harflerle yazmayın. Büyük harfler yazı dilinde bağırmak anlamına gelir.
- Mailinizin sonuna “İyi çalışmalar.”, “İyi günler.” gibi cümleler eklemelisiniz.
- Selamlama sözcüklerinizi ekledikten sonra mailinizin en sonuna isminizi, soy isminizi belirten bir imza kullanmalısınız.
Mail İçerisindeki Simgeler Ne İşe Yarar?
Gönder: Bu buton hazır olan mailin direkt gönderilmesini sağlar. Bunu herkes bilir diye tahmin ediyorum. Peki, gönder butonun yanındaki ok ne işe yarar. Bu ok butonuna tıkladığınızda gönderme zamanını planla diye bir buton daha açılır. Bu buton, hazır olan mailinizi ileri bir tarih ve saatte gönderme imkânı sağlar.
Altı çizili A butonu: Bu buton ile yazınız üzerindeki biçimlendirme işlemlerini yapabilirsiniz. Yani boyutunu, tipini, altı çizili vb. MS Word üzerinde yapabildiğiniz birçok işlevi yapmanızı sağlamaktadır.
Ataş Butonu: Bu buton ile herhangi bir dosya(resim, ses, pdf vb.) ekleyebilirsiniz.
Bağlantı Butonu: Bir web sitesi veya bir e-mail adresine yönlendirme yapmak istediğinizde bu butonu kullanabilirsiniz.
Drive Butonu: Drive üzerinden bir dosya eklemenizi sağlar.
Emoji ve Resim Butonu: Anlaşıldığı üzere emoji ve resim eklemenizi sağlar.
Kilit butonu: Alıcılara, bu e-postayı yönlendirme, kopyalama, yazdırma veya indirme seçeneği sunulmaz. Gizli moddur.
Kalem butonu: Bu buton ile imzanızı oluşturabilir ve kolay şekilde her maile ekleyebilirsiniz.
Üç nokta butonu: Burada birden fazla seçenek bulunmaktadır. Önemli gördüğüm bir özellikten bahsedeyim. Yazımı denetle kısmından istediğiniz dilde yazım hatalarınızı kontrol etmenizi sağlar.
Yanıtla ve Tümünü Yanıtla Farkı
Size bir mail geldiğinde yanıtla ve tümünü yanıtla butonları çıkar. Bu butonların işlevleri farklıdır.
Yanıtla, yalnızca göndereni yanıtlar.
Tümünü yanıtla, CC ve Bcc kısımlarına da maili iletir. Bu ne demek diye düşünmüş olabilirsiniz. Gönderen sizinle birlikte birden fazla alıcıya aynı maili gönderdiyse sizin mailiniz diğer kişilere de gönderilir. Bunu istemiyorsanız yanıtla kısmını kullanmalısınız.
İlet ise mailinizin bir kopyasını farklı bir kullanıcıya göndermek için kullanılmaktadır.
Dipnot: Size ait olan mail adresinizi özenli seçin. Örn:ecemesra@example.com
Bu yazılarım da ilginizi çekebilir:
